Stap 4. Analoge dossiers beschrijven in het E-depot
Beschrijvingen voorbereiden
Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:
Welke informatie heb ik of mijn collega’s nodig om de dossiers terug te vinden?
Welke informatie heeft een burger nodig om dossiers terug te vinden?
Welke metadata willen we toevoegen?
Hoe rekening met volgende zaken wanneer je dossiers beschrijft:
Geen afkortingen
Meer dan een dossiernummer
Unieke beschrijvingen
Je beschrijving geeft duidelijk weer waarover het dossier handelt, ook voor burgers en externen.
Let op schrijffouten
Volg de E-learning HFB - Beschrijven van bestuursdocumenten voor meer informatie:
Beschrijvingen invoeren in het E-depot
Beschrijvingen invoeren in het E-depot gebeurt via een importsjabloon.
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister.
Haal het importsjabloon op
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/2850927/Invoer#Het-sjabloon-ophalen
Vul het importsjabloon in
Een importsjabloon mag maximaal 9999 rijen bevatten. Ga je over dit aantal dan wordt je importsjabloon in het E-depot onmiddellijk geweigerd.
Bij het invullen van het importsjabloon vragen een aantal velden wat extra uitleg. Hieronder staan deze velden beschreven. Dit zijn ook de velden die absoluut moeten worden ingevuld.
Path in sip: Kopieer en plak de info uit de kolom naam.
Let goed op dat de naam van het dossier geen ‘/’ of ‘_’ bevatten.
Indien je een ‘/' toevoegt wijzig je het document type van ‘dossier’ naar 'stuk’. Dit heeft impact op je dossier vorming. Zorg er dus telkens voor dat je met het juiste document type aan het werken bent.
Type: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
DossierRef: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
‘Analoog?’: Deze kolom in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat.
Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het systeem dat niveau als digitaal.
Beschrijvende metadata:
Naam: Wanneer je een dossier beschrijft hou dan rekening met volgende zaken:
De naam mag NIET langer zijn dan 255 tekens
gebruik geen afkortingen
Zorg dat je beschrijving steeds betekenisvol is. Een externe of burger moet allentijden begrijpen waarover het dossier gaat.
zorg dat je beschrijving uniek is (een beschrijving mag niet dubbel voorkomen)
let op schrijffouten
Gebruik geen “/” of “_” in je beschrijving
Tip: Zijn je beschrijvingen in de kolom ‘Naam’ langer dan 255 karakters?
Voorbeeld: Volledige beschrijving in één kolom. De beschrijving van het dossier telt 264 karakters.
Optie 1. opsplitsen in twee kolom: Verkorte beschrijving van het dossier (t.e.m. de naam van de persoon) in kolom ‘Naam’. De volledige beschrijving van het dossier toevoegen aan kolom ‘beschrijving’.
Optie 2. opsplitsen in verschillende metadata velden: Verkorte beschrijving van het dossier in de kolom ‘Naam’. De naam van de persoon in kolom ‘ID_Naam’. Adres in kolom ‘Adres’. Bedrijf beschrijven in kolom ‘Organisatienaam’. En datum toevoegen aan kolom ‘Openingsdatum’.
Openings- en sluitingsdatum: Gebruik hier enkel het toegelaten formaat: jjjj-mm-dd.
Let op dat de openingsdatum steeds valt binnen het datumbereik van de gekoppelde serie.
ID Beschrijving: Gebruik hier de ID van het label dat gegenereerd wordt in Archief Overdragen.
Scan de label van het dossier dat je net beschreven hebt.
ID Verpakking: Gebruik hier de ID van het label dat gegenereerd wordt in Archief Overdragen.
Scan de label van de archiefdoos waar je het dossier in verpakt.
Hou steeds de werkelijkheid en je actie in de applicatie gelijk.
Bv. steek het dossier pas in de verpakking wanneer je de ID Verpakking hebt toegevoegd aan je importsjabloon. Niet eerder om fouten of dubbel werk te voorkomen.
Wanneer je dossiers fysiek in dozen verpakt, let er dan op dat je niet te veel en niet weinig in één doos steekt. Idealiter past er nog een hand tussen de dossiers en de doos.
Dit is belangrijk want:
Te zwaar gevulde dozen:
De rekken in het archiefdepot benutten optimaal de ruimte, hierdoor kunnen er net 10 archiefdozen op één legger. Bij een te zwaar gevulde archiefdoos kunnen er maar 9 archiefdozen op één legger.
Bij een te zwaar gevulde wordt je papier
Te licht gevulde dozen zorgen ervoor dat dossiers ineenzakken en vervormen
Zowel te zwaar gevulde dozen als te licht gevulde dozen zorgen ervoor dat we de beperkte capaciteit van het Archiefdepot niet optimaal kunnen benutten.
Meer weten over het genereren van labels? https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/7110704
Let op wanneer je een groot importsjabloon (meer dan 2000 rijen in een Excel) maakt. Wegens een technische fout kan het voorkomen dat vanaf rij 2002 enkele formules ontbreken. Specifiek gaat het over de kolommen “Type”, “DossierRef”, “Openingsdatum” en “Sluitingsdatum”. Je kan deze formules dan gewoon verder doortrekken om het probleem op te lossen.
Importeer het importsjabloon