/
Deel 3: scenario's

Deel 3: scenario's

Er zijn verschillende scenario's waarin een overheidsinstantie nieuwe taken aantrekt of afstoot. In lijn met het Bestuursdecreet artikel III.83 geven we hier een aantal scenario's weer.

We bieden een overzicht van wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt na de reorganisatie en wie mogelijk instaat voor het effectieve informatiebeheer, ongeacht of het om digitale of analoge informatie gaat.

Bij grote organisatiewijzigingen gaat het vaak om complexe veranderingen met veel betrokkenen, risico’s en afhankelijkheden. Stel jezelf steeds de volgende vragen: Wat is de huidige situatie qua bestuurlijke verantwoordelijkheid, visie en strategie, en informatiebeheer op de werkvloer?

 

Opheffing van de overheidsinstantie, met rechtsopvolger

Alle taken van een overheidsinstantie worden overgeheveld aan de rechtsopvolger en de 'oorspronkelijke' organisatie wordt opgeheven.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt volledig overgedragen aan de rechtsopvolger. Er wordt geen onderscheid gemaakt met betrekking tot de levensfase van de informatie. De rechtsopvolger is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle informatie.

De rechtsopvolger staat daarnaast in voor het (fysieke) beheer van alle informatie. Dit (fysieke) beheer kan de organisatie zelf opnemen of uitbesteden.

 

Opheffing van de overheidsinstantie, zonder rechtsopvolger

De organisatie wordt opgeheven of ontbonden zonder rechtsopvolger.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten wordt overgedragen aan de overheidsinstantie die is aangewezen bij de ontbinding.

In het geval het gaat over een overheidsinstantie binnen de Vlaamse overheid geldt er een bijzondere regeling (art. III.83). Hierbij worden de bestuursdocumenten overgedragen aan het depot vermeld in artikel III.84. In de praktijk zijn dit de depotruimtes van Het Facilitair Bedrijf. Deze overdracht behelst zowel de desbetreffende bestuursdocumenten alsook de bestuurlijke verantwoordelijkheid over deze bestuursdocumenten.

Dit scenario geldt echter niet wanneer de ontbonden of opgeheven overheidsinstantie een Vlaamse openbare instelling is die niet behoort tot de Vlaamse administratie, zoals bedoeld in artikelI.3, of als het taken betreft van een overheidsinstantie die tot deze groepering van overheidsinstanties behoort. In dat geval zal de Vlaamse Regering op advies van het stuurorgaan Vlaams Informatie-en ICT-beleid, vermeld in artikel III.74, een bestuurlijk verantwoordelijke voor de desbetreffende bestuursdocumenten aanwijzen.

In al deze gevallen neem je contact op met de Cluster Documentbeheer van Het Facilitair Bedrijf.

 

Samenvoeging van een overheidsinstantie met andere organisatie(s)

Twee of meer overheidsinstanties worden samengevoegd tot een nieuwe organisatie, de ‘oorspronkelijke’ organisatie wordt opgeheven. Alle taken van de oorspronkelijke organisaties worden overgeheveld naar de nieuwe organisatie.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt volledig overgedragen aan de nieuwe organisatie die voortaan de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor alle informatie van de oorspronkelijke organisaties, zonder een onderscheid te maken in de analoge of digitale informatie, noch in de levensfases ervan.

De nieuwe organisatie zal het fysieke beheer van deze informatie op zich nemen.

Hoe dit in de praktijk wordt uitgevoerd, hangt af van de gemaakte keuzes. Bij centralisatie van de informatie zal een ander scenario gelden dan bij een decentrale aanpak. Hoe dan ook, er moet goed worden nagedacht over de aanpak van het fysieke beheer.

Een mogelijk scenario kan zijn:

  • Alle lopende overheidsinformatie wordt door de diensten zelf en decentraal beheerd.

  • Alle afgesloten overheidsinformatie die permanent bewaard moet worden of vernietigd moet worden, wordt gecentraliseerd in eigen beheer of in een externe bewaarplaats.

 

Overheveling van taken of splitsing van een overheidsinstantie

Een taak wordt overgeheveld naar een (of meerdere) nieuwe of reeds bestaande organisatie(s), de zogenaamde rechtsopvolger(s). De ‘oorspronkelijke’ organisatie blijft bestaan, maar verliest een aantal taken.

Wanneer overheidsinstanties worden gesplitst, wordt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor hun bestuursdocumenten overgedragen aan de overheidsinstantie die de taken overneemt waaruit deze documenten voortvloeien.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid over de informatie die voortkomt uit overgehevelde taken gaat mee naar de nieuwe of reeds bestaande organisatie. Deze standaardregeling maakt geen onderscheid tussen lopende of afgesloten informatie, noch tussen digitale of analoge informatie. De bestuurlijke verantwoordelijkheid omvat o.a. het nemen van beslissingen inzake hergebruik, openbaarheid, de voorwaarden voor raadpleging, uitlenen, de bestemming (vernietigen of (een steekproef) bewaren).

Hoewel de bestuurlijke verantwoordelijkheid volledig kan worden overgedragen aan één of meerdere nieuwe of bestaande organisaties, betekent dit niet dat het fysieke beheer van de informatie niet bij de rechtsvoorganger kan blijven. In de praktijk kunnen de betrokken organisaties in onderling overleg een regeling treffen.

Een mogelijke regeling kan er als volgt uitzien:

  • Alle lopende informatie wordt zowel bestuurlijk als fysiek overgedragen aan de rechtsopvolger;

  • Alle afgesloten informatie die permanent te bewaren is, wordt bestuurlijk overgedragen aan de rechtsopvolger en eventueel met uitstel fysiek overgedragen;

  • Alle afgesloten informatie die te vernietigen is, wordt bestuurlijk overgedragen aan de rechtsopvolger, maar blijft fysiek in beheer van de oorspronkelijke organisatie.

De organisatie die het fysieke beheer over de informatie heeft, zorgt ervoor dat de rechtsopvolger kosteloos toegang heeft tot de informatie (vooral de raadpleging) en dat er kwaliteitscriteria worden gehanteerd voor bv. de opslag en archiefdozen. Deze voorwaarden worden afgetoetst door de organisatie met de bestuurlijke verantwoordelijkheid, aangezien die de eindverantwoordelijkheid draagt.