20241129 - Gebruikersgroep DAV - E-depot/Serieregister

Personeelsnieuws

• Stijn Bovy werkt sinds 14 oktober niet meer voor DAV;

  • taken zijn intern overgedragen;

  • Stijn is niet langer beschikbaar voor vragen over DAV.

• Quincy Oeyen beperkt aanwezig tot eind 2024 (vaderschapsverlof).

• Nieuwe gezichten bij de Cluster Documentbeheer in het kader van een nieuwe dienstverlening.

Nieuwe dienstverlening: Ondersteuning bij Informatiebeheer

Waarom?

• Grote nood aan ondersteuning bij informatiebeheerprojecten;

• Vaak inzet van consultants;

  • tijdelijk

  • kennis verdwijnt

  • kostenplaatje

• Tevens nood aan klankbord voor informatiebeheer binnen een entiteit.

Wat?

• Specifieke ondersteuningstrajecten;

• Steeds project gebaseerd (afgebakend in tijd);

• Voorbeelden:

  • Series in kaart brengen

  • Integratietrajecten op DAV

  • Implementatie en beheer van softwarepakketten

Voor wie?

• Alle entiteiten van de Vlaamse overheid, cf. art. I.3 1° Vlaamse overheid van het Bestuursdecreet.

Indicatie kostprijs

• Entiteit die afneemt, betaalt de loonkost van het ingehuurde profiel

Open

Raamovereenkomst “Digitaliseren van (bestuurs)documenten”

Algemeen

• Het Facilitair Bedrijf (HFB) treedt hier op als aankoopcentrale.

• Digitaal Archief Vlaanderen (DAV), onderdeel van HFB, zorgt voor de langetermijnbewaring (E-depot) en ontsluiting (via portalen) van gedigitaliseerde bestuursdocumenten.

• Doelgroep (zie slide 9 van de presentatie).

Procedure

• Mededingingsprocedure met onderhandeling

• 3 percelen:

  • Perceel 1 - Digitalisering van inkomende post

  • Perceel 2 – Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving

  • Perceel 3 – Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten

• Looptijd raamovereenkomst: 3 jaar + 1 

Scope

• Digitalisering inkomende post

• Retrodigitalisering (bestuurs)documenten

• (Bestuurs)documenten:

  • Variatie in afmetingen (A6 tot A0, speciale formaten)

  • Diverse analoge dragers (bv. perkament, papier, kalk, fotografisch papier, microfilm)

  • Goede staat of slechte conditie

  • Tekst en/of afbeeldingen 

NIET

• Scanning-on-demand

• Bewaren van analoog archief

• Digitalisering van audio(visueel) materiaal

Voortraject en lastenboek

Een toelichting volgt over het voorbereidende werk en het uiteindelijke lastenboek.

Projectplanning

• Afgerond

  • alle stappen tot en met 12/11/2024 (Uitsturen opdrachtdocumenten geselecteerde kandidaten) zijn afgerond.

• Vervolgstappen

  • zie slide 17 voor een overzicht.

  • De eerstvolgende is het openstellen van de offertes, timing 19/12/2024.

  • De laatste stap, Sluiting, is voorzien voor 1/06/2025.

• Voorziene start uitvoering: september 2025

Gemeente zonder Gemeentehuis-project - Stad Mechelen

Kader en context

Het Facilitair Bedrijf (DAV) werkt samen met Stad Mechelen, Departement Omgeving (DOMG), Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB), Digitaal Vlaanderen en meer dan 70 deelnemende lokale besturen bij het uitvoeren van het transformatief ontwikkelings- en implementatietraject "Dienst Omgeving - Samen bouwen aan dienstverlening!" in het kader van het relanceproject ‘Gemeente zonder gemeentehuis’.

Het project is er op gericht om Vlaamse bouwblokken te ontwikkelen en/of te verfijnen met als doel de processen rond ‘Dienst Omgeving’ efficiënter te maken voor zowel burger, ondernemer, vereniging, lokaal bestuur en Vlaamse overheden. Door in te zetten op generieke Vlaamse bouwstenen kan de kwaliteit van de dienstverlening van een lokale omgevingsdienst significant verbeterd worden qua doorlooptijd, consistentie, opvolgbaarheid en werklast. Om te komen tot een Centraal Vergunningenregister dienen de lokale besturen bovendien sterk in te zetten op het digitaliseren van bestaande dossiers en het kwalitatief krijgen van hun digitale registers. Hierbij wordt er maximaal afgestemd met DAV en de andere betrokken Vlaamse Agentschappen om dubbele ontwikkelingen uit te sluiten en te komen tot een geconsolideerde aanpak die complementair en versterkend werkt.  

Deliverables

DAV is actief betrokken bij het uitwerken van use case 10 ‘Dossiers en dossierstukken uniform publiceren’. Deliverables van deze werkgroep zijn:

• Raamovereenkomst 'Digitalisering van bestuursdocumenten': digitalisering van dossiers en dossierstukken bij gemeenten en provincies gebeurt slechts sporadisch wegens de hoge kostprijs. Deze raamovereenkomst kan het inscannen (financieel) toegankelijker maken.

• Handleidingen, best practices en tools m.b.t. het digitaliseren van vergunningsdossiers in het kader van omgeving (uniforme werkwijze + beheren, bewaren en ontsluiten van het gedigitaliseerde materiaal in het DAV E-depot).

• Aligneren met het Centraal Vergunningenregister:

  • Dossiertypes

  • Metadata

  • Bestandsnamen

• Beschikbaarheid van de in het kader van de raamovereenkomst gedigitaliseerde materiaal op lange termijn in het DAV E-depot: DAV zal een pre-depotruimte voor kwaliteitscontrole van het gedigitaliseerde materiaal binnen de RO ontwikkelen. In dit platform zullen de nodige tools en viewers ter beschikking worden gesteld om een aantal automatische, technische controles en manuele, visuele controles uit te voeren op het gedigitaliseerde materiaal. Na goedkeuring worden de bestanden voor archivering opgenomen in het E-depot van DAV.

• Generieke integraties met leveranciers van lokale 'Omgevingssoftware': er wordt een integratie voorzien voor Vergunningen.net van CEVI en ROL.net (voor oude vergunningen) en Omgeving.net van Remmicon. Hierdoor kunnen de in het kader van de raamovereenkomst gedigitaliseerde bestuursdocumenten in het DAV E-depot geraadpleegd worden vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s. Daarnaast kan digitale, afgesloten informatie vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s eenvoudig doorstromen naar het DAV E-depot voor archivering. Doel is om het archiveringsproces zo onzichtbaar mogelijk te maken voor de lokale besturen, geïntegreerd in de eigen werkomgeving.

• Generieke integratie met Woningpas: in afwachting van het Centraal Vergunningenregister wordt er een API-integratie voorzien tussen Woningpas en het DAV E-depot. Deze oplossing moet op termijn wel bruikbaar zijn voor het Centraal Vergunningenregister. Deze werf is onderdeel van Use Case 7 ‘Dossiers en dossierstukken opvragen’ van het GzG-project.

  • Doel:

    • De burger kan via Mijn Burgerprofiel > Woningpas een overzicht van dossiers en dossierstukken die betrekking hebben op zijn eigendommen terugvinden, raadplegen en de stukken downloaden en/of delen. De burger beschikt steeds over correcte informatie over zijn eigendom en kan de informatie delen volgens eigen voorkeur of behoefte.

    • De eigenaar van een gebouw, gebouweenheid of perceel beschikt vaak niet of niet meer over deze stukken en vraagt deze op bij het lokaal bestuur. Deze vragen vergen soms veel tijd en opzoekingswerk van de medewerker van het lokaal bestuur. Het lokaal bestuur wordt door deze integratie ontlast van het werk dat hoort bij het opvolgen en beantwoorden van deze vragen. 

Ontwikkeling pre-depotruimte voor kwaliteitscontrole

In het kader van de raamovereenkomst “Digitaliseren van (bestuurs)documenten” volgt in 2025 een bijkomende ontwikkeling op het E-depot, namelijk de Pre-depotruimte. Deze ontwikkeling moet de gebruiker in staat stellen om gedigitaliseerde bestanden te controleren alvorens deze worden doorgestuurd naar de archiefruimte binnen het E-depot.

Kwaliteitscontrole

Invoer flow

• De scanleverancier levert een SIP aan

• Automatische validatiestappen in het Pre-depot

  • SIP en MD5

  • metadata

  • technisch

Indien automatische validatiestappen niet succesvol zijn, dan wordt de hele invoer geweigerd.

• Visuele controle van de gedigitaliseerde bestanden door de informatiebeheerder

Hier kan worden geweigerd op dossierniveau.

Impact E-depot

• Genereren van raadplegingskopieën tijdens invoer

• Bestandsvalidatie naast –identificatie:

  • Validator voor TIFF: JHOVE

  • Validator voor PDF/A: VeraPDF

• SIP met METS XML i.p.v. CSV

• Feedbackmechanisme d.m.v. PREMIS events

• Uitbreiding metadatamodel: scan project en scanleverancier

• 1 dossier per SIP

Stand van zaken

Naar OVH

• Hosting van DAV-platformen door Europese aanbieder (en niet langer door AWS, wat een Amerikaanse aanbieder is).

• Technische analyse in uitvoering. Zonder technische obstakels, wordt de overstap naar OVH in 2025 uitgevoerd.

Release 2024-2

• Demo over nieuwe functionaliteiten en aanpassingen is beschikbaar: De opname van de presentatie over nieuwe functionaliteiten

Rapportering

• Rapportering via dashboard in Tableau (datawarehouse) is een alternatief voor rapportering in E-depot > uitgebreider en op termijn flexibeler.

• Probleem

  • Wijze waarop data wordt opgehaald / gepresenteerd is nog niet helemaal correct.

  • Per applicatie worden de fouten eruit gehaald.

• Verwachte oplevering in Q1 2025.

Informatie over het serieregister

• Maximale bewaartermijnen

  • fysieke begeleidingssessies zijn aan de gang;

  • extra online sessie in januari 2025: Online begeleidingssessie maximale bewaartermijnen in het Serieregister | Vlaanderen.be

• Per organisatie maakt DAV in Excel een analyse van series die o.b.v. maximale bewaartermijn gewijzigd moeten worden:

  • Organisaties die deze nog niet ontvingen, krijgen die zo snel mogelijk.

• Extra metadata van een serie

  • Betreft extra, vrijblijvende metadata, o.a.

    • Verwerkingsregister

    • Alternatieve naam voor serie

    • Informatie over informatiedragers

Release 2025-1

Serieregister

• Mogelijkheden procesbeheer uitbreiden

  • Processen deactiveren, processen bewerken

  • Zoekfuncties in processenlijst

• Volledige naam van een serie zien als je met jouw muis erboven staat

• Knop externe koppelingen op dashboard

  • Verwijzing naar algemene documentatie

  • Servicedesk

• Nieuw metadataveld voor integratie met e-loketondernemers

E-depot / Depotbeheer

• Als gebruiker een digitale representatie aan opladen bij analoog stuk

• Betere ondersteuning in user interface voor behandelen van geweigerde stukken.

• Duidelijke foutmelding wanneer SIP de limiet van 10.000 lijnen overschrijdt.

• Kolom toevoegen met ‘laatst gewijzigd’ (=datum) in lijst verpakkingen.

• Pré-depot.

Documentenkluis

• Logging (=historiek) opvraagbaar na invoer van een document in Documentenkluis.

Andere

• Beweging naar OVH voor hosting DAV-platformen

  • Q1-Q2 2025 (behoudens technische uitvoerbaarheid).

• DPIA

  • Opgemaakt door DAV + DPO.

  • Wordt in Q1-Q2 2025 ter beschikking gesteld.

Aanvullingen vanuit leverancier

• AI

  • Meerdere POCs (proof of concept) uitgewerkt omtrent Artificiële intelligentie.

  • Full text search op basis van OCR, semantisch zoeken, similarity search en automatisch metadata genereren.

  • Maatwerk blijft noodzakelijk.

• Verbetering performantie van het systeem

  • Snellere indexatie.

  • Zoeksnelheid.

  • Laden van de applicatie: toevoeging van laadindicatoren die voortgang aangeven om onzekerheid tijdens vertragingen te verminderen.

SIP-creator

Algemeen

• Waarom?

  • Foutenmarge bij import verkleinen en gebruiksvriendelijkheid vergroten.

• Wat?

  • SIP’s aanmaken, bewerken en rechtstreeks uploaden.

Versie 1.0

• V1.0 is uitgebracht

• Voor digitaal archief

Versie 2.0

• V2.0 is beschikbaar

• Voor migratie van analoog archief

  • = reeds overgedragen analoog archief migreren in de applicaties E-depot/depotbeheer.

  • Kan omgaan met overdrachtslijsten waarin informatie is opgenomen die thuis hoort onder verschillende series.

  • De koppeling “analoog dossier/stuk - verpakking - opslaglocatie” geautomatiseerd door systeem laten invoeren.

• Actueel project: migratie binnen de Vlaamse overheid vanwege de overstap van Archiefdepot Vilvoorde op Depotbeheer.

Demo

• Een demo van de nieuwe versie wordt getoond door collega Julie Jordens.

Geplande ontwikkelingen

• Import van analoog archief dat nog niet werd overgedragen

• Optie om SIP’s en imports te verwijderen

• Flexibele mapping

  • Metadata mapping vanuit ‘Path in SIP’ starten

• Slimme filtering

  • Tijdelijke bestanden automatisch negeren

SIP-creator gebruiken

• Platform: GitHub

• Credentials: aanvragen via DAV-servicedesk

• Recht (VO-medewerkers): Palo Alto Firewall – Download potentieel gevaarlijke bestandstypes

  • Aanvraag recht: bij de eigen lokale beheerder in ACM/IDM

• Hulp bij installatie: SIP-Creator - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence

Opleidingen

Digitaal archief

Eenvoudig digitaal archief overdragen met de SIP-Creator | Vlaanderen.be

• 9 januari 2025

• 14 april 2025

Migratie (Vlaamse overheid)

Infosessie nieuwe aanpak migratie | Vlaanderen.be

• 16/01/2025

Vragen

Dus versie 2 heeft enkel nieuwe functionaliteit rond analoog archief (Depotbeheer) en enkel voor de VO, niet voor lokale besturen?

• Deze versie is beschikbaar voor iedereen die de SIP-creator wenst te gebruiken. De demo is nu inderdaad gericht op de migratie van Archiefdepot Vilvoorde. Het is trouwens naar aanleiding van deze migratie dat de SIP-creator bedacht is. Elke organisatie die Depotbeheer afneemt en reeds een archiefdepot met overdrachten beheert, gaat een migratie naar Depotbeheer moeten uitvoeren.

Wij zijn bezig met de migratie naar Windows 11. Werkt de SIP-creator tool ook voor Windows 11 en zijn er admin rechten nodig om ze te installeren?

• Voor lokale besturen zijn alle versies altijd beschikbaar. Het rechtenverhaal is daar interne aangelegenheid. Voor de VO wordt de SIP-creator beschikbaar in de loop van Q1 2025 gesteld via het Bedrijfsportal (ook bekend als Software Center). Eens beschikbaar zijn geen admin rechten nodig.

Onhandig in de huidige versie is dat de mapnaam niet automatisch wordt overgenomen in het veld "Naam", zou handig zijn als optie want nu moet je dit steeds manueel doen

• Klopt, deze optie wordt toegevoegd in fase 3.

Waarom de geplande verwijderopties niet uitbreiden naar series en stukken?

• De SIP-creator gaat puur over (pré-)ingest. Het is niet de bedoeling om met de tool rechtstreeks in te grijpen in het Serieregister/E-depot.

Klopt dat ik deze SIP creator pas nodig heb nadat ik een intakegesprek heb gehad over de migratie? Wij werken momenteel ook al in Windows 11, dan wacht ik ook best met de download?

• Dit is een specifieke casus voor VO-entiteiten die gebruik maken van Archief depot en in de loop van 2025 moeten migreren. Er wordt gevraagd om de SIP-creator al wel voorafgaand aan het intake gesprek te downloaden en te installeren.

Varia en vragen

Varia

• Koppeling beeldbank Mediahaven - E-depot

  • Staat niet meteen op roadmap bij leverancier

  • Welke besturen zijn hierin eventueel geïnteresseerd?

    • Stad Leuven

    • Erfgoedcel Vlaamse Ardennen

    • Stad Turnhout

• Servicedesk DAV: ‘Authenticate Enterprise’

  • Gebruikers koppelen aan verschillende organisatie

  • Ten tijde van de gebruikersgroep is meegedeeld dat DAV omwille van kosten geen extra pakket afneemt

  • Inmiddels is beslist om alsnog dit pakket af te nemen omwille van gebruiksvriendelijkheid en opvolging

    • Verwachte oplevering: Q1-Q2 2025

• Communicatie releasedata

  • In januari 2025 ontvangt elke SPOC van DAV een bericht met kalenderbestand (.ics), naast de gebruikelijke communicatie.

Vragen?

Zal de maximum van 10.000 lijnen uitgebreid worden? Ik ben een document aan het voorbereiden met meer dan een vertienvoudiging van dat aantal lijnen en zou toch handig zijn mocht ik dit niet hoeven op te splitsen.

• Die 10.000 lijnen of objecten per SIP is zo ingesteld door de leverancier en daar zal niet van worden afgeweken. De limiet verhogen heeft impact op de stabiliteit van het systeem.

Een vraag m.b.t. het Serieregister:
De voorbije week heb ik enkele series ingevoerd en tijdens de opmaak werd telkens na een vijftal minuten de invoerpagina afgebroken en automatisch gerefresht naar de overzichtspagina, terwijl ik nog volop inhoud aan het invoeren was. Is dat normaal of is het een tijdelijke bug?

Indien de vraag hier niet op z'n plaats, kan ik die ook gerust via de servicedesk stellen.

• Eind november - begin december waren inderdaad enkele problemen op de DAV-platformen. Naar verwachting zijn die ondertussen opgelost.

Hoeveel deelnemers zijn er nodig inzake Mediahaven voordat Zeticon de koppeling wil maken?

• Dat is niet bekend.

Ik zie geen enkele melding over de vernieuwing van de portalen. Wordt hier nog aan gewerkt?

• Jazeker, dit is één van de prioriteiten van DAV voor 2025. Momenteel is DAV in onderhandeling over een offerte. Derhalve kunnen we hier nu niets over bekend maken.

Hoe staat het met een aantal lang openstaande problemen: processen kunnen aanpassen of verwijderen / portalen / rechtzetten van de statistieken zodat ik correcte cijfers kan rapporteren?

• Processen kunnen aanpassen of verwijderen

  • Zoals eerder gemeld deze gebruikersgroep: dit komt mee in het Serieregister met release 2025-1

• Portalen

  • Zie hoger.

• Rechtzetten van de statistieken zodat ik correcte cijfers kan rapporteren

  • Door een andere gebruiker is dat recentelijk gemeld via onze servicedesk. Zeticon voert analyse uit om het probleem te verhelpen.

Zal de gebruikersgroep in de toekomst weer overstappen naar een effectieve uitwisseling? Nu had ik de indruk dat het eerder een infosessie betrof.

• De gebruikersgroep van 14 mei was een fysieke bijeenkomst met veel interactie. In september ging het internationale congres iPRES door. DAV zat mee in de organisatie. Het organiseren van fysieke, interactieve sessies legt veel beslag op de capaciteit van DAV. Derhalve is voor deze gebruikersgroep gekozen om een online en meer informatieve sessie te houden. Mogelijks is een volgende gebruikersgroep terug interactiever.