Terminologie: algemeen en DAV
Term | Definitie/omschrijving |
|---|---|
ACM/IDM | Het toegangs- (ACM) en gebruikersbeheer (IDM) van de Vlaamse overheid. |
AVG | De verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) |
Bestemming | De aanduiding van de waarde van een bestuursdocument voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Binnen deze context zijn er drie mogelijke waarden:
|
Bestuursdecreet | |
Bestuursdocument | |
Beveiligingsgroepen (DAV) | Security groepen of beveiligingsgroepen worden aan een serie toegekend om de serie af te schermen in het E-depot. Bepaalde series mogen enkel door bepaalde gebruikers worden geraadpleegd en gebruikt in het E-depot. Om die gebruikers te bundelen worden security groepen aangemaakt. De gebruikers worden in Gebruikersbeheer gekoppeld aan de nodige groepen. |
Bewaartermijn | De aanduiding van het administratieve of juridische nut van een bestuursdocument. Deze aanduiding wordt weergegeven door een termijn. |
Centrale Register | |
Documentenkluis (DAV) | De documentenkluis is een API bovenop het E-depot en laat applicaties toe om ‘losse documenten’ op te slaan met het oog op duurzame bewaring, actief beheer, bewijskracht en ontsluiting naar diverse kanalen. |
Dossier | Een dossier is een aggregatie van stukken (zie ook stuk) die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van één specifiek proces en één specifieke case/zaak. (bv. één specifiek subsidiedossier betreffende zonnepanelen). |
E-depot (DAV) | Het E-depot is de applicatie voor het het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie op zowel korte als lange termijn. Met digitale overheidsinformatie bedoelen we afgesloten dossiers / afgewerkte informatie. |
Extensie (DAV) | Een extensie is een verzameling van één of meerdere attributen (metadatavelden). De extensie kan door de informatiebeheerder aan een serie worden gekoppeld in het Serieregister. De gekoppelde extensies zullen op het desbetreffende niveau van dossier en/of stukken zichtbaar zijn in het E-depot. |
GDPR | Zie AVG |
Gebruikersbeheer (IDM) | Zie ACM/IDM |
Hoofdovereenkomst (DAV) | De overeenkomst de de Klant en Het Facilitair in het kader van DAV met elkaar gesloten hebben. |
Informatieobject (DAV) | Alle bestuursdocumenten, zoals gedefinieerd in artikel I.4, 3°, van het Bestuursdecreet, die door de Klant in DAV worden ingevoerd. |
Klant (DAV) | Elke organisatie die een Hoofdovereenkomst met Digitaal Archief Vlaanderen heeft ondertekend. |
Klantportaal (DAV) | Dit is de besloten webomgeving waarop de Klant alle relevante informatie met betrekking tot de dienstverlening in het kader van DAV terug kan vinden. Concreet is de Confluence omgeving van DAV. |
Leverancier E-depot | Cronos Public Services |
Leverancier Serieregister | Cronos Public Services |
Metadata | Metadata zijn gegevens die extern aan content worden toegevoegd met het oog op ontsluiting, communicatie en beheer. Metadata zijn gegevens over gegevens. |
Notificatie (DAV) | De kennisgeving van een event waarvoor geen actie van de gebruiker is vereist. |
PAM | ‘Privileged Access Management’ Hiermee wordt de toepassing aangeduid die door Digitaal Vlaanderen wordt aangeboden. |
Preservatiekopie | De preservatiekopie is het bestandsformaat dat gegenereerd wordt om lange termijn leesbaarheid van de representatie te garanderen. |
Raadpleegkopie | De raadpleegkopie is het bestandsformaat dat gegenereerd wordt met het oog op de viewer(s) die op dat ogenblik ondersteund worden door de toepassing. |
Representatie | De fysieke vorm/drager van een stuk of stukcomponent. In een analoge wereld is de representatie het fysieke stuk. In een digitale wereld is de representatie het technische formaat. Het volgende voorbeeld maakt dit duidelijk: het stuk ‘jaarverslag van 2018’ heeft meerdere representaties: namelijk een representatie in de vorm van een Word-document en een representatie in de vorm van een PDF-document. |
Schorsing | Schorsen betekent dat de verjaringstermijn voor een zekere tijd onderbroken wordt en na de schorsing verder loopt voor het resterende gedeelte. |
Selectielijst | Een selectielijst is een verzameling van een aantal selectieregels die voor een bepaald toepassingsgebied gelden. Het begrip ‘selectielijst’ werd gebruikt in het Archiefdecreet van 10 juli 2010. De term komt niet meer voor in het Bestuursdecreet. |
Serie | Een serie is een aggregatie van dossiers (zie dossier) die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van hetzelfde proces. (bv. de serie subsidiedossiers rond zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf) |
Serieregister | De applicatie waarin alle metadata van de klasse ‘serie’ beheerd worden. De veruitwendiging van het Centrale register. |
SIP | Submission Information Package - het geheel van dossiers en stukken met de bijhorende metadata dat door een archiefvormer wordt aangeleverd om te worden opgenomen in het systeem |
SPOC | Single Point of Contact. Dit is een persoon die voor Digitaal Archief Vlaanderen fungeert als centraal aanspreekpunt bij een Klant. |
Stuiting | Stuiten betekent dat de verjaringstermijn helemaal van nul af aan opnieuw begint te lopen. |
Stuk | Een aggregatie van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces, dezelfde case en die een logische onderlinge samenhang vertoont. (bv. een subsidieaanvraag van persoon X). |
Transformatie | De handeling die een representatie met een bepaald technisch bronformaat omzet naar een nieuw bestandsformaat (doelformaat) met het oog op raadpleegbaarheid. Het resultaat van deze transformatie, wordt aangeduid met de termen ‘preservatiekopie’ of ‘raadpleegkopie’. |
Transformatieregel | Deze regel geeft aan welk bestandsformaat het doel is bij een transformatie met het oog op de creatie van een ‘preservatiekopie’ of ‘raadpleegkopie’. |
Weesdocumenten (DAV) | Dit zijn documenten die vanuit een andere applicatie via de documentenkluis in het E-depot zijn opgeladen als losse stukken. Bv. documenten uit de Handtekenmap worden via de documentenkluis in het E-depot opgeladen. |
Wegwijs | Het Organisatieregister van de Vlaamse overheid. Het Organisatieregister is te raadplegen op https://wegwijs.vlaanderen.be. |