Artikels 1 t.e.m. 4: Nadere regels voor substitutie
Bestuursdecreet
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet ook nog regelgeving over zorg en beheer. Deze wordt hier toegelicht: Archiefregelgeving algemeen: Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Let op: er is in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet sinds 2024 nieuwe regelgeving over maximale bewaartermijnen en over de motivering van bestemmingen. Deze wordt hier toegelicht: Onderafdeling 4 - Selectie en vernietiging - Artikels III.87 t.e.m. III.89
De regelgeving over het vervangen van bestuursdocumenten staat in artikel II.25 van het Bestuursdecreet.
Dit artikel wordt hier kort toegelicht: Regelgeving substitutie: uitvoeringsbesluit bij Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Uitvoeringsbesluit van 21 mei 2021 bij het Bestuursdecreet
Context
Artikel II.25 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 biedt een kader voor substitutie van analoge bestuursdocumenten binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019. Daardoor kunnen overheidsinstanties hun analoge bestuursdocumenten vervangen (subsitutie toepassen) door elektronische kopieën, met behoud van rechtsgeldigheid.
De nadere regels voor het artikel II.25 zijn bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 20201 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën.
Toepassingsgebied
Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is vastgelegd in artikel II.18 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en is dus identiek aan dat van artikel II.25 in het decreet zelf.
Voor lokale overheden moeten deze regelgeving altijd geïnterpreteerd worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid. Het uitvoeringsbesluit moet daarom ook worden gelezen in samenhang met de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid, zoals omschreven in artikel III.79 § 2.
Meer informatie over het toepassingsgebied vind je hier: Regelgeving substitutie: Bestuursdecreet, toelichting per artikel
Artikels 1 t.e.m 4: Nadere regels voor substitutie
Artikel 1. Opmaken van een werkwijze
Het uitvoeringsbesluit verplicht overheidsinstanties om de werkwijze die zij hanteren bij substitutie schriftelijk vast te leggen. Zo kan worden aangetoond dat de vervanging op een weloverwogen manier gebeurt. Het volstaat om deze werkwijze te beschrijven op het niveau van een categorie van bestuursdocumenten (een serie). Dezelfde werkwijze kan daarbij op meerdere series van toepassing worden verklaard.
De concrete invulling van de werkwijze zelf is een autonome keuze van de overheidsinstantie. Zij moet er wel ver waken dat de werkwijze controleerbaar is binnen het interne auditsysteem. Daarnaast moet de werkwijze ter advies worden voorgelegd aan de functionaris voor gegevensbescherming
Het doel van de werkwijze is te garanderen dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument. Daarnaast moeten er voldoende garanties worden ingebouwd zodat de rechten van de betrokkene ook na de vervanging, overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming, gewaarborgd blijven.
Artikel 2. Inhoud van de werkwijze
In het uitvoeringsbesluit is de minimale inhoud van de werkwijze vastgelegd. Dit met het oog op consistentie tussen werkwijzen van verschillende overheidsinstanties.
Elke werkwijze dient minstens volgende zaken te bevatten:
De technische specificaties van de elektronische kopie;
Een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
Een aanduiding van de geldigheidsperiode van de werkwijze (in casu de goedkeuringsdatum).
Het stappenplan bestaat minimaal uit volgende stappen:
Registratie van essentiële metadata zoals:
de naam van de serie en het dossier waartoe het bestuursdocument behoort;
de naam van het individuele bestuursdocument;
de creatie- of ontvangstdatum van het analoge bestuursdocument;
de scandatum.
Een kwaliteitscontrole op zowel de metadata als de inhoud (dit kan bv. een visuele en/of steekproefsgewijze controle zijn)
De effectieve vernietiging van de analoge bestuursdocumenten. De vernietiging mag pas uitgevoerd worden als er aangetoond kan worden dat er aan stap 1 en 2 voldaan is
Artikel 3. Bewaring van de elektronische kopie
Om ervoor te zorgen dat steeds, ook na lange tijd, aangetoond kan worden dat de elektronische kopie effectief een waarheidsgetrouwe weergave vormt van het analoge origineel (dat op dat ogenblik al lang vernietigd is) zijn er voorwaarden gesteld aan de bewaring van die elektronische kopie. Deze voorwaarden zijn:
aantonen dat er geen informatieverlies is opgetreden;
de leesbaarheid op lange termijn garanderen;
zorgen dat de informatie onwijzigbaar is;
de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens blijven garanderen;
de registratie (bv. d.m.v. logging) van elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie.
Artikel 4. Niet alles mag gesubstitueerd worden
In sommige gevallen kan de analoge drager zelf zeer waardevolle en essentiële (context)informatie bevatten over het bestuursdocument, zoals bij akten met zegels, oude registers …. Daarom zijn er een aantal uitzonderingen voorzien. Bij elke vervanging van analoge bestuursdocumenten moet steeds worden nagegaan of de drager:
essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
museale waarde heeft.
Deze uitzonderingen staan digitalisering van het analoge bestuursdocument niet in de weg. We adviseren wel om daarbij een werkwijze te hanteren die de drager niet beschadigt. Na digitalisering kan het bestuursdocument in dat geval echter niet worden vernietigd.