Koppeling Serieregister
Een dossier maakt in het Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van een serie uit het Serieregister. Bij het importeren of aanmaken van een dossier kan je steeds een gepubliceerde serie voor jouw organisatie en toegekende groepen (zie permissies) kiezen om je dossier(s) in onder te brengen. Eenmaal je een dossier hebt aangemaakt, kan je de gekozen serie niet meer wijzigen.
De koppeling tussen een dossier en een serie heeft impact op volgende onderdelen:
Overerving van beheersmatige metadata
De gekozen serie zorgt ervoor dat beheersmatige metadata van de serie op een dossier en zijn stukken worden overgeërfd. Zo krijgt het dossier dezelfde beheersregels als die van de serie waartoe het behoort.
Voorbeeld:
Op de serie wordt een bewaartermijn van 7 jaar toegekend. Deze informatie zal bij het aanmaken van een dossier onder die serie overgenomen worden op het dossier en het stuk.
De overerving wordt echter doorbroken wanneer men manueel beheersmatige metadata wijzigt op één van de onderliggende niveaus.
Bestemming 'Bewaren van steekproef'
Bij het aanmaken van een serie kan de serie- of informatiebeheerder de bestemming voor dossiers binnen de serie bepalen. Wanneer hij/zij hierbij de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ kiest, moet er ook een steekproefpercentage worden bepaald. Dit percentage wordt door het systeem gebruikt om te bepalen welke dossiers binnen die serie uiteindelijk zullen bewaard blijven en welke andere dossiers de bestemming ‘Vernietigen’ zullen krijgen. Het proces gaat als volgt:
Maak een serie aan in het Serieregister. Kies de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ en kies een steekproefpercentage uit de lijst.
Voeg in het E-depot dossiers toe aan deze serie en publiceer ze.
Elke week (op zaterdagnacht) voert het systeem een proces uit waarbij willekeurig wordt bepaald welke dossiers van deze serie te bewaren zijn. Het proces controleert steeds of de serie minstens 100 dossiers bevat.
Indien de minimale hoeveelheid is bereikt, bepaalt het systeem het aantal te bewaren dossiers op basis van het ingegeven percentage. Deze dossiers krijgen de bestemming ‘Bewaren’. De overige dossiers binnen de serie krijgen de bestemming ‘Vernietigen’.
Indien de minimale hoeveelheid niet is bereikt, blijft de bestemming van de dossiers ‘Bewaren van steekproef’.