Opruimdagen organiseren
In deze sectie vind je instrumenten, adviezen en tips over het aanpakken van opruimdagen.
Hieronder vind je volgende zaken terug:
Inleiding
Een opruimdag is een georganiseerde actie waarbij medewerkers systematisch hun digitale en papieren informatie beoordelen en ordenen. Gedurende een opruimdag worden documenten geschoond, geselecteerd voor vernietiging of gearchiveerd volgens de geldige beheersregels.
Het algemene doel van een opruimdag is het verbeteren van informatiebeheer binnen de organisatie, wat op zijn beurt moet leiden tot een efficiëntere werking. Tijdens een opruimdag werken alle medewerkers enkel aan het ordelijk en toegankelijk maken van bestuursdocumenten. Het initiatief draagt bij aan een betere naleving van regelgeving rond het Bestuursdecreet en de Algemene Verordening ter Gegevensbescherming, en vermindert risico’s rond informatieverlies. Door regelmatig op te ruimen, zowel fysiek als digitaal, verbetert de vindbaarheid en toegankelijkheid van essentiële gegevens en wordt onnodige opslagruimte verminderd. Het is ook een aanleiding om medewerkers actief te betrekken bij archiefverwerking.
Een efficiënte opruimdag realiseer je door enkele kernprincipes te hanteren: duidelijke communicatie, het afbakenen van de scope en het voorzien van alle noodzakelijke hulpmiddelen. Daarnaast is een opruimdag pas volledig succesvol wanneer hij nadien grondig wordt geëvalueerd, de behaalde resultaten helder en positief worden gecommuniceerd, en hiermee de basis wordt gelegd voor verdere verbeteringen.