Hoofdstuk 8: Vernietigen van bestuursdocumenten
Bestuursdecreet
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet ook nog regelgeving over zorg en beheer. Deze wordt hier toegelicht: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/930316290
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet sinds 2024 nieuwe regelgeving over maximale bewaartermijnen en over de motivering van bestemmingen. Deze wordt hier toegelicht: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1388707877
De regelgeving over het selecteren en vernietigen van bestuursdocumenten staat in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet.
Deze afdeling bestaat uit meerdere onderafdelingen en artikels, en deze worden hieronder op deze pagina kort toegelicht. Voor een gedetailleerde bespreking en de eigenlijke tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 verwijzen we graag door naar de memorie van toelichting en de tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 in de Vlaamse Codex: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/1386643457#Raadpleeg-de-memorie-van-toelichting-en-de-volledige-tekst-van-het-Bestuursdecreet
Uitvoeringsbesluit van 10 mei 2019 bij het Bestuursdecreet
Context
Artikels III.87 tot en met III.89 (titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5) van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 bieden een kader voor selecteren en vernietigen van bestuursdocumenten binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019. Daardoor kunnen overheidsinstanties hun bestuursdocumenten gedurende de volledige levenscyclus op een optimale manier beheren. Onder ‘beheren’ wordt onder meer verstaan: ontsluiting, toegankelijkheid, bewaring, …
De nadere regels voor de artikels III.87, III.88, en III.89 zijn bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.
Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is vastgelegd in artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en is dus identiek aan dat van het decreet zelf.
Voor lokale overheden moeten deze regelgeving altijd geïnterpreteerd worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid. Het uitvoeringsbesluit moet daarom ook worden gelezen in samenhang met de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid, zoals omschreven in artikel III.79 § 2.
Meer informatie over het toepassingsgebied vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/930316290#Artikel-III.79
Hoofdstuk 8: Vernietigen van bestuursdocumenten
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.89 van het Bestuursdecreet en is van toepassing voor:
|
|---|
Artikels 29 en 30 geven nadere invulling aan de situatie die wordt beschreven in artikel III.89, §3 van het Bestuursdecreet, namelijk wanneer er nog geen goedgekeurde selectieregels bestaan. In dat geval kan een overheidsinstantie een gemotiveerde aanvraag tot vernietiging indienen bij de bevoegde selectiecommissie. De selectiecommissie bezorgt de overheidsinstantie binnen twintig werkdagen een volledige of gedeeltelijke goedkeuring, of een gemotiveerde weigering.
Om de gemotiveerde vernietigingsaanvraag correct te kunnen beoordelen, moet deze minstens de volgende elementen bevatten:
een duidelijke afbakening en omschrijving van de te vernietigen bestuursdocumenten;
de bewaartermijn, met bijhorende verantwoording;
de datum waarop de bewaartermijn aanvangt;
een motivering voor de vernietiging.
Artikel 31 bepaalt de inhoud van de in artikel III.89, §4 van het Bestuursdecreet bedoelde gedateerde verklaring van vernietiging. Die verklaring bevat minstens:
een duidelijke naam en omschrijving van de vernietigde bestuursdocumenten;
een verwijzing naar de selectieregel die door de bevoegde selectiecommissie werd goedgekeurd, of naar haar goedkeuring;
de datum waarop de vernietiging effectief werd uitgevoerd.
Daarnaast bepaalt dit artikel dat de gedateerde verklaring van vernietiging op verzoek van een burger openbaar wordt gemaakt.
Raadpleeg de nota Vlaamse Regering en de volledige tekst van het uitvoeringsbesluit
Nota Vlaamse regering: Regeling beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten | Vlaanderen.be
Integrale tekst Uitvoeringsbesluit: uitvoeringsbesluit beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten