Veelgestelde vragen Serieregister

Op deze pagina vind je alle vragen en antwoorden over het Serieregister die we regelmatig ontvangen.

Het Serieregister is het centrale Vlaamse platform waarin overheidsorganisaties hun series registreren. Series zijn groepen van gelijksoortige bestuursdocumenten die ontstaan uit dezelfde taak, hetzelfde proces of dezelfde regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan subsidiedossiers, vergunningsdossiers of notulen van een gemeenteraad. Elke serie beschrijft welke informatie een organisatie beheert, voor welk doel, en hoe lang ze moet worden bijgehouden.

Om informatie op een uniforme en juridisch correcte manier te beheren, worden aan elke serie twee soorten metadata toegevoegd:

• Inhoudelijke metadata zoals de naam, omschrijving en het proces waaruit de informatie voortvloeit.

• Beheersmatige metadata zoals bewaartermijnen, bestemming na afloop van die bewaartermijn, en de mate van openbaarheid.

Het Serieregister maakt het mogelijk om deze beschrijvingen centraal, gestandaardiseerd en volgens de regelgeving (het Bestuursdecreet) te beheren en te publiceren. Organisaties kunnen series efficiënt aanmaken, indienen bij de bevoegde selectiecommissie, en na goedkeuring gebruiken als basis voor hun informatie- en archiefbeheer.

Daarnaast ondersteunt het Serieregister organisaties door:

• één overzicht te bieden van alle series binnen de organisatie;

• de werking van processen transparanter te maken;

• een masterbron te vormen voor beheersregels die bepalen wat met informatie moet gebeuren;

• een uniforme manier te voorzien voor het publiceren, raadplegen en opvolgen van series.

Meer info vind je op de webpagina en de Confluence-pagina’s.

Nee, het gebruik van het Serieregister is volledig kosteloos. Er zijn geen aansluitings-, licentie- of gebruikskosten verbonden aan het Serieregister. De voorwaarde is wel dat je organisatie aangesloten is bij DAV (Digitaal Archief Vlaanderen). Zie: Veelgestelde vragen Serieregister | Moet je aangesloten zijn bij DAV (Digitaal Archief Vlaanderen) om het Serieregi...Preview

Ja, je organisatie moet aangesloten zijn bij Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) om het Serieregister te kunnen gebruiken. Het Serieregister zelf is gratis, maar aansluiting is noodzakelijk om gebruikersrechten te beheren en toegang tot de applicatie te krijgen.

Om effectief toegang te krijgen, doorloop je als organisatie een aansluitingsproces waarbij o.a. een overeenkomst wordt ondertekend, een SPOC wordt aangeduid en DAV de nodige rechten activeert. Wil je aansluiten? Stuur dan een mail naar digitaalarchief@vlaanderen.be

Nee, er gebeurt enkel een aansluiting voor het lokaal bestuur. Binnen die tenant kunnen er series aangemaakt worden voor zowel het lokaal bestuur als het OCMW of eventuele autonome gemeentebedrijven die onder de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur vallen. Het onderscheid maak je door de archiefvormer te wijzigen via onze integratie met het organisatieregister (meer info: Aanmaken via de toepassing | ArchiefvormerPreview )

In jouw lijst met gepubliceerde series kan je dan in de filterkolom links met de filter ‘archiefvormer’ kiezen van welke archiefvormer binnen het lokaal bestuur je de series wilt raadplegen.

Ja, voor heel wat overheden in Vlaanderen, waaronder lokale besturen, is het Serieregister verplicht. Voor wie deze verplichting precies geldt, lees je in de toepassingsgebieden van de hieronder vermelde artikels. De verplichting vloeit namelijk rechtstreeks voort uit het Bestuursdecreet:

• Artikel III.82 Bestuursdecreet bepaalt dat bestuursorganen de categorieën van bestuursdocumenten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, moeten bekendmaken in een centraal register. Dit centrale register is het Serieregister.

• Artikel III.89 Bestuursdecreet stelt dat bestuursdocumenten enkel rechtsgeldig mogen worden vernietigd op basis van goedgekeurde en gepubliceerde selectieregels. Die publicatie gebeurt via het Serieregister.

Kortom, het Serieregister is géén vrijblijvende applicatie, maar een decretaal verplicht instrument. Daarom organiseerde Digitaal Archief Vlaanderen bijvoorbeeld in 2023 meerdere intakedagen om lokale besturen aan te sluiten.

Het gebeurt regelmatig dat organisaties waar de personen die het Serieregister gebruiken enkel de rol ‘informatiebeheerder’ hebben. Wanneer de selectiecommissie een serie afkeurt, moeten zij deze corrigeren. Om de serie terug in te dienen bij de selectiecommissie moeten ze op ‘indienen’ klikken, maar soms wordt er op de knop ernaast geklikt: ‘doorsturen’. Bij doorsturen wordt de correctietaak van de serie doorgestuurd naar de personen met de rol ‘seriebeheerder’ om de correctie uit te voeren. Alleen zit de serie volledig vast als jouw organisatie geen personen met de rol ‘seriebeheerder’ hebben.

De oplossing:

1. laat de lokale beheerder van jouw organisatie in Gebruikersbeheer jouw rol wijzigen van ‘informatiebeheerder’ naar ‘seriebeheerder’.

2. Log vervolgens in in een incognito- of privévenster van de browser. Je zal nu inloggen als seriebeheerder.

3. Navigeer naar de takenlijst en klik op de serie die vast zit.

4. Open de serie en klik op ‘indienen’.

5. De serie komt nu terug terecht bij de rol informatiebeheerder.

6. Log uit en sluit het incognito- of privévenster van de browser.

7. Laat jouw rol terug wijzigen door de lokale beheerder naar informatiebeheerder.

8. Open opnieuw een incognito- of privévenster van de browser. Je zal nu terug inloggen als informatiebeheerder.

9. Navigeer naar de takenlijst en klik op de serie die vast zat.

10. Je kan de serie nu terug indienen bij de selectiecommissie.

Maak een ticket aan in de servicedesk met daarin de volgende elementen:

• De namen van de series

• De unieke ID’s van de series

• Bevestiging dat jouw organisatie niet afneemt van het E-depot of dat er geen dossiers vasthangen aan de series

  • Met dossiers die vasthangen aan series bedoelen we:

    • 'digitale dossiers in e-depot'

    • en/of ‘analoge dossiers’ in Archiefdepot VO of in Depotbeheer

Dien jouw ticket in. Wanneer Zeticon de serie(s) heeft verwijderd, krijg je een update in het ticket.