Wettelijke bewaartermijnen onderzoeken en bepalen
Het correct bepalen, motiveren en onderscheiden van wettelijke en administratieve bewaartermijnen kan complex zijn. Op deze pagina’s vind je richtlijnen en adviezen van de Selectiecommissie Vlaamse overheid om je hierbij te ondersteunen.
Datum laatste update: 4 augustus 2025
De Selectiecommissie Vlaamse overheid past deze richtlijnen toe bij de beoordeling van de bewaartermijnen voor ingediende series in het Serieregister.
Overheidsinstanties die behoren tot het toepassingsgebied van de twee andere selectiecommissies kunnen de adviezen ter inspiratie gebruiken.
Welke wet- en regelgeving bepaalt een ‘wettelijke bewaartermijn’?
Als informatiebeheerder moet je bij het opstellen van series rekening houden met alle relevante wet- en regelgeving die van toepassing is op jouw entiteit binnen de Vlaamse overheid. Dit omvat:
Vlaamse decreten en uitvoeringsbesluiten
Federale wetten, koninklijke besluiten (KB) en ministeriële besluiten (MB)
Supra- of internationale regelgeving
Omzendbrieven van de Vlaamse Regering of van een minister
Documenttypes die niet onder wet- en regelgeving vallen
Sommige documenttypes (zoals voorschriften, besluiten, overeenkomsten, …) vallen buiten de strikte wet- en regelgeving. De Selectiecommissie Vlaamse overheid beschouwt de bewaartermijnen die daarin worden vermeld als administratieve bewaartermijnen. Voorbeelden zijn:
Dienstorders, dienstmededelingen, arbeidsreglementen, etc. waarin interne afspraken en gedragslijnen worden uitgevaardigd door een leidend ambtenaar. Deze voorschriften zijn bindend voor de personeelsleden van één specifieke bestuursinstantie, maar zijn enkel afdwingbaar op basis van het hiërarchisch gezag van degene die ze uitgevaardigd heeft;
Overeenkomsten en protocollen die overheidsinstanties afsluiten. Ze bevatten intenties bevatten of administratieve afspraken die bindend zijn voor de betrokken partijen, maar niet voor derden of niet juridisch afdwingbaar;
Besluiten zonder reglementair karakter.
Expliciete bewaartermijnen in regelgeving vs. niet expliciet vermelde bewaartermijnen in regelgeving
Wat beschouw je als een ‘wettelijke bewaartermijn’?
Bij het bepalen van bewaartermijnen is het belangrijk om te weten welke termijnen in wet- en regelgeving effectief als wettelijke bewaartermijnen gelden. Daarbij stel je jezelf enkele vragen:
Vraag 1: Wordt in de regelgeving expliciet een bewaartermijn vermeld? → Dan is er sprake van een wettelijke bewaartermijn.
Vraag 2: Of gaat het om een impliciete bewaartermijn (zoals verjaringstermijnen, controletermijnen, bezwaartermijnen, etc.)? → Dan is er sprake van een wettelijke bewaartermijn.
Vraag 3: Wordt enkel het bestaan van een document, dossier (of register) vermeld, zonder expliciete of impliciete bewaartermijn? → Dan is er géén sprake van een wettelijke bewaartermijn, maar wél van een administratieve bewaartermijn. Meer info vind je hier: Vermelding van documenten zonder bewaartermijn
Meer info vind je op deze pagina: Expliciete bewaartermijnen in regelgeving vs. niet expliciet vermelde bewaartermijnen in regelgeving
📚Wat als meerdere regels van toepassing zijn op dezelfde documenten?
Bij het bepalen van wettelijke bewaar- of verjaringstermijnen kan je vaststellen dat meerdere regels tegelijk van toepassing zijn. Verschillende wetten, decreten of besluiten kunnen elk een termijn opleggen. Wat doe je dan?
Breng alle relevante regels in kaart en hou er rekening mee
Hou rekening met de hiërarchie van rechtsregels
Meer info over het advies van de Selectiecommissie Vlaamse overheid vind je hier: Wat als meerdere regels van toepassing zijn op dezelfde documenten?
Interessante links
Te downloaden
Sjablonen en documenten | Kader wettelijke bewaartermijnen
Sjablonen en documenten | Schematisch overzicht hiërarchie rechtsnormen