1. Wat?

De tweede fase van de SIP-Creator werd specifiek ontwikkeld om klanten bij te staan bij het migreren van reeds overgedragen archief naar de depotbeheerstool.

2. Configuratie

De SIP-Creator fase 2 moet op dezelfde manier geconfigureerd worden als beschreven onder de SIP-Creator pagina. Het enige verschil vind je in het “Misc” tabblad, waarbij je je actieve rol moet aanduiden en het actieve SIP type. Voor de migratie is het belangrijk om de actieve rol op “klant” in te stellen en het actieve SIP type op “migratie”.

De bestandscontrole lijst locatie moet niet ingevuld worden voor klanten. Klik vervolgens op opslaan.

3. Invoer

3.1. Overdrachtslijsten toevoegen

Je start door de gewenste overdrachtslijst te downloaden van SharePoint. De overdrachtslijst moet een .db bestand zijn en de status “Klaar voor input klant” hebben. Vervolgens ga je naar de SIP-Creator en druk je op de knop “Bestandslocatie”. Je sleept dan het gedownloade overdrachtslijstbestand vanuit “Downloads” in je verkenner naar de map die geopend werd met de bestandslocatieknop. De map heeft de naam “overdrachtslijsten”. Alle overdrachtslijsten die in deze map staan zullen in de SIP-Creator onder elkaar weergegeven worden. Om de lijsten te laden sluit je de SIP-Creator af en start je hem terug op.

Opgelet, een importsjabloon mag slechts 9999 lijnen bevatten. Als er dus te veel dossiers van één serie aanwezig zijn in een overdrachtslijst, kan je deze best opdelen voordat er een database aangemaakt wordt. Neem het sjabloon van de overdrachtslijst over en plak hierin de de dossiers die teveel zijn, met alle informatie die terug te vinden is onder het tabblad “Overdrachtslijst”. Pas daarbij de naamgeving aan volgens het volgende formaat: “Naamoverdrachtslijst_deel1”. Zet vervolgens de nieuwe overdrachtslijsten in dezelfde documentenset. Blijf tenslotte ook de originele lijst behouden in de documentenset.

3.2. Overdrachtslijsten omzetten naar importsjablonen (zonder URI serieregister)

Om te starten met een importsjabloon, druk je op de knop “open”. Je kan nu de overdrachtslijst zien. Om de overdrachtslijst op te delen in verschillende importsjablonen, selecteer je eerst de juiste serie. Vervolgens selecteer je alle dossiers die in die serie moeten zitten door de ctrl- of shift-knop op je toetsenbord ingedrukt te houden en te klikken op de nummers voor de benodigde dossiers.

Klik vervolgens links bovenaan op “Voeg toe”. De SIP-Creator gaat de gevraagde dossiers invullen in een importsjabloon dat gelinkt is aan de juiste serie. Het importsjabloon zal bovenaan in een tabblad verschijnen. Je gaat ook zien dat in de overdrachtslijst de inhoud van kolommen “series_name” en “uri_serieregister” overschreven zal worden met de URI van de desbetreffende serie in het serieregister.

Wijs alle dossiers in de overdrachtslijst toe aan de juiste serie.

Als een dossier aan de foute serie toegewezen is, kan dit eenvoudig aangepast worden door onder het tabblad “Overdrachtslijst” het dossier en de juiste serie te selecteren. Klik ten slotte op de Voeg toe-knop. De toegewezen serie zal overschreven worden.

3.3. Overdrachtslijsten omzetten naar importsjablonen (Met URI serieregister)

Als er in de overdrachtslijsten per dossier al een URI opgenomen is, gaat de SIP-Creator al importsjablonen aanmaken. In elk importsjabloon worden dan automatisch de juiste dossiers gezet. Het is nog altijd mogelijk om de URI te overschrijven als een dossier bijvoorbeeld aan de foute serie toegekend werd. Dit gebeurt op dezelfde manier als onder 3.2.

3.4. Fouten in importsjablonen oplossen

Je opent het importsjabloon door te klikken op het desbetreffende tabblad. Hier krijg je het importsjabloon te zien. Los de fouten in het importsjabloon op. De fouten in het importsjabloon zijn aangegeven met een rode kleur. Als je met je muis over de cel hoovert, zal je te zien krijgen over welke fout het precies gaat. Nadat de fout opgelost wordt, verdwijnt ook de rode kleur van de cel. Het is ten slotte mogelijk om enkel de rijen met fouten te tonen door onderstaand vakje aan te vinken:

In de importsjablonen wordt er op dezelfde fouten gecontroleerd als in de eerste fase. Daarbij gaat hij ook kijken of er onder “Path in SIP” een “/” aanwezig is.

Als alle fouten opgelost zijn, klik je op opslaan om je wijzigingen bij te houden.

3.5. De overdrachtslijstdatabase op SharePoint plaatsen

De database van je overdrachtslijst gaat nu alle importsjablonen (zonder fouten) bevatten. Deze moeten nu terug op SharePoint geplaatst worden zodat deze in het E-depot geïmporteerd kunnen worden. Klik daarvoor eerst op “bestandslocatie” in de SIP-Creator, je wordt dan onmiddellijk naar de juist locatie gestuurd op de verkenner. Pas op deze locatie nog de naam van de overdrachtslijst aan: achter de naam van de overdrachtslijst zet je “_klant”. De naam van de overdrachtslijst ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: BZ_DBZ_OO_2014_1_klant. Ga vervolgens naar SharePoint en klik de juiste documentenset open. Sleep de zonet aangepaste database in de documentenset op SharePoint. Pas de metadata aan naar “Klaar voor info archiefdepot” onder “Status archiefdepot”. Op het niveau van de documentenset pas je ten slotte de metadata van “Status Migratie” aan naar “in verwerking”. Je kan nu de database verwijderen uit de map ”overdrachtslijsten”.

Als je niet meer weet waar je de databases terug kan vinden, klik je op de knop “Bestandslocatie” in de SIP-Creator. Je wordt daarmee naar de map met overdrachtslijstdatabases gestuurd in de Windows verkenner.

Soms start de SIP-Creator traag op, dit kan liggen aan de hoeveelheid databases die in de map “overdrachtslijsten” (“zelf gekozen naam mapje”>”SIP_creator”>”overdrachtslijsten”) staan. Om de SIP-Creator sneller te laten opstarten kan je best een aantal databases wissen, zeker als ze erg veel lijnen bevatten.

3.6. Wat als je terug gecontacteerd wordt ivm fouten in de database

Als er toch nog een foutje door de mazen van het net gekropen zou zijn, kan je terug gecontacteerd worden. Om de eventuele fout op te lossen, ga je de database terug moeten opladen in je SIP-Creator. Je gaat daarvoor terug de database downloaden die je zelf op SharePoint gezet hebt. Volg terug de procedure van 3.1.