Veelgestelde vragen series opmaken en basisbegrippen informatiebeheer

Op deze pagina vind je alle vragen en antwoorden over het opmaken van series en basisbegrippen informatiebeheer die we regelmatig ontvangen.

Bewaartermijnen en bestemmingen

Voor een definitie van de begrippen stuiting en schorsing: zie links naar de terminologielijst. 

• Stuiting: de oorspronkelijke termijn wordt onderbroken en begint dan van vooraf aan opnieuw te lopen na afronding van het gerelateerde bezwarendossier. 

• Schorsing: de termijn wordt tijdelijk gepauzeerd en de resterende termijn loopt verder na afronding. 

Wanneer een gerelateerd dossier zoals een bezwaar-, gerechtelijk- of controledossier wordt opgestart, wordt de bewaartermijn van het oorspronkelijke dossier geschorst of gestuit. 

In beide gevallen kan de oorspronkelijk gedefinieerde bewaartermijn van het dossier niet verstrijken zolang het gerelateerde bezwaar-, gerechtelijk- of controledossier loopt. Bijgevolg mag ook de bestemming van het oorspronkelijke dossier niet uitgevoerd worden op het initieel voorziene moment. 

Stuiting of schorsing vindt plaats op het niveau van een dossier, niet op het niveau van een serie. Daarom kunnen stuiting en schorsing de bewaartermijn van de gehele serie niet beïnvloeden, en kan je ze niet als argument gebruiken voor het onderbouwen van een langere bewaartermijn.

Bij series waar stuiting en schorsing vaak verwacht worden, kan je in de motivering wel aangeven dat individuele dossiers naar aanleiding van bijvoorbeeld juridische procedures geregeld worden geschorst of gestuit. Het individuele dossier wordt dan op basis van de stuiting of schorsing langer bewaard dan de bewaartermijn van de serie.

Bewaartermijn: de tijdsperiode dat je organisatie de dossiers van de serie moet/wil bewaren. 

• Wettelijke bewaartermijnen vloeien voort uit regelgeving/juridische verplichtingen. 

• Administratieve bewaartermijnen zijn de weerspiegeling van de noodzaak om dossiers voor een bepaalde tijd bij te houden zonder dat wetgeving dit voorschrijft omwille van hun administratief nut. 

Bestemming: wat er na de afloop van de bewaartermijn gebeurt. Je geeft dus aan wat er gebeurt met de dossiers van de serie na afloop van de administratieve en/of wettelijke bewaartermijn, nl.: 

• Vernietigen 

• Bewaren 

• Bewaren na steekproef 

Je onderbouwt de bestemming ‘vernietigen’ steeds inhoudelijk. Zo kan de selectiecommissie inschatten of het voorstel tot vernietigen echt weloverwogen is. Concreet wordt de motivering, waar relevant, onderbouwd met een appreciatie van het cultureel, historisch, maatschappelijk of wetenschappelijk belang van de bestuursdocumenten in de serie. Het is belangrijk dat de vernietiging van bestuursdocumenten voldoende onderbouwd is. Vernietigen betekent dat de overheidsinformatie onomkeerbaar verdwijnt. Daarmee wordt ook het grondwettelijk recht van burgers om bestuursdocumenten te raadplegen ingeperkt. Daarom moet je helder aantonen waarom deze documenten, na afloop van de bewaartermijn, niet langer van voldoende waarde zijn om te bewaren. 

Een goede motivering toont aan bijvoorbeeld aan dat: 

• de documenten slechts een tijdelijke operationele functie hebben; 

• alle informatie met blijvende waarde elders wordt bewaard (bv. in een andere serie of bij een andere actor in het ketenproces); 

• er geen wettelijke bewaarplicht bestaat en de documenten geen blijvende bewijswaarde hebben. 

Wanneer je je baseert op wet- of regelgeving om de bestemming te onderbouwen, specifieer je altijd welke bepaling dit ondersteunt. 

Ketenprocessen

Aandachtspunten: 

• Bepaal welke organisatie de eindverantwoordelijke is als bewaarniveau. 

• Enkel de organisatie met de laatste stap in het proces bewaart vaak de volledige set documenten. 

• Overige organisaties bewaren: 

  • tijdelijke versies

  • werkkopieën

  • input / output

  • bewijsstukken voor eigen taakuitvoering 

• Motiveringen van de bewaartermijn en beschrijvingen moeten duidelijk maken:

  • rol in de keten

  • welke documenten worden bijgehouden en waarom

  • welke vernietigd worden en wanneer 

Websites, applicaties en databanken

Voor publieke websites - ofwel publicatieomgevingen - geldt dat je meestal te maken hebt met dynamische, voortdurend veranderende inhoud. Daarom gelden deze aandachtspunten: 

• Het gaat hier expliciet om publicatieomgevingen van de organisatie. Series beschrijven nooit de volledige website van een welbepaalde organisatie.

• Bepaal welke onderdelen ‘archiefwaardig’ zijn, en met welke achterliggende doelstelling: statische pagina’s, beleidsdocumenten, officiële berichten, of specifieke downloads. Wat wil je precies bewaren en waarom?  

• Documenteer bewaartermijn en bestemming voor elk type content/inhoud. Dynamische of tijdelijke content kan bijvoorbeeld na een korte periode worden vernietigd. (Hier kan je mogelijk verwijzen naar bijvoorbeeld maximale bewaartermijn van 2 jaar voor het uitwisselen van berichten die niet tot doel hebben om rechtsgevolgen tot stand te brengen). 

• Leg bijvoorbeeld content waarvan je de ‘look & feel’ wil bewaren vast via periodieke exports of snapshots, zodat ze duurzaam bewaard kan worden. 

• Hou rekening met technische aspecten zoals CMS, hosting en formaten, zodat de beheersregels in de serie(s) ook praktisch uitvoerbaar zijn. 

• Wanneer informatie via een website wordt gepubliceerd, is het belangrijk om dit ook zo te beschrijven in de serie(s). De redactionele vorm van de informatie is in dit geval immers een website (of, indien gewenst, een dynamische publicatie). Dat is niet louter een technisch detail, maar inhoudelijk relevant: het gaat om de vorm die expliciet werd gekozen voor de bekendmaking aan burgers.

  Een website verschilt fundamenteel van andere publicatievormen zoals folders, affiches of boeken, zowel qua opmaak, actualisering als gebruik. Het is daarom wenselijk om deze publicatievorm expliciet te benoemen en mee te nemen in de beschrijving van de serie(s).

Bij het opmaken van series voor (bestuurs)documenten afkomstig uit applicaties of databanken gelden dezelfde basisprincipes als voor analoge (papieren) of digitale dossiers: 

• Een serie beschrijft nooit de volledige applicatie of databank (bijvoorbeeld een serie ‘Vastgoeddatabank’ kan niet bestaan). Series worden altijd uitgesplitst op basis van de inhoud van dossiers of data, zodat elk type ‘dossierinhoud’ een eigen serie krijgt met een duidelijke finaliteit, bewaartermijn en bestemming.

• Baken je series logisch af. Bepaal welke gegevens of documenten samenhangende ‘dossierinhoud’ vormen, inclusief de relevante metadata.  

• Specificeer bewaartermijnen en bestemmingen op basis van de aard van de gegevens, eventuele wettelijke verplichtingen en het operationele gebruik. 

• Als de applicatie door het systeem gegenereerde bestanden (zoals logs, rapporten, output) voortbrengt, bepaal welke hiervan genoeg relevante archiefwaarde hebben om ze apart op te nemen. Baseer je hiervoor op de sjabloonseries voor informatieveiligheid en/of ICT. 

• Ga de technische context na binnen je organisatie samen met je IT-collega’s. Denk aan zaken als softwareversie, exportformaten en opslaglocaties, zodat de beheersregels in de opgemaakte series straks ook praktisch uitvoerbaar zijn.