Deel 2: stappenplan bij reorganisaties

Of de reorganisatie nu volgens één van de drie scenario’s verloopt of niet, er moeten afspraken worden gemaakt over de overheidsinformatie die uit deze taken voortkomt. Een informatiebeheerder wordt in deze periode vaak druk bevraagd.

Om je te helpen je aanpak te structureren, raden we aan dit stappenplan te volgen.

Bij grote organisatiewijzigingen gaat het vaak om complexe veranderingen met veel betrokkenen, risico’s en afhankelijkheden. Stel jezelf steeds de volgende vragen: Wat is de huidige situatie qua bestuurlijke verantwoordelijkheid, visie en strategie, en informatiebeheer op de werkvloer?

Raadpleeg de checklist hier.

Op basis van de bevindingen in de eerste stap kan je prioriteiten bepalen voor de reorganisatie.

Hiervoor heb je een goed beeld van de situatie voorafgaand aan de reorganisatie nodig. Je hebt ook al zicht op de elementen waarmee je moet houden na de reorganisatie. Daarnaast kunnen de volgende factoren je prioriteiten nog beïnvloeden:

• Uitstroom van personeelsleden na de reorganisatie. Voorzie voldoende tijd en ruimte voor het overdragen van expertise en voor het afhandelen van afgesloten dossiers.

• Gesloten organisatiecultuur, waarin het delen of overdragen van informatie niet vanzelfsprekend is, is sowieso niet aangenaam, en kan na een reorganisatie versterkt worden. Denk na over hoe je met weerstand omgaat en probeer medewerking te creëren door concrete initiatieven te nemen waarbij een resultaat direct zichtbaar is. Bijvoorbeeld, stel dossiers van de nieuwe organisatie zo snel mogelijk digitaal beschikbaar.

• Initiatieven om de werking na de reorganisatie: werk multidisciplinair om de werking na de reorganisatie op punt te stellen en zet tegelijkertijd informatiebeheer in de kijker.

Bij het bepalen van prioriteiten gebruik je verschillende criteria. Afhankelijk van de situatie en jouw analyse zal het ene criterium zwaarder doorwegen dan het andere, zoals:

• Waar zitten de grootste risico’s?

• Zijn er quick wins?

• Welke acties hebben een lange termijn effect?

• Zijn er acties waarmee je verschillende doelstellingen of risico’s tegelijkertijd afdekt?

• Waarvoor kan je samenwerken met andere diensten?

• Zijn er acties die eerst moeten gebeuren vooraleer je met andere kan starten?

Daarna kan je de prioriteiten aanvullen met verwachte resultaten, beoogde timing, eventuele randvoorwaarden, … Voor sommige acties heb je hulp van anderen nodig (bv. medewerkers van de betrokken diensten, verhuisfirma, …) of een beslissing (bv. bij een vernietigingsaanvraag). Stem dit tijdig af met de betrokkenen.

Laat je planning met prioriteiten en tijdspad valideren door het management, de projectleiding van de reorganisatie, werkgroepen informatiebeheer, e.d.… Kies voor een manier die past bij jouw organisatie: een uitgebreide nota, een beperkte presentatie, … Op deze manier zijn je initiatieven geruggesteund door het management.

Stap voor stap kan je de gekozen aanpak beginnen realiseren. Rapporteer regelmatig over de voortgang, evalueer en stuur bij waar nodig. Denk ook tijdig na over welke elementen je na de reorganisatie in de dagelijkse werking moet opnemen.

Verzamel tijdens de realisatie regelmatig cijfermateriaal. Als er bv. bepaalde diensten geïntegreerd worden en archief wordt vernietigd, houd dan bij hoeveel (papier of digitaal) er vernietigd wordt. Gebruik deze gegevens om te rapporteren aan het management en andere betrokkenen, of extrapoleer de cijfergegevens voor vergelijkbare situaties.

Maak regelmatig foto’s of zorg voor ander beeldmateriaal. Misschien kan je communicatiedienst hierbij helpen.

Rapporteer bij belangrijke mijlpalen en communiceer je successen binnen de organisatie. Evalueer de uitvoering van je planning regelmatig kritisch en aarzel niet om bij te sturen wanneer nodig.

Denk vooruit en bepaal welke elementen na de reorganisatie nog van belang zijn. Procedures, richtlijnen sjablonen die je opstelt om de reorganisatie in goede banen te leiden, kan je later (deels) hergebruiken. Onderhoud de contacten die je met de diensten hebt opgebouwd, en overweeg om deze na afloop te formaliseren tot een netwerk van informatiebeheerders per dienst.

Hou overzichten bij van welke informatie de diensten beheren in de aanloop naar de reorganisatie, zoals voorbereidingen voor depotlijsten, vernietigingslijsten en series in het Serieregister.