/
Veelgestelde vragen E-depot

Veelgestelde vragen E-depot

Op deze pagina vind je alle vragen en antwoorden over het Serieregister die we regelmatig ontvangen.

Welke functionaliteiten biedt het E-depot?

Uitgebreide uitleg in verband met de functionaliteiten van het E-depot kan je terug vinden op onze Confluence-pagina: E-depot

Hoe ver staat de uitrol en het gebruik van het E-depot vandaag?

Het E-depot is al volop operationeel. In januari 2026 zijn 60 organisaties aangesloten op het E-depot. Dit is een mix van lokale besturen, entiteiten van de Vlaamse overheid en andere organisaties. Het platform wordt dus actief gebruikt.

Is het E-depot een DMS (Document Management Systeem)? Is het E‑depot geschikt voor documenten die je vaak moet raadplegen of waarin je dagelijks wil zoeken?

Nee. Het E‑depot is géén Document Management System (DMS) en is niet bedoeld voor dagelijkse, actieve werkprocessen. Het is een specifiek archiefplatform voor langetermijnbewaring, met een sterke focus op behoud van authenticiteit, integriteit en wettelijke bewijskracht. Het is dus véél meer dan een dossierapplicatie.

Het E‑depot dient om informatie duurzaam te bewaren nadat ze haar actieve levensfase heeft doorlopen. Voor intensief gebruik, dagelijkse opzoekingen of actieve dossieropvolging is een DMS, SharePoint-omgeving, gemeenschappelijk klassement op een ander platform, … meer aangewezen.

Over de voordelen en de specificiteit van het E-depot lees je meer op deze pagina: Waarom aansluiten? Voordelen E-depot DAV

Is er een testomgeving van het E-depot beschikbaar?

Ja, er is een testomgeving beschikbaar, maar enkel voor aangesloten organisaties. Je krijgt een eigen testomgeving voor jouw organisatie.

Wat is de garantie dat documenten in het E-depot op lange termijn bewaard blijven?

Over de voordelen van het E-depot lees je meer op deze pagina: Waarom aansluiten? Voordelen E-depot DAV

Waar staan de digitale bestanden van het E-depot?

Op volgende pagina vind je meer informatie over de ‘hosting en storage' van de DAV-applicaties: Informatieveiligheid

Wat moet er gebeuren met de digitale bestanden die al in het E-depot zitten maar ook nog lokaal staan?

Dit is een beslissing van jouw organisatie zelf. In principe is het niet noodzakelijk om de bestanden lokaal te blijven bewaren, aangezien ze duurzaam en persistent zijn opgeslagen in het E‑depot.

Het E‑depot voorziet bovendien in een hoge mate van veiligheid: Digitaal Archief Vlaanderen maakt drie back-ups op drie verschillende geografische locaties.

Kunnen documenten nog verwijderd worden wanneer ze al gearchiveerd zijn in het E-depot?

Nee. De enige uitzondering hierop is het vernietigen van dossiers na het verstrijken van hun bewaartermijn(en). Het E‑depot is een bewaaromgeving waarin integriteit en authenticiteit van documenten worden gegarandeerd. Eens documenten of dossiers zijn gearchiveerd in het E‑depot, kunnen ze niet meer worden verwijderd.

Daarom is het belangrijk dat de opschoning van dossiers en documenten (zoals verwijderen van dubbels of niet‑relevante stukken) gebeurt vóór ze worden opgeladen in het E‑depot.

Kan de metadata van een dossier nog aangepast worden wanneer het al in het E-depot is opgenomen?

Ja, dat kan. Het is mogelijk om na het opladen van een dossier naar het E-depot de inhoud van de metadatavelden nog aan te passen. Meer informatie vind je hier: Archief raadplegen en inhoud bewerken | Metadata bewerken

In welke formaten kan je de digitale bestanden raadplegen in het E-depot?

  1. Toegelaten bestandsformaten in het E-depot => PRONOM-ID’s van National Archives. Over het formaatregister van het E-depot lees je meer op deze pagina: Formaatregister - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence

  2. Daarnaast wordt van de meeste originele bestanden die worden opgeladen in het E-depot automatisch een preserverings- en raadplegingskopie gemaakt. Hiervoor zijn de formaten vastgelegd in het transformatieregister, zie ook: Invoer | Goedkeuren

Voorziet Digitaal Archief Vlaanderen ondersteuning bij vragen rond het E-depot?

Voor alle toepassingen, dus ook voor het E-depot, biedt DAV het volgende aan:

  • Twee releases per jaar (elke release brengt bijkomende of verbeterde functionaliteiten met zich mee)

  • Functionele ondersteuning:

  • Advies en stappenplan

  • Meedenken over series en metadata

  • Begeleiding bij mapping en API

  • Best practices (pre-ingest, archivering by design)

  • Een eigen testomgeving

  • De beschikbaarheid van API’s (application programming interface)

  • Gebruikers- en API-documentatie

  • Tooling voor pre-ingest (bv. SIP-creator) om digitale bestanden vlotter in het E-depot in te voeren

  • Een Gebruikersgroep die mee de roadmap van de verschillende DAV-platformen bepaalt

Is het mogelijk dat de abonnementskost van het E‑depot wordt aangepast aan de grootte van een organisatie / lokaal bestuur?

Deze vraag werd aangekaart bij de Vlaamse Regering, maar niet weerhouden. Bij de oprichting van Digitaal Archief Vlaanderen in 2018 besliste de Vlaamse Regering dat de abonnementskost niet wordt gedifferentieerd op basis van de grootte van het bestuur.