Artikel II.25 (Substitutie)
Bestuursdecreet
Wat zegt het Bestuursdecreet over substitutie (vervanging)?
Substitutie is het vervangen van analoge originelen door elektronische kopieën, waarbij de bewijskracht behouden blijft. Om die bewijskracht ook te garanderen wanneer specifieke regelgeving vormvereisten oplegt, bevat het Bestuursdecreet van 7 december 2018 een aparte regeling voor de vervanging van bestuursdocumenten binnen Vlaamse bevoegdheden.
Die regeling maakt het mogelijk om in het kader van digitaliseringsprojecten de analoge informatie te vernietigen. Concreet laat substitutie dus toe om bij digitaliseringsprojecten de analoge informatie te vernietigen.
Artikel II.25 (Substitutie)
Dit artikel is van toepassing op:
|
|---|
Voor het toepassingsgebied wordt verwezen naar het artikel II.18 van het Bestuursdecreet. Om precies te weten welke organisatie onder welke definitie valt, kan je de definitielijst in artikel I.3 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 nakijken. Deze definitielijst is ook opgenomen in het Organisatieregister van de Vlaamse overheid. Daarnaast is er een handig overzicht per organisatiecluster beschikbaar.
Let op: niet elke bepaling in het Bestuursdeceet geldt voor elke overheidsinstantie. Het toepassingsgebied kan verschillen per artikel, of soms zelfs binnen een artikel. Door de bevoegdheidsverdeling met betrekking tot archief zijn sommige bepalingen niet van toepassing op de lokale overheden!
Artikel II.25 van het Bestuursdecreet biedt een kader voor substitutie (in de regelgeving aangeduid als ‘vervanging’) binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019.
Daardoor kunnen analoge bestuursdocumenten die overheidsinstanties ontvangen of opmaken bij de toepassing van wettelijke of reglementaire bepalingen, worden vervangen door elektronische kopieën.
In een uitvoeringsbesluit stelt de Vlaamse Regering de nadere regels hiervoor vast. Elektronische kopieën die worden opgemaakt en bewaard conform deze regels, behouden dezelfde geldigheid als de originelen voor de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen. Meer info over deze nadere regels vind je hier: Regelgeving substitutie: uitvoeringsbesluit bij Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Raadpleeg de memorie van toelichting en de volledige tekst van het Bestuursdecreet
Memorie van toelichting: Bestuursdecreet_memorie-van-toelichting.pdf
Integrale tekst Bestuursdecreet: Bestuursdecreet van 7 december 2018