Veelgestelde vragen selectiecommissies

Op deze pagina vind je alle vragen en antwoorden over de selectiecommissies die we regelmatig ontvangen.

Contactgegevens

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid

Voor alle vragen of verduidelijkingen neem je altijd contact op via mail:
selectiecommissie_VO@vlaanderen.be
Vermeld daarbij steeds de URI en naam van de betrokken serie(s). 

Neem geen inhoudelijke reactie op de ontvangen feedback op in de serie zelf wanneer je ze herwerkt en opnieuw indient. Heb je bijkomende vragen of wil je iets toelichten, doe dit dan per mail. 
De enige uitzondering: wanneer je feedback wil geven over welke opmerkingen bij afgekeurde series niet of anders werden uitgevoerd, kan dit sinds kort rechtstreeks tijdens het corrigeren van de serie. Mailen is dan enkel nog nodig voor grotere, algemene vragen of bij onduidelijkheden. 

Gelieve de commissieleden niet rechtstreeks te contacteren. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie gemeenten

Voor alle vragen of verduidelijkingen neem je altijd contact op via mail:
selectiecommissie_gemeenten@vlaanderen.be
Vermeld daarbij steeds de URI en naam van de betrokken serie(s). 

Neem geen inhoudelijke reactie op de ontvangen feedback op in de serie zelf wanneer je ze herwerkt en opnieuw indient. Heb je bijkomende vragen of wil je iets toelichten, doe dit dan per mail. De enige uitzondering: wanneer je feedback wil geven over welke opmerkingen bij afgekeurde series niet of anders werden uitgevoerd, kan dit sinds kort rechtstreeks tijdens het corrigeren van de serie. Mailen is dan enkel nog nodig voor grotere, algemene vragen of bij onduidelijkheden. 

Gelieve de commissieleden niet rechtstreeks te contacteren. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid, selectiecommissie gemeenten en selectiecommissie provincies 

Neen, de selectiecommissie kan op geen enkel vlak technisch ingrijpen in het Serieregister. De commissieleden zijn, net als de informatiebeheerders die series indienen, slechts eindgebruikers. Bij technische problemen (bv. vastlopende serie, foutmeldingen, lange laadtijd) neem je contact op met de Servicedesk: Servicedesk DAV  

Meer uitleg over hoe je een ticket opstelt met alle nodige info voor een snelle afhandeling: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/11894785/Servicedesk#Welke-informatie-meegeven-in-je-melding   

Hoe omgaan met fouten in series

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

• De serie wordt afgekeurd. Je vindt ze daarna terug als correctietaak in je takenlijst, samen met de opmerkingen van de selectiecommissie. 

• De selectiecommissie geeft bij elke afkeuring gerichte feedback. De commissie vermeldt altijd eerst het metadataveld waarover de opmerking gaat en daarna de concrete toelichting, soms aangevuld met een suggestie voor verbetering. 

• Je moet de serie herwerken en opnieuw indienen. Breng eerst alle nodige correcties aan voordat je de serie opnieuw indient. Let erop dat je geen inhoudelijke reactie op de feedback in de serie zelf opneemt; voor vragen of verduidelijkingen neem je contact op via mail met de bevoegde selectiecommissie. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Merk je meteen na het indienen dat je een fout hebt gemaakt?
Stuur dan een mail naar de bevoegde selectiecommissie met de URI en de titel van de serie, en vraag om de serie terug te sturen zonder inhoudelijke beoordeling. Invullen van het feedbackveld is echter verplicht, dus hier zal de persoon die de serie afkeurt de feedback “Afgekeurd op vraag van de indiener.” invullen vooraleer de serie terug te sturen. 

De contactgegevens van de selectiecommissies vind je hier:

• Vlaamse overheid: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1405026306/Veelgestelde+vragen+selectiecommissies#Hoe-contacteer-ik-de-selectiecommissie-Vlaamse-overheid%3F-Hoe-stel-ik-vragen-die-ik-heb-bij-het-herwerken-van-een-serie-na-feedback-van-de-selectiecommissie%3F

• Gemeenten: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1405026306/Veelgestelde+vragen+selectiecommissies#Hoe-contacteer-ik-de-selectiecommissie-gemeenten%3F-Hoe-stel-ik-vragen-die-ik-heb-bij-het-herwerken-van-een-serie-na-feedback-van-de-selectiecommissie%3F

Werking en doorlooptijden van ingediende series

Binnen de applicatie Serieregister werken de drie selectiecommissies op dezelfde manier. Series worden door commissieleden geëvalueerd en daarna door de commissievoorzitter of het secretariaat goedgekeurd of afgekeurd met de nodige feedback. Inhoudelijk evalueren de selectiecommissies op basis van dezelfde criteria, al zijn er onderling wel enkele verschillen. Meer info hierover vind je op de pagina “Hoe beoordeelt de selectiecommissie?” Daarnaast stellen de selectiecommissies voor de Vlaamse overheid en de gemeenten ook generieke selectieregels op in de vorm van sjabloonseries. 

Op vlak van interne werking zijn de selectiecommissies echter allemaal iets anders georganiseerd omwille van de specifieke context (Vlaamse overheid, gemeenten of provincies). 

Vlaamse overheid 

De selectiecommissie Vlaamse overheid vergadert maandelijks en ingediende series worden doorlopend geëvalueerd en behandeld via het Serieregister. Voor het opmaken van sjabloonseries organiseert de selectiecommissie zich in werkgroepen per thema. De sjabloonseries voor entiteiten van de Vlaamse overheid focussen zich grotendeels op ondersteunende taken en processen, aangezien die binnen iedere entiteit gelijkaardig zijn. Tot slot ontwikkelt de selectiecommissie Vlaamse overheid ook werkinstrumenten die het opstellen van selectieregels en sjabloonseries moet faciliteren voor individuele entiteiten, zoals de matrix voor selectie- en waardering en de handleiding voor het onderzoeken van wettelijke bewaartermijnen. Hiermee wil de selectiecommissie ook inhoudelijke uniformiteit stimuleren binnen de series voor de Vlaamse overheid. 

Gemeenten 

De selectiecommissie gemeenten evalueert doorlopend alle ingediende series van lokale besturen via het Serieregister. De series met opmerkingen worden maandelijks in conclaaf besproken. Daarnaast zijn er verschillende werkgroepen actief die sjabloonseries opmaken. Hier worden de oude selectielijsten omgevormd, aangevuld en geactualiseerd conform het Serieregister en de meest recente regelgeving. Op die manier zijn er verschillende thematische werkgroepen actief die focussen op de hoofdprocessen en -domeinen binnen de werking van lokale besturen.  

Provincies 

Omwille van het kleine toepassingsgebied bereiden de leden van de selectiecommissie provincies hun series samen voor. Ze overleggen hierover met elkaar via een Teams-kanaal waar alle series voorbereid worden. Omdat hun werking fundamenteel verschilt van de twee andere commissies, zijn de meeste artikels in de onderstaande FAQ niet van toepassing op de selectiecommissie provincies.

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

De selectiecommissie streeft naar een doorlooptijd van maximaal 4 weken na indiening.  
De exacte duur kan wel variëren, naargelang de werklast, beschikbaarheid van commissieleden en de complexiteit van de serie.
In de praktijk worden goedgekeurde series vaak sneller afgehandeld. Soms is het echter nodig een serie te besproken tijdens de maandelijkse selectiecommissievergadering, waardoor de behandeling iets langer kan duren. 

Nuance voor de selectiecommissie gemeenten: series met opmerkingen worden eerst besproken vooraleer een finale evaluatie volgt. Bijgevolg kan de doorlooptijd hiervan variëren.  

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Series kunnen in spoed behandeld worden wanneer het ontbreken van een gepubliceerde serie (of een nieuwe versie ervan) de overdracht van archief naar het E-depot of het analoog archiefdepot verhindert. Voor spoedbehandeling stuur je een e-mail naar de betrokken selectiecommissie met de URI en de titel van de betrokken serie(s). 

Een spoedbehandeling is uitzonderlijk en geen standaardprocedure. Vermeld daarom altijd: 

• een redelijke datum waarop je de serie(s) uiterlijk nodig hebt 

• een korte, duidelijke motivatie voor de urgentie 

Zo kan de selectiecommissie je aanvraag correct inschatten en prioritair inplannen. Een spoedbehandeling is echter geen garantie dat de evaluatie binnen een bepaalde termijn uitgevoerd wordt. De daadwerkelijke duur van de spoedbehandeling hangt altijd af van enkele factoren zoals beschikbaarheid van commissieleden. Een spoedprocedure impliceert geen automatische goedkeuring: ook deze series worden afgekeurd wanneer zij niet voldoen aan de inhoudelijke of formele vereisten.

De contactgegevens van de selectiecommissies vind je hier:

• Vlaamse overheid: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1405026306/Veelgestelde+vragen+selectiecommissies#Hoe-contacteer-ik-de-selectiecommissie-Vlaamse-overheid%3F-Hoe-stel-ik-vragen-die-ik-heb-bij-het-herwerken-van-een-serie-na-feedback-van-de-selectiecommissie%3F

• Gemeenten: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1405026306/Veelgestelde+vragen+selectiecommissies#Hoe-contacteer-ik-de-selectiecommissie-gemeenten%3F-Hoe-stel-ik-vragen-die-ik-heb-bij-het-herwerken-van-een-serie-na-feedback-van-de-selectiecommissie%3F

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten Eén keer per week wijst een administratieve medewerker van Het Facilitair Bedrijf de nieuw ingediende series toe aan de beschikbare selectiecommissieleden. Commissieleden beoordelen uiteraard nooit series van hun eigen organisatie, om belangenvermenging te vermijden. 

Aanvulling bij bovenstaand antwoord door selectiecommissie Vlaamse overheid:
Elke serie wordt willekeurig aan twee selectiecommissieleden toegewezen. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen versies of eerdere lezingen van series. Na beoordeling door de twee willekeurige commissieleden komt hun oordeel (goedgekeurd of afgekeurd met feedback) terecht bij de voorzitter van de selectiecommissie en het secretariaat. Zij nemen de finale publicatiebeslissing en publiceren series of keuren ze af met de nodige feedback naar de indiener. 

Aanvulling bij bovenstaand antwoord door selectiecommissie gemeenten:
Elke serie wordt willekeurig aan drie selectiecommissieleden toegewezen, waarvan steeds één vertegenwoordiger van het Rijksarchief die specifiek de bestemming van elke serie nagaat (conform het samenwerkingsakkoord tussen de Vlaamse overheid en de federale overheid). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen versies of eerdere lezingen van series. Voor series die eerder al beoordeeld werden, controleren de voorzitter en het secretariaat of de aanpassingen verwerkt werden. Voor nieuw ingediende series (‘versie 1’): na beoordeling door de drie commissieleden komt hun oordeel (goedgekeurd of afgekeurd met feedback) terecht bij de voorzitter van de selectiecommissie en het secretariaat. Zij nemen de finale publicatiebeslissing en publiceren series of keuren ze af met de nodige feedback naar de indiener. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid
De selectiecommissie Vlaamse overheid beoordeelt de opnieuw ingediende serie volledig opnieuw, niet enkel de gewijzigde velden. De selectiecommissieleden kijken na: 

• zijn alle aanpassingen verwerkt? 

• zijn er nieuwe tegenstrijdigheden ontstaan? 

• is de motivering nu volledig en logisch? 

De selectiecommissie vermijdt daarbij om nieuwe opmerkingen te maken die bij de vorige beoordeling over het hoofd werden gezien, tenzij het om echt fundamentele opmerkingen gaat. 
De serie kan daarna goedgekeurd ofwel opnieuw afgekeurd worden. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie gemeenten 
De selectiecommissie gemeenten controleert de serie enkel om na te gaan of de gevraagde aanpassingen verwerkt werden. Dit gebeurt door de voorzitter en het secretariaat. 

Kopiëren (dupliceren) van sjabloonseries of (recent gepubliceerde) series 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid
Nee. Sjabloonseries zijn startpunten, geen kant-en-klare series.
Je moet ze altijd aanpassen en op maat maken van jouw eigen entiteit, zeker tekst tussen vierkante haken []. Tekst tussen vierkante haken kan ook instructies, aandachtspunten of extra informatie bevatten, die je in je eigen serie moet schrappen. Denk daarnaast ook aan verschillen (varianten of afwijkingen) binnen jouw overheidsinstantie op vlak van proces, beschrijving, context, bewaartermijnen, motiveringen, etc.
Een sjabloonserie zonder aanpassingen indienen leidt bijna altijd tot afkeuring. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie gemeenten
Voor de lokale besturen wordt er wel zoveel mogelijk gestreefd naar 'kant-en-klare' sjabloonseries. Het blijft echter de verantwoordelijkheid van elke indiener om de sjabloonseries na te gaan en aan te passen op maat van de eigen organisatie.  

Antwoord van toepassing op selectiecommissie provincies
Vanuit de selectiecommissie provincies worden er geen sjabloonseries opgesteld. Het dupliceren van sjabloonseries is bijgevolg niet aan de orde. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Je kan je laten inspireren door recent gepubliceerde en vergelijkbare series:  

• van organisaties met een gelijkaardige opdracht of taak 

• met betrekking tot gelijkaardige processen 

Let op: copy-pasten zonder aanpassing leidt tot afkeuring. Gebruik bestaande gepubliceerde series enkel als vergelijkingsmateriaal en startpunt, neem ze niet letterlijk over.
Hier volgen vaak automatisch ingevulde velden uit die niet van toepassing zijn voor jouw organisatie. Het bewaarniveau wordt bijvoorbeeld (verkeerdelijk) overgenomen van de organisatie waarvan een serie wordt gekopieerd. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Bij een zoekopdracht in het Serieregister staan de meest recent gepubliceerde series steeds bovenaan in de zoekresultaten.  

Let op: een recente publicatiedatum betekent niet automatisch dat de serie ook werd nagelezen en goedgekeurd door de selectiecommissie. Wanneer een informatiebeheerder enkel metadatavelden aanpast die niet via de selectiecommissies moeten passeren, wordt de serie opnieuw als recent gepubliceerd weergegeven. Ze kan dan bijvoorbeeld nog steeds verwijzen naar verouderde regelgeving.  

Onderaan in de metadata van een serie kan je dit controleren via de velden 'Datum goedkeuring' (datum laatste goedkeuring door de selectiecommissie) en 'Datum publicatie' (datum waarop de nieuwste versie van de serie werd gepubliceerd). Wanneer een serie werd aangepast én opnieuw door de selectiecommissie werd geëvalueerd, zijn beide datums gelijk. Wanneer een aanpassing geen nieuwe evaluatie door de selectiecommissie vereiste, verschillen deze datums. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Enkele redenen kunnen zijn: 

• de context is anders – bevoegdheden, processen, toepassingsgebied kunnen verschillen, bijvoorbeeld wanneer lokale besturen series van VO-entiteiten overnemen; 

• de bewaartermijnen zijn soms sterk procesgebonden; 

• de wettelijke bewaartermijnen en hun motiveringen zijn intussen verouderd; 

• de terminologie, rollen en dossieropbouw zijn niet identiek; 

• de motiveringen van de ene organisatie zijn niet 1-op-1 overdraagbaar naar een andere organisatie. 

Series dupliceren is helemaal oké en de selectiecommissie moedigt indieners aan om recent gepubliceerde series van andere organisaties als inspiratie te gebruiken. Het ongewijzigd indienen van deze series is daarentegen niet oké. Gedupliceerde series moeten net als sjabloonseries op maat gemaakt worden van de eigen organisatie. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid  

Ja, dat kan maar alleen wanneer je ze herwerkt en ze voldoende laat aansluiten bij de werking van je eigen organisatie. 

Als advies voor entiteiten die niet zijn aangesloten bij het boekhoudkantoor, geldt het volgende. 
Laat je inspireren door een combinatie van: 

• de sjabloonseries boekhouding, én 

• een selectie van de gepubliceerde series van het boekhoudkantoor van Departement Financiën en Begroting. 

Kopieer deze niet letterlijk maar pas ze aan op maat van jouw organisatie. Door beide informatiebronnen te combineren krijg je een beter beeld van welke documenten, bewaartermijnen en motiveringen relevant zijn, en kan je series opstellen die aansluiten bij jouw organisatiecontext. 

Vaak voorkomende fouten en vragen over series: algemeen 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Nee. De term schaduwarchief is verwarrend, aangezien hij op verschillende manieren geïnterpreteerd of ingevuld wordt. Het gebruik ervan wordt door de selectiecommissie ten zeerste afgeraden. Series die deze term bevatten, worden doorgaans afgekeurd.  

In je motivering moet je altijd duidelijk aangeven waarom er een kopie bestaat van bepaalde documenten of dossiers, en wanneer en waarom die vernietigd wordt. De term ‘schaduwarchief’ gebruiken volstaat niet als geldige motivering. 

Bovendien gaat het in de praktijk zelden om een ‘schaduwarchief’. Vaak gaat het om een ketenproces waarbij twee of meerdere organisaties dezelfde dossiers behandelen. In dat geval vormt het dossier eerst onderdeel van de archiefvorming van de ene organisatie en wordt het daarna doorgegeven voor de volgende stap in het ketenproces. 

Wat je dan bijhoudt, is dus jullie eigen exemplaar of gedeelte van de serie, dossiers of stukken, en dus geen schaduwarchief. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten

Taalfouten kunnen leiden tot onduidelijkheid, interpretatieproblemen en soms zelfs juridische risico’s. Series zijn officiële selectieregels die door het Bestuursdecreet worden opgelegd en die ook door burgers kunnen worden geraadpleegd. Daarom is het belangrijk dat de metadata correct, helder en ondubbelzinnig zijn. Correct taalgebruik toont bovendien aan dat de inhoud zorgvuldig is opgesteld. Omdat series vaak worden gedupliceerd, worden taalfouten ook makkelijk mee overgenomen. Daarom vragen we om deze altijd te corrigeren. Vermijd taalfouten vooraf door de tips voor heerlijk heldere series te volgen: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/437157889

Aanvulling bij bovenstaand antwoord door selectiecommissie Vlaamse overheid
De selectiecommissie Vlaamse overheid hanteert een pragmatische aanpak. Ze is strikt in het corrigeren van taalfouten in de velden naam en beschrijving, omdat fouten daar de betekenis rechtstreeks kunnen vertekenen, en omdat foutloze beschrijvingen de doorzoekbaarheid en terugvindbaarheid van series verhogen.
In de motivering van een bewaartermijn of bestemming vormt een dt-fout op zich geen reden tot afkeuring. Als zo’n serie om andere inhoudelijke redenen toch moet worden afgekeurd, zal de commissie dergelijke taalfouten wél als bijkomende feedback meegeven. 

Aanvulling bij bovenstaand antwoord door selectiecommissie gemeenten
Bij lokale besturen wordt extra aandacht besteed aan de opbouw van de titel (= het veld ‘naam’). Hier wordt steeds gevraagd om titels in het meervoud te formuleren, geen thematische verwijzingen (zoals prefix) te gebruiken en te focussen op het type dossiers of documenten, in combinatie met een correcte redactionele vorm. Daarnaast zijn er ook vaste formuleringen zoals 'Stukken betreffend' en 'Dossiers inzake'. Ook wordt gevraagd om geen archiefvormers in de titel op te nemen.  

• Bijvoorbeeld: 

NIET: Archief: Dossier opmaak inventaris OCMW 

WEL: Dossiers inzake de opmaak van inventarissen (+ Archiefvormer = OCMW) 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Selectie binnen één en dezelfde serie is niet toegelaten. Als bepaalde documenten uit hetzelfde proces een andere bestemming krijgen, bijvoorbeeld omdat een deel moet worden bewaard en een deel vernietigd, dan moet je twee aparte series aanmaken: 

1. Een serie met bestemming bewaren 

2. Een serie met bestemming vernietigen 

Elke serie beschrijft dus een duidelijk afgebakend dossiertype of onderdeel van het proces, met eigen beheersregels en motiveringen. De beschrijving moet helder maken welk onderdeel in welke serie thuishoort. De beschrijving verwijst bij voorkeur ook naar de andere, gerelateerde serie. 

Correcte voorbeeldformulering:
“Voor dit proces worden twee series aangemaakt: [naam serie 1] voor de dossiers/documenten die [permanent bewaard] worden om [reden X], en [naam serie 2] voor de dossiers/documenten die [vernietigd] worden na afloop van de bewaartermijn omdat Y.” 

Afgekeurde voorbeeldformulering:
“Deze dossiers hebben geen maatschappelijk-culturele waarde, tenzij de registers niet meer voorhanden zijn. In dat laatste geval zijn de dossiers te bewaren.” 

Dit voorbeeld is niet toegelaten en zal dus worden afgekeurd.  

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

In de Vlaamse Codex kan je Vlaamse regelgeving opzoeken: Vlaamse Codex > Zoeken > Zoekopdracht. Op de volgende manier kan je snel terugvinden hoe regelgeving is aangepast en welke oudere regelgevende teksten daardoor niet langer van toepassing zijn: 

• Zoek de relevante regelgevingstekst in de zoekresultaten van de Codex. 

• Klik op Info document bij het gevonden zoekresultaat. 

• Ga hier na welke regelgeving wordt gewijzigd, opgeheven of door deze regelgeving zelf wordt opgeheven (cf. ‘gewijzigd bij…’, ‘gerelateerde documenten’, ‘wijzigt’, ‘heft op’). 

• Voorbeeld: https://codex.vlaanderen.be/Zoeken/Document.aspx?DID=1031729&param=informatie&ref=search&AVIDS=   

Voor teksten gepubliceerd in het Belgisch staatsblad verwijzen we naar deze databank: Justel databank. De databank Justel bundelt drie databanken in één gebruiksvriendelijke interface: de wetgevende index (met teksttitels), de geconsolideerde wetgeving (volledige en bijgewerkte teksten) en het archief met vroegere versies van teksten. Al deze teksten zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 

Bewaartermijnen: vaak voorkomende fouten en vragen 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten

Zie: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1409679361/Veelgestelde+vragen+series+opmaken+en+basisbegrippen+informatiebeheer#Wat-is-stuiting%2C-wat-is-schorsing%3F-Wat-is-het-effect-op-bewaartermijnen%3F-Kan-dit-deel-uitmaken-van-een-motivering-bij-een-serie%3F

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Soms is het vanuit administratief oogpunt wenselijk om de bewaartermijn van een serie af te stemmen op een wettelijke bewaar- of verjaringstermijn, ook al is die termijn niet rechtstreeks van toepassing op de serie zelf. Dat kan het geval zijn wanneer de serie inhoudelijk verwant is aan een andere serie waarvoor de wettelijke termijn wél geldt. 

Gebruik dan liefst deze formulering voor het veld motivering administratieve bewaartermijn: 

"Hoewel voor deze serie geen rechtstreekse wettelijke bewaartermijn geldt, is de bewaartermijn afgestemd op de wettelijke bewaartermijn van de verwante serie ‘[naam serie]’, om administratieve consistentie te bewaren. [Reden waarom deze serie even lang wordt bewaard als de verwante serie]." 

Bestemmingen: vaak voorkomende fouten en vragen 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten

Zie: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1409679361/Veelgestelde+vragen+series+opmaken+en+basisbegrippen+informatiebeheer#Hoe-motiveer-ik-de-bestemming-%E2%80%98vernietigen%E2%80%99-van-een-serie%3F

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Zie: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/1409679361/Veelgestelde+vragen+series+opmaken+en+basisbegrippen+informatiebeheer#Hoe-motiveer-ik-de-bestemming-%E2%80%98vernietigen%E2%80%99-van-een-serie%3F
De selectiecommissies houden bij de beoordeling rekening met de daarin geformuleerde richtlijnen. 

Aanvulling bij bovenstaand antwoord door selectiecommissie gemeenten:
Bij de selectiecommissie gemeenten wordt steeds gevraagd om een waardeoordeel over de maatschappelijk-culturele waarde van de serie op te nemen in de motivering.  

Bijvoorbeeld: ‘De dossiers hebben louter een tijdelijke controlefunctie en bijgevolg geen maatschappelijk-culturele waarde.’  

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

Je onderbouwt de bestemming ‘vernietigen’ inhoudelijk zodat de selectiecommissie kan beoordelen of de vernietiging verantwoord en gerechtvaardigd is binnen zowel het proces als de bredere archiefvorming van jouw organisatie. 

Vernietigen betekent dat de overheidsinformatie onomkeerbaar verdwijnt. Daarmee wordt ook het grondwettelijk recht van burgers om bestuursdocumenten te raadplegen, ingeperkt. Daarom moet je helder aantonen waarom deze documenten, na afloop van de bewaartermijn, niet langer van voldoende waarde zijn om te bewaren. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en selectiecommissie gemeenten 

De standaardmotivering met verwijzing naar de AVG is verplicht omdat het bewaren van persoonsgegevens altijd een verwerking is in de zin van de AVG, en je dus moet aantonen op basis van welke rechtsgrond je die gegevens na de bewaartermijn blijft bewaren. Permanent bewaren betekent dat persoonsgegevens onbeperkt blijven bestaan in het archief, en dat kan alleen wanneer hiervoor een duidelijke rechtvaardiging bestaat. 

Door expliciet naar de AVG te verwijzen toon je aan dat: 

• je bewust omgaat met persoonsgegevens en privacy risico’s; 

• je bewaring steunt op een toegestane rechtsgrond, meestal het algemeen belang of een wettelijke taak; 

• de keuze om te bewaren noodzakelijk en proportioneel is; 

• je hebt nagegaan dat de gegevens niet langer hoeven te worden verwijderd volgens de regels van gegevensminimalisatie en opslagbeperking. 

Bij de bestemmingen ‘bewaren’ of ‘bewaren na steekproef’ is daarom in de motivering deze standaardformulering opgenomen. Voeg de standaardtekst letterlijk toe zoals geformuleerd op Confluence, naast je eigen motivering. 

Bestemming van een serie - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence
De verwijzing naar de AVG hierin maakt duidelijk dat de keuze voor ‘bewaren’ juridisch, inhoudelijk én op het vlak van privacy verantwoord en gerechtvaardigd is. 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid, selectiecommissie gemeenten en selectiecommissie provincies 

De standaardmotivering met verwijzing naar de AVG is verplicht voor alle series die permanent bewaard worden of bewaard worden na steekproef, ongeacht of er persoonsgegevens in zitten. Dit komt door de juridische basis van archivering: 

• Archivering in het algemeen belang is een uitzondering in de AVG. Zelfs als er nu geen persoonsgegevens zijn, kan dit later wel (bijvoorbeeld via metadata, contextinformatie). 

• De standaardmotivering rond AVG opnemen dekt de mogelijke aanwezigheid van persoonsgegevens af voor alle permanent te bewaren informatie. Zo kunnen hier geen fouten bij gemaakt worden, en kan ook geen twijfel ontstaan bij de selectiecommissieleden waardoor misschien onnodige afkeuringen gebeuren. 

• De standaardmotivering zorgt voor een uniforme juridische onderbouwing, wat belangrijk is voor transparantie en consistentie. De beslissing tot deze verplichting werd namelijk genomen door de 3 selectiecommissies, zodat er in Vlaanderen op een uniforme manier wordt gewerkt. 

Je eventuele eerder geformuleerde, eigen motivering vanuit jouw organisatie mag blijven staan, maar de standaardmotivering moet verplicht toegevoegd worden. Dit is een beleidskeuze om regelgeving te volgen en discussies te vermijden. Kort samengevat: 

• Ook zonder persoonsgegevens is een verwijzing naar AVG verplicht voor alle series die permanent bewaard worden of bewaard na steekproef. 

• Voeg de standaardtekst letterlijk toe zoals geformuleerd op Confluence, naast je eigen motivering. Zie: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/362774529/Bestemming+van+een+serie 

Antwoord van toepassing op selectiecommissie Vlaamse overheid en gemeenten  

Als je een kwalitatieve of inhoudelijke selectie wilt toepassen voor de steekproef, raden we af om de bestemming ‘bewaren na steekproef’ met een (ander te bepalen) steekproefpercentage te gebruiken. In de praktijk zal het e-depot van DAV dit niet op deze manier gaan uitvoeren en zal het dus willekeurig XX% van de dossiers gaan bewaren. Voor deze serie adviseren we om twee (of meer) aparte series aan te maken, elk met een duidelijke beschrijving en een eigen bestemming. Zo maak je één serie voor de te vernietigen dossiers, en een andere serie voor de dossiers die permanent bewaard moeten blijven.  

Aanvulling voor selectiecommissie gemeenten  

Vooral bij lokale besturen zien we series met een steekproef van 1 op 6 jaar. In het verleden werd gevraagd om een steekproef van 20% in te stellen en in de motivering duidelijk te vermelden dat het gaat om een steekproef van 1 jaar op 6, met minstens een vermelding van het eerste te bewaren jaar. Deze aanpak willen we laten uitdoven. Bij de herwerking van de selectielijst gemeenten wordt er nu daarom voor gekozen om bv. dergelijke series op te delen in twee aparte series, nl. één met bestemming 'bewaren' en één met bestemming 'vernietigen'. Dit wordt geval per geval bekeken. Soms volstaat het ook om een steekproefpercentage te bepalen. Of om de bestemming te herzien naar 'bewaren' dan wel 'vernietigen' van de volledige serie.