Schonen (van analoog archief)

Wat is schonen?

Schonen bestaat in formele wet- en regelgeving niet. Het komt erop neer dat de dossiers alleen de documenten (of informatie) moeten bevatten die in het dossier thuishoren. In de praktijk worden er echter vaak meer stukken in de dossiers bewaard dan nodig is voor de uitvoering van de taak.

Bij schonen van bijvoorbeeld dossiers bewaar je dus wel de dossiers, maar verwijder je alle dubbels, blanco’s, kladjes, documentatie, nietjes, plastic …

Wat is schonen niet?

Schonen is niet hetzelfde als vernietigen. Bij schonen raak je niet aan de inhoud of de integriteit van het dossier.

Er moet dus geen rekening gehouden worden met de verschillende vernietigingsscenario’s en er is geen gedateerde verklaring voor vernietiging nodig.

Schonen is niet het verwijderen van verschillende versies van een document.

Waarom schonen?

Schonen heeft een aantal voordelen:

• Dossiers kunnen aanzienlijk teruggebracht worden in omvang.

• Schonen draagt bij aan het duurzaam bewaren van analoog archief. Door schadelijke materialen zoals nietjes, paperclips, plastiek, … te verwijderen, voorkom je dat ze het papier aantasten.

• Schonen leidt tot plaatsbesparing. Het verwijderen van voor de dossiers irrelevante documenten kan fysieke én digitale opslagruimte vrijmaken.

• In een digitale context is de neiging om werkversies en dergelijke te bewaren vaak groter. Maar veel data kunnen ook leiden tot vertroebeling. Hierdoor wordt het moeilijk om snel terug de juiste informatie te vinden. Schonen zorgt voor meer overzicht.

• Het bespaart de depotmedewerkers een heleboel extra werk wanneer zij opgevraagde dossiers inscannen.

Wat kan concreet verwijderd worden bij het schonen van analoog archief?

Voorbeelden van stukken die verwijderd kunnen worden zijn:

• dubbels, kopieën, sjablonen, blanco’s en lege formulieren

• werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, rekenbladen met tijdelijke taakverdelingen, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen … tenzij die van administratief-juridisch belang zijn

• drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, nieuwsbrieven …)

• metalen hechtingsmechanismen (nietjes, paperclips ...)

• ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf

• plastiek en elastiek

• voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. Bij wet- en regelgevingsopmaak kan het bijvoorbeeld wel van belang zijn om voorgaande versies te bewaren.

• CD’s en diskettes zijn digitale dragers en horen niet thuis in een analoog archief. Om deze correct te bewaren, dien je ze in te lezen en te bewaren of toe te voegen aan je digitaal archief.

Tips bij schonen

• Maak afspraken bij de dossiervorming (voorbeeld: schoon bij het afsluiten van het dossier).

• Schoon zowel het analoge als digitale archief.

• Schoon archief tijdens opruimdagen.

• Probeer ook pro-actief te werken zodat schonen niet moet worden uitgevoerd.

• Zet geschoonde info niet bij oud papier. Houd ook hier rekening met de gevoeligheid van de dossiers en de eventuele persoonsgegevens. Je kan in bepaalde gevallen best opteren voor een leverancier die je een certificaat van vertrouwelijke vernietiging kan afleveren.

• De Bostitch Calypso ontnieter is een handige tool om nietjes te verwijderen.

Open