Praktische richtlijnen voor het overdragen van analoog archief vanuit VAC’s en kantoorgebouwen in Brussel
Vanop deze pagina kan je doorklikken naar alle praktische informatie over het overdragen van analoog archief vanuit grote kantoorgebouwen naar het Archiefdepot Vlaamse overheid in Vilvoorde.
Specifieke richtlijnen per gebouw
Algemene richtlijnen
Archiefprocessen in een notendop
Algemene info:
Overdragen van archief (vanuit een kantoorgebouw naar het archiefdepot in Vilvoorde)
Vernietigen van archief vanuit een kantoorgebouw
Containers en sorteren
Algemene info over sorteerregels: Afval sorteren | Vlaanderen.be
Bij problemen zoals de aanwezigheid van ongedierte (zilvervisjes, papiervisjes, knaagdieren, gevogelte) of schimmels, moet dit gemeld worden bij Facilipunt.
Extra containers aanvragen
Wanneer een entiteit voor een bepaalde periode extra containers nodig heeft van een specifiek volume en type in een gebouw, dan kunnen deze aangevraagd worden via Facilipunt.
Houd hierbij rekening met een standaard leveringstermijn van 10 werkdagen. Vraag dus tijdig extra containers aan wanneer je verwacht er meer dan gebruikelijk nodig te hebben.
Gesloten containers voor confidentiële documenten
Wat betreft de gesloten containers voor confidentiële documenten is het noodzakelijk dat deze ten allen tijde gesloten blijven. Dit dient ter bescherming tegen datalekken.
Bij het vernietigen van dossiers is het niet noodzakelijk dat deze geschoond worden. Het is echter wel nog steeds noodzakelijk dat de sorteerregels gevolgd worden. Zo dienen alle plastic mapjes verwijderd te worden en te worden gedeponeerd bij de PMD. Ringmappen met ijzeren ringen horen bij het restafval.
Nietjes, paperclips en gekleurd papier mogen in de dossiers gelaten worden, wanneer het te arbeidsintensief is om deze te verwijderen.
PMD
Algemene info: PMD sorteren doe je zo | Beter sorteren
Restafval
Zaken met gemengde materialen (bv. ringmappen van karton met ijzeren ring, karton mapje met plastic in verwerkt …) mogen allemaal bij het restafval.
Transport naar Archiefdepot Vlaamse overheid in Vilvoorde
Aanvraag van een archieftransport: via de applicatie archief overdragen.
De depotcoördinator plant het transport in en brengt de entiteit en FGV op de hoogte van de datum.
Afspraken over het gebruik van de laad- en loskade kunnen wisselen per locatie, dus bekijk de specifieke richtlijnen per gebouw.
Het inwikkelen paletten in folie is de verantwoordelijkheid van de transportfirma. Het is dus niet noodzakelijk om dit zelf te doen ter voorbereiding van het transport, maar kan soms aan te raden zijn voor de veiligheid.
Een pallet biedt plaats aan maximaal 87 archiefdozen.
Raamovereenkomsten
Raamcontract voor archiefverwerking en adviesverlening
Meer info over raamcontract, zie: Archiefverwerking en adviesverlening
Raamcontract voor digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten
Meer info over raamcontract, zie: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten
Wanneer er afgenomen wordt van dit raamcontract is het altijd met oog op substitutie. Er wordt geen archief zowel gedigitaliseerd als analoog overgebracht.
Raamcontract voor verpakkingsmateriaal voor het archief
Meer info over raamcontract, zie: Verpakkingsmateriaal voor het archief
Disclaimer: in het kader van de herhuisvestingsprojecten voor VAC Leuven en VAC Hasselt, neem contact op met de consulent informatiebeheer via informatiemanagement@vlaanderen.be
Van het raamcontract voor verpakkingsmateriaal kan altijd op eigen initiatief worden afgenomen zonder de consulent informatiebeheer te contacteren.