20251117 - Gebruikersgroep DAV - E-depot

Inleiding door Quincy

• Verwelkoming

• Vandaag volgt een uitgebreide toelichting over zaken waarmee DAV de afgelopen tijd bezig is geweest. In het bijzonder de werking van de applicaties. De applicaties zijn zeker voor verbetering vatbaar. Vanuit DAV benoemen we specifiek wat niet goed werkt en welke maatregelen al genomen zijn, en nog genomen worden. Hiervoor zijn ook mensen van Cronos Public Services aanwezig. Daarnaast werken we vanuit een hernieuwd backlog/wishlist proces aan doorontwikkelingen die beter aansluiten bij de behoeften van gebruikers

DAV 2.0

• Katlijn licht de meerjarendoelstellingen 2024-2029 uit het beleidsplan van de minister-president Mathias Diependaele toe.

• Bredere rol van DAV: DAV als enige dienstverlener voor de Vlaamse overheid en de norm voor lokale besturen en andere Vlaamse instellingen. DAV is en blijft een bouwblok die aansluit op de andere bouwblokken van de Vlaamse overheid.

  • Nieuwe klanten zorgt voor extra groei van DAV, extra integraties met applicaties (zoals MAGDA). Dit gaat zorgen voor extra instroom in het E-depot.

  • DAV wil ook maximaal ageren volgens standaarden! DAV wil voldoen aan NIS2, de ISO 27001 en wil zich op termijn laten erkennen als gekwalificeerde archiveringsdienst.

  • Daarenboven streven we naar een secure omgeving waarbij de Vlaamse overheid volledig eigenaar blijft van zijn informatie. We bekijken, binnen de contouren van de vernieuwde Cloudstrategie van de Vlaamse overheid, de overstap naar een Europese cloudprovider.

Uitdagingen

We zetten sinds begin dit jaar met volle goesting onze schouders onder deze doelstellingen, maar om die te kunnen realiseren hebben we een robuuste, performante, flexibele, gebruiksvriendelijke, klantvriendelijk… applicatie nodig. Er zijn op dat vlak nog wel wat uitdagingen te bespeuren en hordes te nemen, maar… daar werken we vandaag naartoe! DAV doet dit samen met de Cronos-groep.

2026 Reserveren we om eens grondig onder de motorkap van DAV te kijken. We plannen een revisie op basis van 3 pijlers: functioneel, technisch, infrastructuur. We streven naar een schaalbare architectuur en performant werkende applicatie zonder te raken aan veiligheid.

Het sleutelen aan een betere performantie is één van de acties die vandaag al in volle analyse en verbeter-modus zit.

De extra aandacht komt niet zomaar uit de lucht gevallen. Als de evolutie in groei wordt bekeken over de periode 2021 - 2025 dan zien we dat de groei van het E-depot is in 2025 verveelvoudigd. Eind dit jaar kaap van 20 mljn bestanden.

Open

Die groei heeft impact

Dat betekent niet alleen dat het systeem dus actief gebruikt wordt, maar leidt tot problemen/uitdagingen.

De gelijktijdige invoer van SIP’s en de verwerkingsacties op alle alle objecten weegt op infrastructuur. MAAR ook acties voor gebruikers in bijvoorbeeld het serieregister zijn geïmpacteerd. Op de achtergrond worden heel wat taken uitgevoerd met impact op de UI. Dat resulteert ook in meldingen in servicedesk.

Vanaf mei 2025 is Cronos een traject van analyse en verbetering gestart en dat op verschillende fronten:

• Userinterface verbeteren

• Het bijsturen van de verwerking op de achtergrond

• De uitbreiding van logging en monitoring zo dat met voortschrijdend inzicht verbeterd kan worden waar het spaak loopt.

• Het opschalen van de performantietesten, ondermeer op specifieke componenten die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van objecten en gebruikersacties

• …

Kortom: een continu proces van meten toepassen, opnieuw meten en bijsturen

Extra toelichting hierover door Sofie Ruysseveldt

Goed nieuws

De percelen 2 (digitaliseren van bestuursdocumenten ~ omgeving) en 3 (digitaliseren van andere bestuursdocumenten) zijn gegund aan Youston en GMS. Het perceel 1 (inkomende post) wordt momenteel afgrond.

Alle opdrachten t.e.m. 100.000 euro (excl. btw) worden rechtstreeks naar Youston gegund (cascade). Voor alle opdrachten boven de 100K wordt er een mini-competitie georganiseerd. Ook voor de meer complexe opdrachten wordt er een mini-competitie georganiseerd.

Workflow en voorbereiding digitalisering

Wie afneemt van de raamovereenkomst onderneemt de nodige voorbereidende acties (schonen, materiaalstudie …). De slides geven hierrond een mooi overzicht. Deze taken kan een klant zelf opzetten of uitbesteden.

Om de opdracht uit het perceel 2 - waar er ook een samenwerking is met het project Gemeentehuis van de Toekomst (GVT) - vlot te laten verlopen , zijn 36 sjabloonseries en de nodige metadatavelden of extensies gedefinieerd. Die laatsten zijn nodig voor een vlotte integratie met Woningpas.

Impact op E-depot

Om deze nieuwe integratie vlot te laten verlopen en de nodige kwaliteitscontroles uit te voeren zijn extra componenten ontwikkeld in DAV. Er zijn extra bestandscontroles (md 5) en formaatvalidaties voor TIFF en pdf/A voorzien; er is gesleuteld aan een een vernieuwde ingestmethode via METS XML en een verbeterd feedbackmechanisme door middel van PREMIS-events;. Alle acties worden gelogd het E-depot.

Generieke integratie met lokale vergunningssoftware

In kader van het project GVT zijn integraties zijn opbouw met de twee belangrijkste softwareleveranciers voor omgevingsvergunningen: Cevi en Remmicom. De integratie gaat toelaten om de juiste metadata (zie boven) mee te sturen, maar ook om de informatie te raadplegen vanuit de eigen applicatie, ook al zit die informatie in het E-depot. Vanuit de software gaan de lokale besturen ook hun nieuwe dossiers kunnen laten archiveren.

Woningpas

Woningpas is de bouwsteen van de Vlaamse overheid waarop we perfect kunnen aansluiten om informatie naar de burgers te ontsluiten. Via woningplas kan een burger alle info over zijn woning raadplegen; de toepassing biedt onder meer een overzicht van vergunnen die betrekking hebben op die woning. Vanuit woningpas zal gemeld worden welke dossiers nog niet digitaal beschikbaar zijn (met melding: contacteer gemeente). De slides bevatten mock-up’s van hoe woningpas er zou kunnen uitzien.

Planning

Zie slides. De integratiekost zal men proberen zo laag mogelijk te houden!

Infosessie Raamovereenkomst

Er wordt een event georganiseerds op 11 december 2025 in het VAC Gent. Alle informatie vind je op de site van de Vlaamse overheid.

Omdat er vanuit de klanten van DAV heel wat interesse is een vragen over een mogelijke standaardintegratie met SharePoint, willen we rond dit topic graag nog wat extra informatie geven. Maar één ding staat wel al vast: één uniforme oplossing is er niet. Een generieke ‘one fits all' oplossing, een 'plug and play' met een knopje “archiveer” zal geen realiteit worden.

Open

Toerisme Vlaanderen en het Agentschap voor Overheidspersoneel bouwden voor enkele van hun informatiestromen wel al een integratie, maar dat is op vandaag telkens maatwerk. Daarenboven vraagt een integratie een hogere mate van datamaturiteit!

Vervolgstappen door DAV

Maar! Het team Documentbeheer laat de vraag niet los. Ze volgt de problematiek verder op, waaronder ook de rol van Purview; ze onderzoekt welke delen van het proces (volledig) geautomatiseerd kunnen worden. Daarnaast zal er ook gekeken worden naar de praktische en technische haalbaarheid voor klanten en tot welke hoogte dit ‘generiek’ zou kunnen.

Op het vlak van archivering van e-mails in het E-depot zijn al enkele verbeteringen gedaan, en in 2026 wordt hier nog verder aan gesleuteld.

(verborgen) Bestanden van 0kB

Het is gebleken dat mails bestanden kunnen bevatten met een opslagvolume van 0kB. Het zijn bestandjes die door een mailsysteem zelf werden toegevoegd. De verwerking van dergelijke objecten liep vast, waardoor ook de mail en het dossier zelf niet verder verwerkt geraakten.

Sinds de release van 2025-2 worden deze bestanden door het verwerkingssysteem in het E-depot over geslagen. Op die manier wordt de verdere verwerking van mails en bovenliggende dossiers niet langer belemmert.

Afhandeling van een mail als een bijlage wordt geweigerd

Momenteel is het zo dat een mail en het bovenliggende dossier in verwerking blijven staan, wanneer een bijlage van de mail wordt geweigerd (bijv. corrupt, bestandsformaat niet herkent, virus...). Samen met onze leverancier werken we aan een oplossing:

• De geweigerde bijlage wordt behandeld zoals een geweigerd stuk;

  • Een gebruiker moet hiervan een betekenisvolle foutmelding krijgen.

• De mail zelf en het bijhorende dossier wordt verder verwerkt en gepubliceerd.

Bestanden uit de body en/of handtekening van een e-mail

Bij verwerking van e-mails haalt het E-depot systeem bijlagen uit de mail om ze apart weer te geven en preservatie acties op toe te passen. Het is echter gebleken dat ook andere bestandjes uit een e-mail apart worden opgeslagen. Gebruikers geven terecht aan dat dit vervuiling is

Dit staat ook apart op de roadmap bij onze leverancier. We zorgen ervoor dat deze ‘rommel’ in 2026 niet meer gecreëerd kan worden.

Zoals aan het begin van deze presentatie werd toegelicht wordt 2026 het jaar van de revisie van DAV. Toch blijven we ondertussen ook werken aan functionele verbeteringen van de verschillende deelapplicaties.

We focussen ons in release 26.1 en 26.2 hoofdzakelijk op functionele verbeteringen in het serieregister en het E-depot, omdat we de portalen en andere deelapplicaties in een afzonderlijk traject volledig gaan herwerken.

De revisies pakken we vanaf 26.1 en zeker vanaf 26.2 wel iets anders aan. We streven maximaal naar een uniforme functionaliteiten over alle deelapplicaties heen, waarbij we maximaal klantgericht willen werken: wat voor hen essentieel nodig, nuttig en gebruiksvriendelijk. Vanuit de backlog, waarin alle wensen en tekorten die zijn vastgesteld door DAV en door gebruikers, trachten we functionaliteiten te clusteren en breed te implementeren.

We overlopen graag kort de to do’s die op de planning staan, maar nodigen jullie ook graag uit deel te nemen aan twee workshops waarin we samen met jullie de noden en wensen rond twee thema’s goed willen vatten.

Serieregister en E-depot

• Zowel voor het serieregister als het E-depot willen we de weergegeven content verhogen. We streefden 100 objecten (series in het serieregister, dossiers, stukken… in het E-depot) na maar omwille van de performantie moesten we onze vraag temperen en staat de weergave binnenkort standaard op 25 objecten. Voorheen was dat 10. Mocht de performantieverbeteringen voldoende stijgen, kan dat aantal structureel verhoogd worden. Wat wel nieuw is: de andere, individueel (hogere) weergave-instellingen van de gebruiker wordt behouden bij terugkeer naar overzicht/zoekresultaat.

• Een kleine aanpassing begin volgend jaar is de visualisatie van het versienummer en de omgeving van de applicaties. Dat was vandaag enkel en slechts op basis van de URL te achterhalen. Zo ontstaat er te allen tijde duidelijkheid over versie en omgeving, ook handig voor op schermafbeeldingen m.b.t. meldingen in servicedesk.

Publieksportaal

• Vooraleer we de portalen ten gronde aanpakken, willen we toch nog een quick win realiseren. We willen in het publieksportaal de relaties tussen dossiers duidelijk weergeven als die er zijn. Dit net als in het medewerkersportaal. De openbaarheid van dossiers wordt in het publieksportaal wel de hefboom. Indien gerelateerde dossier ‘in principe openbaar’ zijn, dan wordt de relatie niet getoond.

De realisaties voor 26.2 zijn iets fundamenteler en ambitieuzer. We trachten zo helder mogelijk de verschillende wishes toe te lichten. De resultaten uit de 2 workshops worden ook maximaal in deze release gerealiseerd.

Serieregister

• In het serieregister willen we het toewijzen en beheren van processen een stuk efficiënter maken. Daarbij kijken we naar een uitbreiding van de sorteeropties en naar het afdwingen van relaties tussen de verschillende procesniveaus. Op procesniveau 2 worden alleen de ‘kinderen' van het hiërarchisch procesniveau 1 getoond; op niveau 3 enkel die van 2.

• Verder willen we meerdere bulkwijzigingen mogelijk maken, wat een efficiëntere en vlottere werking ten goede komt:

  • In bulk metadata wijzigen die niet via de selectiecommissie moet passeren;

  • In bulk toewijzen of beheren van beveiligingsgroepen;

  • In bulk toewijzen of beheren van extensies.

• Tot slot moet het mogelijk zijn als klant om zelf series te kunnen vernietigen. Wanneer voor een serie content in het E-depot is opgenomen, zal een serie hoogstens kunnen ‘vervallen' (maar blijft alle metadata en versies beschikbaar); voor series waar er geen content in het E-depot is opgenomen, moeten volledig verwijderd kunnen worden.

E-depot

• In het E-depot zal er een extra metadata (datumveld) beschikbaar worden zodat complexere bewaartermijnen gehonoreerd of gerespecteerd kunnen worden. Een bewaartermijn van x-aantal jaar na geboorte of pensioen… worden hierdoor uitvoerbaar.

• Daarenboven willen we dat de path in tags (de mappenstructuur uit SP bijvoorbeeld) vlot als metadata kan beheerd worden. Daarom moet het beheer ervan (in een gepubliceerd dossier) niet alleen mogelijk zijn via een digitaal of automatisch proces maar ook manueel. (* De betere visualisatie van die path in tags komt in de gebruikersgroep ~ Filters en weergave aan bod).

• Ook willen we het mogelijk maken dat niet alleen de rol van een informatiebeheerder een gepubliceerd dossier kan beheren en content toevoegen, maar dat dat ook kan door de rol archiefmedewerker, uiteraard mits validatie.

• Verder - dat kwam al eerder aan bod - wordt de e-mailhandtekening verbeterd opgenomen: alle kleine mini-bestandjes worden niet langer opgenomen omdat dat contentvervuiling betekent.

• Tot slot zal er een check gebeuren op het mogelijks dubbel invoeren van dossiers op het niveau van de tenant. Als er een ‘match’ blijkt te zijn in de combinatie van de velden ‘Naam’, ‘Openings- ' en ‘Sluitingsdatum’, en niet op basis van een checksum, wordt dat gemeld, een waarschuwing gegeneerd, maar dat zonder blokkerend te werken. Doelstelling is om mogelijks dubbele invoer tijdig op te sporen.--> Dit item betreft een rectificatie want het ontbrak in het overzicht zoals gepresenteerd tijdens de Gebruikersgroep. Het is echter wel op roadmap gezet voor deze release, daarom nemen we dit item hier alsnog op.

Serieregister en E-depot

• In het serieregister en het E-depot wordt er aandacht besteed aan een betere notificatie van taken. Het moet mogelijk zijn dat nieuwe taken niet alleen in de applicatie gemeld worden, maar dat er ook een e-mail ontvangen wordt. As het even kan, zal maatwerk kunnen, maar dat moet nog verder onderzocht worden, en houdt verband met een ander onderzoek die we binnenkort opstarten: het taken kunnen toewijzen aan een individuele user en niet alleen aan een rol.

Workshop zoeken en weergave

• Omdat er heel wat noden en wensen zijn rond het filteren en zoeken van informatie, een betere weergave en sortering van informatie en rapporterings- of exportmogelijkheden nadien;

• Omdat er ook wensen zijn naar méér uniformiteit qua functionaliteiten in de verschillende deelapplicaties, nood is een méér efficiëntie, een verbeterde gebruikerservaring, een verbeterde UI… ;

• Omdat er noden en terechte verwachtingen zijn naar een correct rapportering van de status van content in het serieregister en het E-depot;

• Omdat het essentieel is op een efficiënte manier het invoertproces, maar ook vernietigingsproces, de opvolging van (binnenkort) te vervallen series op te volgen…;

Om alle wensen, noden, ideeën te bundelen en voorstellen te capteren, richten we begin december 2 workshops (1 ~ filters en weergave en 1 ~ invoer en rapportering) in.

Doelstelling is dat Cronos met deze wensen aan de slag gaat en in de 2e helft van januari (terugkoppelmoment) op basis van een aantal mock-ups verbetervoorstellen presenteert die maximaal in de release 26.2 gerealiseerd zullen zijn. Lukt het niet in twee sessies, bijvoorbeeld omdat de voorstellen nog beter kunnen aansluiten bij de noden, dan worden er extra sessies ingericht. Lenny en Christophe van Octoo (Cronos groep) gaan deze workshops begeleiden.

Ook al hebben we al heel wat noden en wensen gecapteerd, toch willen wij jullie erbij tijdens die workshops. Daar om doen we een warme oproep om deel te nemen. Alle praktische informatie vind je hieronder.

1. Workshop rapportering & ingest

   1. 1 december 2025 (voormiddag)

   2. Feedbacksessie op 21 januari 2026 (voormiddag)

2. Workshop filters & zoeken

   1. 3 december 2025

      (voormiddag)

   2. Feedbacksessie op 23 januari 2026

      (voormiddag)

Inschrijven kan via volgend formulier: https://forms.office.com/e/jB3M5kNq8K (dubbelklik op de QR-code om groter te maken). Deadline voor inschrijven: tegen volgende week donderdag (27 nov). We mikken op een 8-tal collega’s per groep en steven naar een mooie mix van collega’s uit de lokale besturen en de Vlaamse overheid.

Kan je je niet vrijmaken, dan mag je nog steeds jouw wensen met ons delen en voorbeelden/use cases bezorgen. We hebben gemerkt dat bijlagen niet met het formulier mee opgeladen kunnen worden. Daarom mag je ons ook deze informatie doorsturen op ons gekende emailadres: digitaalarchief@vlaanderen.be

Zoals je kan merken, ligt er al heel wat op de plank voor release 26.2. Het zou mooi zijn om al deze wensen tegen volgende zomer gerealiseerd te krijgen.

Maar dat is nog niet alles. Er zijn nog wensen en noden op onze radar gezet, maar we merken dat er nog wat meer tijd en onderzoek nodig is om deze gedegen uit te werken. Je vind een beknopt overzicht hieronder.

Stukken vernietigen/verwijderen uit archief

De vraag wordt gesteld om niet alleen zelf series te kunnen verwijderen, maar ook content in het E-depot te vernietigen of te verplaatsen. Als informatiebeheerders willen we vooral wijzen op het belang van behoud van integriteit van dossiers, maar er zijn ook pro’s. Omdat we jullie vraag en wensen maximaal willen capteren zoeken nog extra use cases om de nood te staven. Deze mogen opnieuw via de generieke mailbox digitaalarchief@vlaanderen.be gedeeld worden. Tijdens de gebruikersgroep kwamen onderstaande use cases al aan bod:

• Onderwijs en vorming geeft mee dat via de depotbeheerstool dossiers werden opgeladen onder een serie van een andere archiefvormer en de wens heeft om de content van een volledig proces en de gekoppelde series te verplaatsen. Deze use case duidt op de nood om archieven van rechtsopvolgers correct te kunnen toewijzen vanuit het serieregister. Deze wish wordt afzonderlijk opgenomen.

• Ook Provinciaal Archief West-Vlaanderen meldt dat er dossiers die onder verkeerde serie hangen en mss beter kunnen verschuiven/verplaatsen van content (ene dossier naar ander, van ene serie naar ander).

Metadata in bulk in het E-depot wijzigen

De vraag wordt gesteld om niet alleen metadata in het serieregister, maar ook in het E-depot in bulk te wijzigen. Ook hier zijn er opnieuw pro’s en contra’s, maar omdat uniformiteit van functionaliteiten belangrijk is, willen we graag deze vraag verder onderzoeken. Daarom kunnen ook hier use cases van nut zijn. Deze mogen opnieuw via de generieke mailbox digitaalarchief@vlaanderen.be gedeeld worden.

Gebruikersbeheer

Vanuit de lokale besturen kwam de vraag om op een meer efficiënte en geïntegreerde manier rechten te beheren omdat dat vandaag een extra werklast betekent voor de lokale beheerders van elk bestuur.

We beloven hier, in overleg met Digitaal Vlaanderen, te bekijken wat mogelijk is, maar moeten meegeven dat we geen maatoplossingen voor DAV alleen kunnen uitbouwen. De principes moeten passen binnen het beleid van de Vlaamse overheid en met gebruik van de bouwstenen van de VO.

Taakbeheer op userniveau

We merken dat er vragen en wensen zijn om taken aan individuele gebruikers (archiefbeheerders, informatiebeheerders, selectiecommissieleden …) te kunnen toewijzen. Vandaag bestaat die optie er enkel voor de selectiecommissies maar is die oplossing niet geschikt (hard coded) om breed uit te rollen. Daarom gaan we onderzoeken hoe het anders, beter en vooral efficiënter kan.

Momenteel is er geen check of een dossier in een SIP of individuele upload al eerder werd opgeladen, waardoor er dubbele dossiers in het E-depot mogelijk zijn. Kan hier een check op komen op basis van metadata?

Rechtzetting: dit is opgenomen voor de release van 26.2, echter is na de Gebruikersgroep gebleken dat dit item ontbrak in het overzicht en de presentatie, waarvoor onze excuses. We hebben dit punt toegevoegd in het verslag (release 26.2).

Een aantal zaken van de pijnpuntenlijst komen reeds aan bod, maar soms zijn er kleinere zaken die ook mooi meegenomen zijn. Zo zou ik het zeer handig vinden mocht je in je resultatenlijst op een specifieke pagina kunnen klikken en niet enkel op 'volgende'. Bijkomend mag dit ook bovenaan de pagina toegevoegd worden.

Met dank voor de inbreng. We geven dit door aan de organisatie van de workshop ‘Filters en zoeken’.

Ik zou de Vlaamse agentschappen splitsen van de lokale besturen bij de gebruikersgroepen en andere interoperabele aspecten. De werking is te verschillend waardoor vaker het gevoel gekregen wordt dat het overleg of dergelijke niet nuttig was omdat het niet aansluit bij de eigen werking.

Structureel willen we inzichten over de applicaties en hun functionaliteiten bundelen en streven naar een zo generiek mogelijke oplossing. Eventuele verschillen hoeven daarvoor geen hinderpaal te zijn. Daarom gaan we de werking van de gebruikersgroepen niet opdelen volgens een tweedeling lokale besturen - Vlaamse overheid.

Het zou niet slecht zijn om kleine werkgroepjes of workshops voor deelaspecten van het E-depot te voorzien. Zo krijg je meer betrokkenheid van de lokale besturen bij specifieke aspecten (bijvoorbeeld user interface, zoekmogelijkheden, vernietigingsaspect, extra velden, ...). Nu gaat het vaak over algemenere zaken en performantie (wat een probleem blijft) die besturen minder aanspreekt indien ze er nog niet of onvoldoende mee werken. Ze gaan sneller hun mening delen als ze kunnen aansluiten bij een onderdeel die ze als interessant aanschouwen.

Hiermee zijn we akkoord. In het licht van release 26.2 en de vele vragen/meldingen over gebruiksvriendelijkheid zijn twee workshops ingericht. Het staat alle gebruikers vrij om hieraan deel te nemen en hun inzichten en ideeën ken baar te maken. We willen ook in de toekomst werkgroepen organiseren volgens wensen en een zo breed mogelijke insteek.

We horen veel over het GZG-project voor vergunningen maar minder de interessantere kant, namelijk hoe kunnen wij zelf de koppeling tussen de toepassing (Vergunningen.net) en het E-depot gebruiken, en kunnen we nog op maat kleine aanpassingen doorvoeren bij ander gebruik?

Een generieke koppeling is voorzien, waarbij op voorhand is nagedacht over series en metadatavelden. Als er toch behoefte is aan maatwerk, stellen we voor om contact op te nemen met de leverancier.

(Vraag 1) Koppeling met Active Directory van lokale besturen.

(Vraag 2) Koppeling met Active Directory van lokale besturen OF de mogelijkheid om via Excel, CSV of XML in bulk rechten toe te voegen of up te daten.

Dit is nog een openstaand item dat werd aangehaald tijdens deel 2 van de gebruikersgroep, zie: Wishes die we nog verder onderzoeken, maar nog verdere analyse behoeft.

Metadata van dossiers in bulk aanpasbaar maken, nu dient dit steeds handmatig te gebeuren.

Dit is nog een openstaand item dat werd aangehaald tijdens deel 2 van de gebruikersgroep, zie: Wishes die we nog verder onderzoeken, maar nog verdere analyse behoeft.

Duidelijke weergave van de submappen van een dossier: momenteel worden die weergegeven volgens grootte (sic) waardoor medewerkers de interne structuur van een dossier niet meer herkennen.

Met dank voor de inbreng. We willen warm aanbevelen om deel te nemen aan de workshop ‘Filters en zoeken’.

Mogelijkheid om flexibel taken toe te kennen aan rollen binnen het e-Depot zodat bv. een aantal taken van Informatiebeheerder kunnen gedelegeerd worden aan de Archiefbeheerders + Medewerkers koppelen aan de Archiefvormer en niet aan de Bewaargever.

Het toewijzen van taken aan een concrete persoon is nog een openstaand item dat werd aangehaald tijdens deel 2 van de gebruikersgroep, zie: Wishes die we nog verder onderzoeken, maar nog verdere analyse behoeft.

Het koppelen van Archiefbeheerders en Medewerkers aan de Archiefvormer en niet aan de Bewaargever is nog niet aan bod gekomen. Ook dit item moet nog verder worden geanalyseerd. We houden ons eraan om uiterlijk op de volgende gebruikersgroep hier nader op in te gaan.

Extra aandacht voor gebruiksvriendelijkheid van e-Depot voor medewerkers van onze organisatie, dit laat momenteel nog veel te wensen over (bv. persoonlijke voorkeuren worden niet bijgehouden).

Om dit ten gronde verder uit te werken nodigen we je graag uit om deel te nemen aan één van de workshops die nog dit jaar worden georganiseerd.

We hebben enkele testen gedaan qua zoekmogelijkheden. In het E-depot was het problematisch om te zoeken in de series via filter om zo de zoekactie te vernauwen. Wat wel echt aangewezen is.
In het Serieregister konden we via uitgebreid zoeken in het veld "Naam object" geen series terugvinden. We wilden namelijk de zoekactie beperken tot de naam van de serie want anders zoekt hij overal. Doen wij misschien iets verkeerds?

Het is vanop afstand niet mogelijk om te beoordelen of je de beschikbare zoekfunctionaliteiten al dan niet correct hebt gebruikt. We zouden warm aanbevelen om in dit geval aan te sluiten bij de workshop ‘Zoeken en filteren’. Mogelijk levert dit waardevolle inbreng op om deze functionaliteiten te verbeteren.

(Vraag 1) Welke mogelijkheden zijn er om AI toe te passen op ons archiveringsbeleid? Een brainstorm met collega's zou heel nuttig zijn.

(Vraag 2) Hebben jullie plannen om AI te integreren in het e-depot van DAV?

Op dit moment hebben wij geen concrete plannen om AI te gebruiken binnen onze toepassingen. Mogelijks organiseren we hierover in 2026 wel een sessie, met gebruikers en experten, om nader de mogelijkheden te onderzoeken richting DAV-2.0.

Het aanmaken van relaties tussen dossiers kan nu enkel 1 per 1, het zou vlotter verlopen mochten we telkens meerdere kunnen aanduiden.

Het kunnen uitvoeren van bulkacties op dossier is iets wat we nog verder onderzoeken, zie: Wishes die we nog verder onderzoeken.

Na het opladen van e-mails in de definitieve omgeving, worden de bijlagen apart gezet waardoor je telkens met "images" in het e-depot zit die totaal niet relevant zijn en het e-depot bevuilen.

Zeer terechte opmerking. Hiervoor wordt een oplossing uitgewerkt, wat ook is toegelicht tijdens de Gebruikersgroep. (zie het onderdeel over E-mails)

Is er al een planning voor de nieuwe raadplegingsportalen?

Dit nemen we mee in DAV 2.0. Onder voorbehoud zouden we dit willen opnemen in 2026.

Het zou heel handig zijn om bepaalde filtercombinaties op te kunnen slaan of de filters te kunnen sorteren naar eigen wensen.

Met dank voor de inbreng. We zouden warm aanbevelen om in dit geval aan te sluiten bij de workshop ‘Zoeken en filteren’.

Informatiebeheerders kunnen momenteel geen serie of stuk verwijderen bij eventuele fouten. Nu kan het alleen via de VO, hetgeen omslachtig is. Het zou toch mogelijk moeten zijn dat in ieder geval 1 informatiebeheerder per tenant wel de mogelijkheid krijgt om dit te doen. Waarbij uiteraard de acties gelogd dienen te worden.

Dit is nog een openstaand item dat werd aangehaald tijdens deel 2 van de gebruikersgroep, zie: Wishes die we nog verder onderzoeken, maar nog verdere analyse behoeft.

De view van de gearchiveerde dossiers is voor verbetering vatbaar. Zoals het nu is kan de administratie niet vlot zoeken in de dossiers en de submappen in het dossier. En dat komt de gebruiksvriendelijkheid niet ten goede.

Met dank voor de inbreng. We zouden warm aanbevelen om in dit geval aan te sluiten bij de workshop ‘Zoeken en filteren’.

Zowel bij het Serieregister als bij het E-depot springt de weergave van het aantal records telkens terug naar 10, ook al heb je dit als gebruiker gewijzigd naar bijv. 50. Kan dit worden aangepast, want zoals het nu is is het niet gebruiksvriendelijk.

Dit wordt opgelost in de release van 26.1.

Ik was aanwezig op de Kennisnetwerk- en inspiratiedag Documentbeheer 2025. Toen werd aangegeven dat er voor het e-depot nog onderhandelingen waren met een EU-partner ivm serveropslag. Ook zou er gewerkt worden aan de performantie van de raadpleegfunctie, etc. Graag had ik een stand van zaken gekregen. Dit kan voor de hele groep, want denk dat dit voor iedereen nuttig is.

De overstap naar een Europese aanbieder behoort tot het traject DAV-2.0.

Verbeteringen aan performantie, genomen maatregelen en te nemen stappen, zijn eveneens toegelicht op de Gebruikersgroep, zie Performantie.

Voor de concrete verbetering van raadpleegfunctionaliteiten, wijzen we graag op de mogelijkheid om deel te nemen aan de workshop ‘Zoeken en filteren’.

Voldoen aan e-IDAS 2 en NiS-2.

Ja, daar willen we aan voldoen, zie ook de toelichting over DAV-2.0.

Betere views op zoekresultaten: meer resultaten per pagina (100) en een duidelijke weergave van submappen in dossiers.

Met de release van 26.1 wordt de weergave structureel verhoogt van 10 naar 25 objecten per pagina, zie ook de toelichting over de release 26.1. Wat betreft de weergave, willen we warm aanbevelen om bij te dragen aan de workshop ‘Zoeken en filteren’.

De meldingen uit de servicedesk DAV zijn verdwenen? Wat is de bewaartermijn daarvoor? Mag voor mij wel wat langer :')

Wij nemen bij TOPdesk een basispakket af, waarbij we te maken hebben met een opslaglimiet. Daarnaast zijn gearchiveerde meldingen niet meer toegankelijk voor gebruikers.

Vanaf 2027 stappen we over naar een nieuwe servicedesk van Het Facilitair Bedrijf.

In bulk kunnen aanpassen van metadata, of in bulk dergelijke zaken kunnen exporteren.

Bulkacties zijn nog een openstaand item dat werd aangehaald tijdens deel 2 van de gebruikersgroep, zie: Wishes die we nog verder onderzoeken, maar nog verdere analyse behoeft.

Zorg ervoor dat het in het e-depot filtering intuïtiever werkt voor eindgebruikers. Misschien de zij-balken aan te passen door de admin.?

Voor de concrete verbetering van raadpleeg- en zoekfunctionaliteiten, wijzen we graag op de mogelijkheid om deel te nemen aan de workshop ‘Zoeken en filteren’.

Is het mogelijk om in rapporten een overzicht van de dossiers per serie en per status te voorzien?

Voor de concrete verbetering van rapporteringsdoeleinden, wijzen we graag op de mogelijkheid om deel te nemen aan de workshop ‘Invoer en rapportering’.

1. Wat moeten we doen met de series die momenteel enkel een administratieve bewaartermijn hebben? Mogen we deze nog aanmaken?

2. Update sjabloonseries in het Serieregister

1. Natuurlijk mag je deze nog aanmaken. Voor series waar er geen wettelijke bewaartermijn voor bestaat is er enkel een administratieve bewaartermijn mogelijk.

2. Eerste versie pagina Vooruitgang SjabloonseriesPreview  zal klaarstaan in de week van 17/11. Je zal daar de opvolging kunnen doen. Ik verwacht dat deze maand nog de sjabloonseries over financiën gepubliceerd zullen worden. Daarnaast worden de bestaande sjabloonseries ook stelselmatig aangevuld met metadata over informatieclassificatie, openbaarheid en hergebruik zodat deze een stuk toegankelijker worden.

1. Koppelingen met applicaties en software pakketten: waar kunnen we hiervan een overzicht vinden?

2. Waarom worden nieuwe versies van series niet retroactief toegepast op de documenten al in het e-depot aanwezig onder die serie? Hierdoor kunnen wij documenten hebben met verschillende bewaartermijnen als wij bijvoorbeeld de series aanpassen naar sjabloonseries.

1. Het overzicht van de koppelingen is in opmaak. Deze pagina is nog niet gepubliceerd

2. Momenteel wordt enkel een wijziging in de beveiligingsgroep retroactief toegepast. Het kan namelijk voorkomen dat een nieuwe bewaartermijn van toepassing is maar dat deze niet retroactief toegepast mag worden. Als je dan de serie aanpast wil je bijvoorbeeld niet dat alle aanwezige dossiers de nieuwe bewaartermijn overnemen. Vanuit DAV gaat er in de toekomst een analyse gebeuren voor welke metadata een aanpassing op serieniveau een wijziging in het E-depot in gang moet steken en voor welke metadata niet. Dit is een complexe oefening waar later nog over gecommuniceerd zal worden.

Er waren bij onze pilot deze zomer problemen met het gebruik van de metadatacollector. Deze raakten niet opgelost door de collega's van DAV. Ik zou graag bespreken of hier al oplossingen voor zijn en zo ja, wat deze inhouden. We willen immers graag nieuwe projecten starten in het E-depot. 

Uit analyse van het toenmalige bedrijf dat de metadatacollector gebouwd heeft, blijkt dat er een mogelijke error in de software is gekropen door een nieuwe versie van onderliggende software die gebruikt wordt. We hebben beslist om ons te focussen op de andere toepassing SIPcreator die dezelfde functinaliteiten kan uitvoeren als de metadatacollector.