Hoofdstuk 7: Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge consistentie van selectieregels
Bestuursdecreet
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet ook nog regelgeving over zorg en beheer. Deze wordt hier toegelicht: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/930316290
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet sinds 2024 nieuwe regelgeving over maximale bewaartermijnen en over de motivering van bestemmingen. Deze wordt hier toegelicht: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1388707877
De regelgeving over het selecteren en vernietigen van bestuursdocumenten staat in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet.
Deze afdeling bestaat uit meerdere onderafdelingen en artikels, en deze worden hieronder op deze pagina kort toegelicht. Voor een gedetailleerde bespreking en de eigenlijke tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 verwijzen we graag door naar de memorie van toelichting en de tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 in de Vlaamse Codex: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/1386643457#Raadpleeg-de-memorie-van-toelichting-en-de-volledige-tekst-van-het-Bestuursdecreet
Uitvoeringsbesluit van 10 mei 2019 bij het Bestuursdecreet
Context
Artikels III.87 tot en met III.89 (titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5) van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 bieden een kader voor selecteren en vernietigen van bestuursdocumenten binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019. Daardoor kunnen overheidsinstanties hun bestuursdocumenten gedurende de volledige levenscyclus op een optimale manier beheren. Onder ‘beheren’ wordt onder meer verstaan: ontsluiting, toegankelijkheid, bewaring, …
De nadere regels voor de artikels III.87, III.88, en III.89 zijn bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.
Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is vastgelegd in artikel III.79 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en is dus identiek aan dat van het decreet zelf.
Voor lokale overheden moeten deze regelgeving altijd geïnterpreteerd worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid. Het uitvoeringsbesluit moet daarom ook worden gelezen in samenhang met de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid, zoals omschreven in artikel III.79 § 2.
Meer informatie over het toepassingsgebied vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/930316290#Artikel-III.79
Hoofdstuk 7: Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge consistentie van selectieregels
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.87 van het Bestuursdecreet en is van toepassing voor:
|
|---|
Door in artikel 26 een sjabloon vast te leggen waaraan elke selectieregel minimaal moet voldoen, wordt gestreefd naar een consistente opmaak en inhoud. Het beheer van het sjabloon wordt toegewezen aan het secretariaat van de selectiecommissies, dat wordt waargenomen door Het Facilitair Bedrijf. Het sjabloon kan worden uitgebreid, maar bevat minimaal voor elke selectieregel de volgende elementen:
de naam en de omschrijving van de categorie van bestuursdocumenten waarop de selectieregel betrekking heeft;
de bewaartermijn en bijbehorende verantwoording;
de bestemming en bijbehorende verantwoording;
een aanduiding van de taak waaruit de categorie van bestuursdocumenten voortvloeit;
een aanduiding van de overheidsinstantie waarvoor die selectieregel van toepassing is.
Artikel 27 bepaalt dat een selectieregel binnen de 10 dagen na goedkeuring door de bevoegde selectiecommissie gepubliceerd wordt in het centraal register (‘serieregister’). Vanaf dat moment heeft de selectieregel uitwerking, overeenkomstig artikel III.87 §2 van het Bestuursdecreet. Met ‘uitwerking’ wordt bedoeld dat de selectieregel vanaf dan kan worden toegepast, bijvoorbeeld om vernietigingen door te voeren op basis van die regel.
Artikel 28 regelt de inhoudelijke consistentie van selectieregels door voldoende afstemming te voorzien tussen de verschillende selectiecommissies vóór zij een nieuwe selectieregel opstellen of goedkeuren. Zo kunnen de voorzitters van de selectiecommissies onderling overleg plegen om te vermijden dat verschillende selectieregels elkaar tegenspreken.
Raadpleeg de nota Vlaamse Regering en de volledige tekst van het uitvoeringsbesluit
Nota Vlaamse regering: Regeling beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten | Vlaanderen.be
Integrale tekst Uitvoeringsbesluit: uitvoeringsbesluit beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten