E-mails archiveren
Sinds de release van 2024-1 (naar de releasenotes: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/91553793/2024#Release-2024---1-(april)) ondersteunt het E-depot emailbestanden (.msg en .eml):
Validatie van .eml- en .msg-bestanden;
Bijlagen worden uitgepakt en gerelateerd aan de e-mail;
Verwerken van bestanden: representaties generen van e-mails en van bijlagen;
Een eml-viewer laat toe de inhoud van e-mails rechtstreeks te raadplegen in de browser.
Goed om weten:
De archiveringsfunctie van e-mails gaat ervan uit dat relevante e-mails + bijlagen deel uitmaken van een dossier (= context);
Een export van een volledige mailbox, bijvoorbeeld als .pst-bestand, wordt door het E-depot niet geblokkeerd. Een .pst-bestand wordt echter niet behandeld zoals een individuele e-mail;
We raden af om volledige mailboxen van personen te archiveren:
In België is geen afdoend wettelijk kader om zonder meer iemands mailbox, ook een professionele mailbox, te bewaren. De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) stelt dat alleen mits een uitdrukkelijke toelating een mailbox langer open gehouden kan worden dan uit diensttreding van een werknemer. De GBA heeft al meermaals uitgesproken dat een verwerkingsverantwoordelijke van een overgangsperiode geniet van principieel een maand waarna deze het e-mailadres en de mailbox van de betrokkene dient te verwijderen;
Het is mogelijk problematisch om te ontsluiten:
Iemands mailbox bevat allerhande persoonsgegevens;
Je creëert dan eigenlijk een dossier (= de mailbox) met allerhande stukken (= mails + bijlagen) over allerhande onderwerpen zonder echt onderling verband.