Bestuurlijke verantwoordelijkheid over bestuursdocumenten in de praktijk

Met de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ wordt in artikel III.80 van het Bestuursdecreet het eigenaarschap over de bestuursdocumenten aangeduid. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van die bestuursdocumenten wordt expliciet toegewezen aan de overheidsinstantie.

1 Wat houdt de bestuurlijke verantwoordelijkheid in?
2 De rol van de verantwoordelijke die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert en de rol van het management
3 Wie is bestuurlijk verantwoordelijk?

Wat houdt de bestuurlijke verantwoordelijkheid in?

Eigenaarschap uitoefenen betekent dat een overheidsinstantie voldoende garanties biedt op het vlak van infrastructuur, financiële en personele middelen om de bestuursdocumenten, waarvoor ze verantwoordelijk is, op een kwaliteitsvolle manier te beheren en te bewaren. Procesgebonden informatie is een belangrijk onderdeel van het bedrijfskapitaal van een organisatie. Dit garandeert een goede bedrijfsvoering, verantwoordingsplicht ten aanzien van derden en de borging van haar rechten.

In theorie is er een scheiding tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten en het informatie- en archiefbeheer. In de praktijk is deze grens echter vaak moeilijk te trekken. De informatiebeheerder, archivaris, informatiemanager, … zal voorstellen doen aan de bestuurlijk verantwoordelijke om het eigenaarschap van de bestuursdocumenten op een goede manier in te vullen.

De rol van de verantwoordelijke die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert en de rol van het management

Het Bestuurdecreet verplicht in artikel III.81 dat een overheidsinstantie een ‘verantwoordelijke’ aanduidt ‘die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert’. Deze verantwoordelijke (zoals een informatiebeheerder, archivaris, …) legt de belangrijkste aspecten van de beheersregels voor bestuursdocumenten voor aan de bestuurlijke verantwoordelijke en laat het beleid valideren door het management.

In de praktijk heeft het management o.a. volgende rollen:

Visie en een beleid ontwikkelen: een visie en beleid uittekenen voor archief- en informatiebeheer
- Intern beleid: budget voorzien, een visie hebben op duurzaam beheer en bewaring van zowel analoge als digitale informatie (zoals digitale handtekening, digitalisering, beheer van archiefruimten,..).
- Verantwoordelijke aanduiden: de verantwoordelijke aanwijzen voor het vastleggen, opvolgen en uitvoeren van de beheersregels.
- Samenwerking en uitbesteding: beslissen of en wanneer er wordt samengewerkt met andere overheidsinstanties of wordt uitbesteed.
Werkingskader creëren voor de informatieprofessional:
- Netwerken mogelijk maken, zodat ervaringen kunnen worden gedeeld en sneller oplossingen kunnen worden gevonden.
- Een deontologische code voorzien als een kader waarbinnen de informatieprofessional werkt. Deze code stuurt en verklaart mee bepaalde standpunten die de overheidsinstantie inneemt.
- Mogelijkheid bieden om vorming te volgen én te geven. Informatiebeheerders zouden op de nieuwste evoluties binnen de informatiesector moeten kunnen inspelen. Daarnaast is het hun taak om informatie bekend te maken binnen de organisatie, bijvoorbeeld door vorming.
Beheersregels valideren en beleid evalueren: de beheersregels valideren rond bijvoorbeeld substitutie, vernietiging, digitalisering, risico’s … en het gevoerde beleid evalueren.
Beslissen over vernietiging: beslissen over het al dan niet vernietigen van bestuursdocumenten die voor vernietiging in aanmerking komen.

Wie is bestuurlijk verantwoordelijk?

Het Bestuursdecreet en de bijhorende uitvoeringsbesluiten laten bewust de concrete toewijzing van de verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten aan een orgaan of een functionaris binnen de overheidsinstanties open. De specifieke regelgeving voor elk type overheidsinstantie bepaalt wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten concreet draagt. Hierdoor is deze toewijzing voor sommige overheidsorganisaties duidelijker dan voor andere.

Hieronder kan je per type overheidsinstantie opzoeken bij wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten berust.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten is niet eenduidig toegewezen in de regelgeving. Er kan aangenomen worden dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid bij de eerste voorzitter ligt.

Wel vermeldt het artikel 9 van het Decreet betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges van 4 april 2014:

‘De eerste voorzitter is belast met de algemene en dagelijkse leiding van de Vlaamse bestuursrechtscolleges.

De eerste voorzitter is tevens hoofd van de dienst van de Bestuursrechtscolleges.

De eerste voorzitter kan bevoegdheden inzake het dagelijks beheer delegeren aan de beheerder.

Het dagelijks beheer omvat het technisch en financieel beheer, het beheer van de infrastructuur, de communicatie en het personeelsmanagement van de bestuursrechters en van de personeelsleden van de dienst van de Bestuursrechtscolleges.’.

Departementen en IVA’s (zowel zonder als met rechtspersoonlijkheid): de Vlaamse Regering heeft in een delegatiebesluit de bestuurlijke verantwoordelijkheid impliciet toegewezen aan de hoofden van deze overheidsinstanties.

Artikel 10 in het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de departementen en van de intern verzelfstandigde agentschappen’ van 30 oktober 2015 vermeldt: ‘Het hoofd van het departement of agentschap heeft delegatie om beslissingen te nemen over de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van het departement of agentschap, met inbegrip van de indeling in subentiteiten, de vaststelling van het organogram, het procesmanagement en het communicatiemanagement.’.
Artikel 12 van datzelfde Besluit van de Vlaamse Regering vermeldt daarnaast: ‘Voor het facilitair management heeft het hoofd van het departement of agentschap delegatie om beslissingen te nemen over de huisvesting, de uitrusting, de informatie- en communicatiesystemen, en de werking van het departement of agentschap.’.

Publiekrechtelijke EVA’s en strategische adviesraden: de bestuurlijke verantwoordelijkheid berust voor de publiekrechtelijke EVA’s en de strategische adviesraden in principe bij de Vlaamse Regering, aangezien deze momenteel niet een delegatiebesluit aan een ander orgaan is toegewezen.

Privaatrechtelijke EVA’s: de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten is afhankelijk van de dwingende bepalingen van het private vennootschaps- of verenigingenrecht.

Het college van burgemeester en schepenen draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten en de regelgeving legt op dat de algemeen directeur instaat voor de praktische organisatie van het beheer van de bestuursdocumenten.

Artikel 56 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur vermeldt in paragraaf 5: ‘Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de zorg voor het gemeentearchief waaronder de titels’.
Artikel 173 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur vermeldt: ‘De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels’.

Het vast bureau draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten en de regelgeving legt op dat de algemeen directeur instaat voor de praktische organisatie van het beheer van de bestuursdocumenten.

Artikel 84 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur vermeldt in paragraaf 5 ‘Het vast bureau is verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefdocumenten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, waaronder de titels’.
Artikel 173 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur vermeldt: ‘De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels’.

De deputatie draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten en de regelgeving legt op dat de provinciegriffier instaat voor de praktische organisatie van het beheer van de bestuursdocumenten.

Artikel 57 van het Provinciedecreet van 9 december 2005 vermeldt in paragraaf 4 ‘De deputatie is verantwoordelijk voor de zorg voor het provinciearchief waaronder de titels.’.
Artikel 86 van het Provinciedecreet van 9 december 2005 vermeldt: ‘De provinciegriffier organiseert de behandeling van de briefwisseling. Onverminderd artikel 57, § 4, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels’.

Interlokale vereniging: de archiefzorg blijft meestal berusten bij de schepencolleges van de deelnemende gemeenten. Afhankelijk van de aard van het document in kwestie is enkel het schepencollege van de gemeente die het document heeft opgesteld bevoegd , of meerdere schepencolleges samen indien het document door meerdere gemeenten samen in opgesteld. Indien er echter in de statuten van de interlokale vereniging een beherende gemeente is aangeduid, dan berust de archiefzorg voor alle archiefdocumenten van de vereniging bij het schepencollege van de beherende gemeente.
Projectvereniging: de archiefzorg blijft meestal berusten bij de schepencolleges van de deelnemende gemeenten, tenzij de archiefzorg in de oprichtingsakte of het huishoudelijk reglement van de projectvereniging aan de raad van bestuur van de projectvereniging is toegewezen.
Dienstverlenende vereniging: hier gelden dezelfde principes als voor de archiefzorg van de projectvereniging, omdat er geen beheersoverdracht vanuit de gemeenten is.
Opdrachthoudende vereniging: de archiefzorg zal meestal berusten bij de raad van bestuur van de vereniging, tenzij die in de statuten aan de algemene vergadering is toegekend.

Intern verzelfstandigd agentschap: het college van burgemeester en schepenen of de Deputatie.
Autonome gemeente- of provinciebedrijven: de raad van bestuur is verantwoordelijk voor de archiefzorg, tenzij dit in de statuten van het autonoom gemeente- of provinciebedrijf aan de gemeente- of provincieraad is voorbehouden.
Gemeentelijke of provinciale extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm: afhankelijk van de bepalingen uit de statuten, rekening houdend met de relevante bepalingen uit het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Als bestuurlijk verantwoordelijken voor de bestuursdocumenten in regelgeving worden vermeld: (de secretarissen van) de kerkraad (rooms-katholieke eredienst en anglicaanse eredienst), bestuursraad (protestantse eredienst en Israëlitische eredienst), centrale kerkbesturen (protestantse eredienst, anglicaanse eredienst en orthodoxe eredienst), centraal bestuur (Israëlitische eredienst en islamitische eredienst), kerkfabriekraad (orthodoxe eredienst), comité (islamitische eredienst) en kathedrale kerkraad (kathedrale kerkfabriek).

Artikel 13 en artikel 129 van het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkraad en met het bewaren van het archief’.
Artikel 29, artikel 109, artikel 145 en artikel 217 van het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermelden: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen, met het bewaren van het archief, en met de boekhouding van het centraal kerkbestuur’.
Artikel 93 en artikel 165 van het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de bestuursraad en met het bewaren van het archief’.
Artikel 181 en artikel 260 van het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van het centraal bestuur, met het bewaren van het archief, en met de boekhouding van het centraal bestuur’.
Artikel 201 van het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van de kerkfabriekraad en met het bewaren van het archief’.
Artikel 244 van het Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten vermeldt: ‘De secretaris is in het bijzonder belast met het opmaken van de notulen van de vergaderingen van het comité en met het bewaren van het archief’.

De ontvanger-griffier draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten.

Artikel 56 van de Wet van 5 juli 1956 betreffende de wateringen(opent in nieuw venster) zegt: ‘Hij [de ontvanger-griffier] is verantwoordelijk voor de bewaring van de boeken, de stukken van comptabiliteit en beheer alsook het archief van de watering’.
Artikel 56 van de Wet van 3 jun 1957 betreffende de polders(opent in nieuw venster) zegt: ‘Hij [de ontvanger-griffier] is verantwoordelijk voor de bewaring van de boeken, de stukken van comptabiliteit en beheer alsook het archief van de polder’.