20240529 - Gebruikersgroep DAV - Serieregister

Cijfers

• Uit cijfers blijkt dat het aantal gepubliceerde series het voorbije jaar sterk gestegen is.

• Vooral lokale besturen zijn zeer actief geworden in de toepassing

• Aangezien de algemene selectielijst voor gemeenten zijn geldigheid verloor op 1/1/2024 startte DAV in 2023 een project om alle lokale besturen aan te sluiten op het Serieregister zodat ze toegang hebben tot de sjabloonseries. Vandaag zijn 93% van de lokale besturen aangesloten of is het aansluitingsproces lopende. De resterende 20 lokale besturen die nog moeten aansluiten hebben hiervoor uiteenlopende redenen. Wanneer er bijvoorbeeld een concrete fusie op de planning staat, wordt de aansluiting uitgesteld.

Samenvatting laatste release

• Twee migraties (op infrastructuurniveau en van data wegens wijzigingen aan het datamodel (openbaarheid)) hebben een zware impact gehad op de load, waardoor alle gebruikers problemen ervaarden. Als oplossing is het systeem meerdere keren opgeschaald

• Communicatie moet beter: verbeteracties worden in kaart gebracht en suggesties zijn welkom: digitaalarchief@vlaanderen.be!

• Bij de volgende release zal de applicatie geen downtime meer hebben

• De waarden rond openbaarheid werden gewijzigd van ‘openbaarheid stukken’ en ‘openbaarheid dossiers’ naar ‘Wat is openbaar?' Deze wijziging werd tijdens de gebruikersgroep toegelicht.

Planning release najaar 2024

• Voor de volgende release streeft Zeticon ernaar om, in functie van de beschikbare tijd, de volgende zaken te implementeren in volgorde van wat eerst aangepakt wordt. Dit is dus geen garantie dat alles geïmplementeerd zal worden,

  • Export volledige zoekopdracht in CSV-formaat

  • Contactinfo toevoegen voor openbaarheidsaanvragen vanuit publieksportaal (archief.vlaanderen.be)

  • Toevoeging ‘Externe koppelingen’ met link naar Gebruikersomgeving en servicedesk

  • Volledige naam van object tonen als muis op de titel staat.

Backlog - wensen & prioriteiten

• Aan het begin van deze toelichting wordt de nadruk gelegd op het proces dat een nieuwe functionaliteit doorloop van idee tot uitvoering in een bepaalde release. Hiermee willen we duidelijk maken dat er heel wat stappen doorlopen worden vooraleer een functionaliteit geïmplementeerd kan worden.

• Op de Backlog van DAV en de wishlist van Zeticon staan volgende grote zaken m.b.t. het Serieregister:

  • Filters in takenlijst zijn complex

  • Extra mogelijkheden steekproefpercentage

  • Feedback geven aan selectiecommissie bij corrigeren afgekeurde versie

  • E-mail notificaties voor taken

  • Selectiecommissie: bij publicatiebeslissing alle voorgaande evaluatie kunnen raadplegen

  • Procesbeheer uitbreiden

  • Betere en meer performante zoek in filters

  • Bulktoewijzingen beveiligingsgroepen

• Daarnaast zijn er enkele ruimere ideeën die moeilijk te implementeren zijn in de huidige opzet van het Serieregister, maar daarom zeker niet vergeten mogen worden:

  • Lijsten kunnen aanpassen aan de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker

  • Sjabloonseries leidend maken door ook metadata rond openbaarheid en hergebruik in te vullen

• Tijdens de presentatie van deze backlog wordt er minimaal ingegaan op vragen van de gebruikers aangezien deze in het evaluatieonderdeel behandeld werden.

Sjabloonseries

• De selectiecommissie gemeenten werkt momenteel aan volgende thema’s:

  • Verkiezingen (publicatie voorzien voor de verkiezingen van 9 juni)

  • Financiën

  • Personeel

  • Stage Archivistiek: woonzorgcentra

• De selectiecommissie Vlaamse Overheid heeft rond volgende thema’s gewerkt:

  • Facilitair beheer, hergebruik, verzekeringen, Europese subsidies, welzijn en personeel

  • Klokkenluidersmeldingen (Deze zijn ook bruikbaar voor gemeenten!)

Terugkoppeling Servicedesk

• Vooral meldingen rond:

  • Lokale besturen: processen in bulk laten importeren

  • Series laten verwijderen

  • Fouten bij importsjabloon voor bulkimport

  • Bugs

    • Taken die niet uitgevoerd worden

    • Zoekfuncties en filters die niet werken

    • Series die niet geladen worden

• Statusupdates via applicaties:

  • Confluence: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV  ​

  • Topdesk: https://digitaalarchief.topdesk.net ​

Toekomst

Maximale bewaartermijnen

• Decreet tot wijziging van diverse decreten, wat het beheren en bewaren van bestuursdocumenten en persoonsgegevens betreft. Dit werd bekrachtigd en afgekondigd op 17 mei 2024. Hierin zullen maximale bewaartermijnen voor vaak voorkomende processen/procedures/verwerkingen van persoonsgegevens vastgelegd worden. Natuurlijk heeft dit een grote impact op het Serieregister

• Vanuit DAV en in samenwerking met de voorzitters van de selectiecommissie Vlaamse Overheid en Gemeenten wordt er nagedacht hoe we hier in het Serieregister mee zullen omgaan.

• Om alle betrokkenen te informeren worden er 3 infosessies georganiseerd: 27 juni (Gent), 3 september (Brussel), 9 september (Leuven): Infosessie Bewaartermijnen | Vlaanderen.be

• In de zaal zijn er hier heel wat vragen rond, maar op de infosessies in juni en september zal er veel meer duidelijkheid zijn over de impact op het Serieregister.

DAV Toekomst

• DAV werkt aan een plan om in de toekomst sneller te kunnen ontwikkelen op de verschillende toepassingen zodat er sneller en eenvoudiger ingespeeld kan worden op de behoeften van de gebruikers.

Gebruikersgroep in de toekomst

• Najaar 2024: digitale bijeenkomst ​29 november 2024​

• Voorjaar 2025: fysieke bijeenkomst​

  • Groter event waarbij alle gebruikersgroepen van de DAV-platformen op 1 dag zullen plaatsvinden​

    • Plenaire sessie met daarbij de algemene roadmap/planning die van belang is voor alle platformen​

    • Specifieke sessies per platform​

    • Break-outsessies gericht op kennisdeling/ervaringsuitwisseling​

Varia en Vragen

Via het inschrijvingsformulier werden er enkele vragen gestuurd die één voor één behandeld werden:

• Aanpassingen in bulk: dit is al enkele keren op de radar verschenen, maar brengen heel wat potentiële risico’s met zich mee. Dit zal voor de eerste keer getest worden met de functionaliteit om aan meerdere series tegelijk een beveiligingsgroep te koppelen. Afhankelijk van het resultaat van deze implementatie kan DAV bekijken welke andere aanpassingen in bulk mogelijk zijn.

• Onthouden van zoekresultaten bij terugkeer naar lijst: verschil tussen lijst-aantal dat niet onthouden wordt (de toepassing reset dit altijd naar 10 objecten) en geactiveerde zoektermen die verdwijnen als je een serie reviewt vanuit een zoekresultaat en na de review terug naar de lijst gaat. Dit kan deels verholpen worden door de work around ctrl+klik waarbij meerdere series in verschillende tabbladen geopend worden. Daarnaast is DAV hiervan al op de hoogte.

• Enkel series tonen van de eigen organisatie: is al geïmplementeerd in lijst ‘gepubliceerde series’, maar (nog) niet in lijst ‘alle objecten’. Vanuit de groep is duidelijk het signaal dat dit handig is in de lijst ‘gepubliceerde series’, maar ook een meerwaarde kan bieden in andere lijsten. DAV zal dit als een verbetering opnemen.

• Series laten verwijderen: kan via Servicedesk aangevraagd worden, vraag nog niet groot genoeg om dit als functionaliteit in te bouwen.

• Bewaargever als kolom in ‘alle objecten’: Dit kan gevraagd worden aan Zeticon, maar hierdoor zal er een andere kolom wegmoeten of worden alle kolommen smaller. Bij navraag blijkt dat dit al deels verholpen kan worden wanneer in deze lijst standaard de filter aanstaat waarmee alleen objecten van de eigen organisatie getoond worden.

• Verwijderen en aanpassen van processen: zit in functionele analyse

Ter afsluiting van deel 1 werden er een aantal korte vragen. Deze vragen peilden bij de deelnemers onder andere naar hoe ze aan de slag gaan in het Serieregister en wat ze allemaal nog doen met series. Enkele conclusies:

• Bij de meeste deelnemers weten de collega’s die iets met archief- en informatiebeheer te maken hebben wat een serie is.

• De sjabloonseries worden door de meeste deelnemers gebruikt als vertrekpunt om een serie aan te maken of als controlemiddel als een serie op een andere manier aangemaakt wordt (bijvoorbeeld door een gepubliceerde serie te kopiëren)

• Bij de meeste deelnemers worden series ook buiten het Serieregister gebruikt (een vernietiging voorbereiden, de mappenstructuur aanpassen…)

• De meerderheid van de deelnemers vult ook niet verplichte metadata in zoals datering, trefwoorden, extra informatie, type persoonsgegeven…)

• Wanneer een serie afgekeurd wordt door de selectiecommissie hebben de meeste gebruikers voldoende info om deze te corrigeren. Toch zijn er ook deelnemers die aangeven dat ze soms meer gedetailleerde feedback missen om de serie te corrigeren.

• Hoe vaak deelnemers het Serieregister bezoeken is zeer verschillend binnen de groep deelnemers. Sommigen loggen maar enkele keren per maand in terwijl anderen bijna dagelijks inloggen. Dit hangt natuurlijk ook zeer hard samen met hoe actief een organisatie op dat moment is in het Serieregister.

Evaluatie

Tijdens deel 2 van de gebruikersdag werd de groep in twee verdeeld waarbij elke groep het Serieregister evalueerden op vlak van de volgende thema’s:

• Wat missen we nog op de backlog / wishlist

• Extra metadata van een serie

• Sjabloonseries

• Welke ondersteuning wordt er verwacht vanuit DAV?

• Hoe moet de volgende gebruikersdag eruit zien?

In elke groep mochten de gebruikers feedback geven op vooraf bepaalde categorieën. Per categorie worden hieronder de belangrijkste opmerkingen samengevat. Alle zaken die aan bod kwamen worden wel opgenomen in de backlog van DAV.

Vanuit DAV waren volgende extra metadata al in beeld gebracht:

• Info over de drager​

• Alternatieve naam voor serie​

• Organisatieonderdeel

• Elementen uit het verwerkingsregister

Vanuit de deelnemers kwamen daarnaast ook andere interessante metadata naar voren:

• Opslaglocatie

  • Bij analoog archief info over fysieke locatie

  • Bij digitaal archief url die naar locatie verwijst

• Eindverantwoordelijke aangeven (persoon die meeste kennis heeft over dossiers van de serie)

• Link met NDC-UDC

Vanuit de lokale besturen wordt op basis van de rangschikking volgende advies gegeven:

• Thema Beheren van en zorg dragen voor erfgoed mag lager in de rangschikking

• Thema Beheer van de roerende goederen, de intellectuele eigendommen en de uitbestede diensten mag hoger in de rangschikking

• Onderzoeken of er sjabloonseries over lager onderwijs toegevoegd kunnen worden

Daarnaast geven de lokale besturen aan dat het handig zou zijn indien er op de gebruikersomgeving een lijst zou zijn waar de status van de omzetting van de algemene selectielijst geraadpleegd kan worden.

Algemeen was er tevredenheid over de dienstverlening vanuit DAV. Toch zagen de deelnemers enkele zaken waarop ingezet kan worden in de toekomst.

• Gezamenlijke invoerdagen

• Zitdagen in de provincies

• Opleidingen over mogelijkheden om het Serieregister in de dagdagelijkse werking te integreren

• Opleidingen om ervaringen te delen

De deelnemers geven aan dat er op twee vlakken ingezet moet worden:

• Voor gebruikers waar archief- en informatiebeheer nog niet sterk geïmplementeerd is, inzetten op kennisdelingssessies en algemenere sessies die drempelverlagend werken.

• Voor gebruiker waar archief- en informatiebeheer sterker geïmplementeerd is, inzetten op

  • Enerzijds sessies die dieper ingaan op specifieke aspecten van het Serieregister (bvb. hoe meer co-creatie mogelijk maken)

  • Anderzijds sessies waar gezamenlijk oplossingen voor problemen/uitdagingen gezocht worden.