Van selectielijst en informatiebeheersplan naar series
Voor de uitrol van het Serieregister werkten informatiebeheerders met selectielijsten en/of informatiebeheersplannen. Intussen is deze aanpak vervangen door het opstellen van series (‘selectieregels’) per categorie van bestuursdocumenten.
Wat is een selectielijst?
Selectielijsten zijn ontstaan als generieke instrumenten per type instelling (gemeente, provincie, politiezone, …). Ze geven voor elk documenttype de bestemming (‘B’ bewaren, ‘V’ vernietigen) en een eventuele bewaartermijn aan.
Ook in het voormalige (inmiddels opgeheven) Archiefdecreet kwam de term ‘selectielijst’ voor. Een selectielijst was in die context in de praktijk een lijst van categorieën archiefdocumenten waarbij per categorie werd vastgelegd:
hoe lang de documenten moesten worden bewaard (de bewaartermijn);
of ze na die termijn mochten worden vernietigd of blijvend bewaard (de bestemming).
Meer info hierover vind je hier https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/1396736001#Wat-zijn-selectielijsten-en-waar-komen-ze-vandaan%3F en https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/ArchiefVlaanderen/pages/edit-v2/1396736001#Wat-was-het-probleem-met-het-werken-van-deze-selectielijsten-in-het-voormalige-Archiefdecreet%3F
Wat is een informatiebeheersplan?
Een informatiebeheersplan is een maatwerkdocument dat alle selectieregels bundelt voor één overheidsinstantie. Dit kunnen zowel specifieke selectieregels (enkel van toepassing op de overheidsinstantie) als regels uit algemene selectielijsten zijn. Meestal zijn hieraan in een informatiebeheersplan een beperkt aantal metadata - zoals bewaarniveau, openbaarheid, etc. - toegevoegd.
Hoewel de term ‘informatiebeheersplan’ niet voorkomt in het Bestuursdecreet, biedt een export uit het Serieregister wél een overzicht van alle geldende selectieregels voor een specifieke overheidsinstantie.
Wat met de vroegere informatiebeheersplannen voor de Vlaamse overheid?
Informatiebeheerders binnen de Vlaamse overheid werkten aanvankelijk met een informatiebeheersplan in een vastgelegd Excelsjabloon. De selectiecommissie evalueerde deze en keurde ze goed in hun geheel. Dat maakte het systeem weinig flexibel.
De meeste goedgekeurde informatiebeheersplannen zijn inmiddels geïmporteerd in het Serieregister en daar terug te vinden als series van de betrokken overheidsinstanties.
Het Serieregister is wel uitgebreider dan de vroegere informatiebeheersplannen, omdat het meer metadatavelden vastlegt en daardoor een rijker en gedetailleerder overzicht biedt van de beheersregels voor bestuursdocumenten.
Meer flexibiliteit met series
Een selectieregel maakt het mogelijk om gericht en flexibel te werken per categorie van bestuursdocumenten. Elke categorie kan afzonderlijk worden beoordeeld, gemotiveerd en goedgekeurd, zonder afhankelijk te zijn van een volledige lijst.