Aanmaken via de toepassing

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Je geeft de naam van de serie in

Best practice: Deze waarde moet duidelijk aangeven waarover de serie handelt en moet bijgevolg altijd betekenisvol ingevuld zijn. Aangezien de applicatie deze naam toont in de overzichtslijsten van series hebben alle gebruikers er baat bij dat op basis van de titel meteen ‘high-level’ de inhoud van de serie duidelijk is. Let wel op om de titel niet langer dan nodig te maken. Bondig, maar duidelijk is het doel. In de meeste gevallen wordt hier ook een redactionele vorm verwacht: ‘dossiers inzake…’, documentatie over…', ‘beeldmateriaal van…’.

Gebruik geen afkortingen in de naam maar schrijf deze voluit. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruikt de selectiecommissie https://woordenlijst.org/  aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Afkortingen als CBS voor College Burgemeester & Schepenen zijn niet toegelaten.

Als er een benaming bestaat die afkomstig is uit de wet- of regelgeving, moet deze hier ingevuld worden. Een serie 'vergunningen met betrekking tot de omgeving'  zal bijvoorbeeld afgekeurd worden aangezien het Decreet betreffende de omgevingsvergunning het duidelijkg over 'omgevingsvergunning heeft. De correcte titel voor de serie is dus 'omgevingsvergunningen'. Via een zoekopdracht in de Vlaamse Codex (https://codex.vlaanderen.be/ ) of het Belgisch Staatsblad (https://www.ejustice.just.fgov.be/doc/rech_n.htm ) kan je al veel te weten komen.

Voorbeelden:

• ​​​​​​​Dossiers inzake milieuvergunningen

• Inlichtingenfiches van de houders van een rijbewijs

• Briefwisseling administratie Cultuur

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Je geeft meer uitleg bij de serie

Best practice: Deze omschrijving heeft als doel om een betere inschatting te maken van de inhoud van de serie. Je geeft info mee die niet thuishoort in de titel, maar die voor andere gebruikers wel handig kan zijn om de context van de serie beter te begrijpen. Maak hier geen volledig boek van, enkele regels om de context te schetsen zouden moeten volstaan. De context kan bijvoorbeeld bestaan uit verwijzing naar de wetgeving waaruit de serie ontstaat, de inhoud van de dossiers, het proces waaruit de dossier ontstaan...​​​​​​​

Afkortingen moet je bij het eerste gebruik in de beschrijving steeds voluit schrijven: noteer de naam voluit en schrijf de afkorting tussen haakjes. Vervolgens mag je de afkorting gebruiken in het vervolg van de beschrijving.

Voorbeeld:

• Dossiers inzake de besluiten van de algemeen directeur, financieel directeur of hun gedelegeerden: Deze serie omvat de uiteindelijke beslissingen die door de algemeen directeur, de financieel directeur en/of zijn gedelegeerden worden genomen, inclusief de bijlagen waarover het besluit handelt. Artikel 57 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 voorziet uitdrukkelijk dat het college van burgemeester en schepenen bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de algemeen directeur (respectievelijk financieel directeur) kan toevertrouwen. 

• Briefwisseling administratie Cultuur: Het gaat om de niet-dossiergebonden briefwisseling van de administratie Cultuur binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur. Deze briefwisseling behandelt allerlei thema's en is inhoudelijk doorgaans niet of minder relevant. Dossiergebonden briefwisseling maakt deel uit van het desbetreffende dossier en is daarin terug te vinden. Wel is het mogelijk dat dubbels van dossiergebonden briefwisseling belanden tussen deze algemene briefwisseling.

Deze velden worden automatisch ingevuld door de applicatie op basis van wie er zich heeft ingelogd om de serie aan te maken. Wanneer een werknemer van Stad Leuven zich inlogt en een serie begint aan te maken zal hier onder ‘Toepassingsgebied’ ‘Gemeenten’ verschijnen en onder ‘Bewaargever’ ‘Stad Leuven’.

Type van veld: gegevens over de archiefvormer van de serie

Aard: verplicht, maar automatisch ingevuld

Doel: Dit veld is automatisch ingevuld op basis van de organisatie waarvoor jij bent ingelogd. Als je bijvoorbeeld inlogt voor Agentschap Binnenlands Bestuur zal onder archiefvormer de OVO-code van het agentschap ingevuld worden onder 'Identifier' en de naam van het agentschap onder 'Naam'. 

Het veld wijzigen:

1. Indien de archiefvormer afwijkt van de bewaargever, klik je op ‘Wijzigen’

2. Vervolgens zal het systeem vragen om een bron te kiezen. Momenteel zijn het ‘Organisatieregister’ (gekend als Wegwijs) en ODIS beschikbaar

3. Selecteer de bron en klik op ‘zoeken’.

4. Vervolgens kan je op een aantal velden zoeken naar de juiste archiefvormer

5. Voer een zoekactie uit

6. Kies de archiefvormer door deze aan te klikken

7. Klik ten slotte op ‘Toepassen als archiefvormer’

Best practices: Indien je als lokaal bestuur een serie aanmaakt waarvan de dossiers aangemaakt zijn door het OCMW zal je het Organisatieregister gebruiken om de archiefvormer aan te passen naar het OCMW. Als je als lokaal bestuur een schenking hebt gekregen van een belangrijk persoon kan je de archiefvormer van de series waaruit deze schenking bestaat, wijzigen naar de belangrijke persoon aan de hand van ODIS. Indien de persoon niet gekend is in ODIS neem je contact op met Digitaal Archief Vlaanderen via de Servicedesk.

Organisatieregister - https://wegwijs.vlaanderen.be/#/organisations

ODIS - https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ​​

Type van veld: vrij tekstveld voor een categorie uit de Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC) - Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus (IPDC)

Aard: niet verplicht, maar indien er geen procesniveau is aangegeven, is dit veld wel verplicht. De gebruiker moet dus ofwel een dienstverlening ofwel een procesniveau aangeven. Beide mag, maar de gebruiker moet minstens één van de twee invullen.

Doel: Via de knop wijzigen kan je de IPDC doorzoeken op basis van een aantal zoekvelden. Vervolgens kies je een dienstverlening uit de resultatenlijst en pas je deze toe. De identificator, naam, gerelateerd thema en URL worden ingevuld.

Voorbeeld:

• Registratie poliovaccinatie, product gemeente Knokke-Heist (ID 37532)

• Toelating voor losse standplaats op een openbare markt, product Stad Aalst(ID 36282)

• Huwelijk, product van gemeente Aartselaar (ID 36327)

Type van veld: keuze uit een codelijst

Aard: niet verplicht, maar indien je geen dienstverlening aangeeft, is dit veld wel verplicht. Je moet dus ofwel een dienstverlening ofwel een procesniveau aangeven. Beide mag, maar je moet minstens één van de twee invullen. Bij de keuze van een proces moet je sowieso op het hoogste niveau een proces kiezen. Indien je meer in detail wil gaan, kan er een gedetailleerder proces op een 2^e of 3^e niveau gekozen worden.

Doel: je maakt zelf een lijst met de procesniveaus van je organisatie. Zie lager bij '5. Codelijsten met processen' hoe je dit doet. Deze lijst kan tot drie niveaus diep gaan (1. – 1.1 – 1.1.1). Wanneer de processen zijn aangemaakt, zal je deze kunnen selecteren bij het aanmaken van een serie.

Best practice: zorg ervoor dat je alle processen van jouw organisatie in kaart hebt gebracht en gecreëerd hebt in de applicatie vooraleer je series begint te importeren. Je kan dit werk ook achteraf doen, maar dan kost het veel tijd om elke serie individueel aan te passen en een proces toe te kennen.

• Je kan gebruik maken van het systeem taakgebied-taak-handeling die bij de informatiebeheersplannen van de Vlaamse overheid gebruikt werden om de processen in kaart te brengen:

  • Taakgebied: Een taakgebied is een geheel van onderling samenhangende taken. Om het taakgebied te bepalen kan inspiratie gehaald worden uit de beleidsvelden en de kerntakenplannen. Het is vooral van belang dat dit taakgebied stabiel is. Het wordt dus best niet gekoppeld aan organisatiestructuren zoals afdelingen, cellen, … Voorbeelden: welzijnszorg, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening en vastgoed, waterinfrastructuur en zeewezen, leefmilieu, energie.

  • Taak: Een taak is een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben. De taken vloeien voort uit de taakgebieden. Voorbeelden: financieel beheer, advisering inzake beleid, personeelsbeheer.

  • Handeling: Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere series opleveren. Voorbeelden: verlenen van advies, controle van de rekening, verstrekken van vergunningen.

• Voorbeeld:

  • Serie vergaderdossiers van de cultuurraad

    • Beleidswerk en interne huishouding van één organisatieonderdeel van het bestuur

      • Secretariaat

        • Secretarie van vergaderende entiteiten

  • Subsidiedossiers Scheepsbouw​​​​​​​

    • Bedrijfsteun

      • Dossierbehandeling

        • Toekennen van subsidies

Type van veld: datum in de vorm dd/mm/jjjj

Aard: niet verplicht

Doel: je geeft de begindatum aan waarop de eerste dossiers van de serie aangemaakt zijn

Best practice: Let wel op bij het invullen van dit veld. Bij het gebruik van het E-depot is het namelijk onmogelijk om dossiers toe te voegen waarvan de begindatum buiten de datering van de serie ligt. Een dossier met als begindatum 01/01/2010 kan je in het E-depot dus niet plaatsen onder een serie met begindatum 01/01/2015 of onder een serie met einddatum 01/01/2005.

Voorbeeld: De serie gemeente- en provincieraadsverkiezingen - dossiers inzake de aanstelling van leden van de tel- en stembureaus heeft bijvoorbeeld begindatum 1 januari 1977 omdat de dossiers enkel gaan over verkiezingen die plaatsvonden in de gemeente na de fusie van 1977.

Type van veld: datum in de vorm dd/mm/jjjj

Aard: niet verplicht

Doel: Je geeft de einddatum aan waarop er geen nieuwe dossiers meer gecreeërd zijn die onder de serie vallen

Best practice: Om deze functie te ontgrendelen moet je eerst het vakje ‘Lopende serie’ uitvinken. Vervolgens zal het veld ‘Einddatum’ verschijnen. Het vakje 'lopende serie' staat standaard aangevinkt omdat de meeste series in het serieregister actieve series zijn waarbinnen nog nieuwe dossiers aangemaakt worden.

• Wanneer een serie zonder einddatum bijvoorbeeld ooit stopt of een opvolgserie krijgt, zal deze serie automatisch een einddatum krijgen. Dit is de dag die door jou als gebruiker wordt gekozen wanneer je bijvoorbeeld een stopactie of een opvolgactie uitvoert.

• Voorbeeld: de serie dossiers inzake de nationale militie per lichtingsjaar heeft einddatum 31 december 1995 omdat de laatste dienstplichtigen in februari 1995 afzwaaiden en er dus geen nieuwe dossiers aangemaakt werden.

Type van veld: numeriek

Aard: verplicht indien gekozen voor een wettelijke/administratieve bewaartermijn

Doel:

• Wettelijke bewaartermijn: je geeft het aantal jaar van bewaring in die de wet voorschrijft voor dossiers van de serie.

• Administratieve bewaartermijn: Je geeft het aantal jaar van bewaring waarbinnen de dossiers en stukken van de serie nog van administratief nut kunnen zijn.

Best practice:

• Wettelijke bewaartermijn: controleer altijd in de wet die van toepassing is of je de correcte termijn hebt ingegeven

  • Administratieve bewaartermijn: Toets hier altijd af met de afdeling van de organisatie die de dossiers en stukken van de serie aanmaakt. Vraag hierbij zowel naar het nut van administratieve bewaring als naar de ideale termijn. Bewaar dossiers enkel als er duidelijk administratief nut is en niet onnodig lang.

Type van veld: enkelvoudige keuze uit een codelijst

Aard: verplicht indien gekozen voor een wettelijke bewaartermijn

Doel: Je kiest of de numerieke bewaartermijn van toepassing is op een jaar, een maand of een dag.

Best practice:

• Wettelijke bewaartermijn: In de meeste gevallen heeft een wettelijke bewaartermijn betrekking op een termijn uitgedrukt in jaar, maar de applicatie geeft ook de mogelijkheid om een bewaartermijn van een aantal maanden of dagen te hebben.

• Administratieve bewaartermijn: In de meeste gevallen heeft een administratieve bewaartermijn betrekking op een termijn uitgedrukt in jaar, maar de applicatie geeft ook de mogelijkheid om een bewaartermijn van een aantal maanden of dagen te hebben.

Type van veld: enkelvoudige keuze uit een codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je kiest wanneer een dossier als afgesloten wordt beschouwd en de bewaartermijn kan starten

Best practice: Dit veld heeft betrekking op de dossiers die deel uitmaken van de serie. Dit is vooral handig voor gebruikers die het E-depot gebruiken om te weten wanneer ze dossiers in het E-depot moeten importeren. Voor gebruikers die het E-depot niet gebruiken is dit veld zeker ook handig om te weten wanneer de bewaartermijn van dossiers beginnen te lopen.

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel:

Wettelijke bewaartermijn: je geeft hier de motivatie of toelichting bij de opgegeven wettelijke bewaartermijn. Hier wordt altijd de wet- en/of regelgeving gespecifieerd waaruit de bewaartermijn ontstaat.

Administratieve bewaartermijn: Je geeft de motivatie of toelichting bij de opgegeven administratieve bewaartermijn. De redenering die aangeeft waarom er voor die bepaalde administratieve bewaartermijn is gekozen. Als er afgeweken wordt van de wettelijke bewaartermijn dan moet hier duidelijk blijken waarom deze keuze is gemaakt.

Best practice:

Wettelijke bewaartermijn: zoek de officiële titel van de wet. Geef indien nodig ook het artikel en de paragraaf.

Administratieve bewaartermijn: de motivering voor de gekozen bewaartermijn is best bondig, maar duidelijk. Maak in enkele zinnen duidelijk waarom de gekozen bewaartermijn de correcte is.

Voorbeeld:

Wettelijke bewaartermijn: 'Artikel 2262bis §1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek (alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van 10 jaar'

Administratieve bewaartermijn: 'Gedurende 2 legislaturen van de Vlaamse Regering worden deze dossiers frequent geraadpleegd. De dossiers dienen als inspiratie voor de opeenvolgende wijzigingen. Daarna kan er een nieuw beleid zijn'

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: niet verplicht

Doel: Je geeft meer info over de gekozen termijnspecificatie.

Best practice: De argumentatie voor de gekozen termijnspecificatie is best bondig, maar duidelijk. Maar in enkele zinnen duidelijk waarom de gekozen specificatie de correcte is. Hoewel dit veld niet verplicht is, kan dit verduidelijking geven aan de bevoegde selectiecommissie.

Voorbeeld: Als de termijnspecificatie “na publicatie van het informatieobject" is dan kan hier verduidelijkt worden waar of hoe (website, monografie, Belgisch Staatsblad, …) deze publicatie gebeurt.

Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier aan of de dossiers van de serie na afloop van de administratieve en/of wettelijke bewaartermijn bewaard, bewaard na steekproef of vernietigd zullen worden.

Best practice: Indien dossiers duidelijk maatschappelijk-culturele waarde hebben, kies dan voor bewaring. De serie wordt permanent (tot in de eeuwigheid) bewaard.

Bij een groot aantal dossiers kan bewaring na steekproef een interessante keuze zijn indien na steekproef de geselecteerde dossiers nog representatief zijn voor het geheel. Slechts de steekproef van de serie wordt permanent bewaard. De rest wordt vernietigd.

Bij afwezigheid van maatschappelijk-cultureel nut is vernietiging de aangewezen keuze. De dossiers van de serie worden, conform de heersende procedures, op een gecontroleerde manier vernietigd.

Voorbeeld: 'vernietigen'

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier de argumentatie voor de keuze van bestemming.

Best practice: Deze motivatie wordt zo goed mogelijk onderbouwd aan de hand van argumenten. Deze moet tijdens de kwaliteitscontrole immers toelaten om na te gaan of het voorstel tot bestemming weloverwogen is. In het geval dat de opgegeven bestemming gebaseerd is op wet- en/of regelgeving, wordt hier gespecifieerd om welke wet- en/of regelgeving het gaat.

Voorbeeld:

Bestemming is vernietigen

• 'Het gaat om werkdocumenten die geen enkele waarde meer hebben na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn.'

• 'Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische of administratieve waarde meer.'

Bestemming is bewaren

• 'Deze informatieobjecten geven inzicht in het communicatiebeleid dat gedurende een bepaalde periode door de entiteit is gevoerd.'

  • 'Dit informatieobject kan beleidsintenties of beleidsbeslissingen bevatten die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leidend ambtenaar.'

  • 'Omwille van het cultureel-maatschappelijk belang.'

Bewaren na steekproef: verwijs naar steekproefpercentage

• '50% van de dossiers worden bijgehouden omdat deze een goede representatie zijn van de dossiers. Het percentage is te vinden in het veld steekproefpercentage.'

​​​​​​​Opgelet: Indien je een andere steekproefmethode wilt toepassen, bijvoorbeeld een volledig jaar aan dossiers om de 6 jaar, kies je voor een steekproef van 20% met duidelijk vermelding dat het gaat om een steekproef waarbij een volledig jaar per 6 jaar bewaard wordt.

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: enkel verplicht in te vullen indien er bij bestemming werd gekozen voor ‘Bewaren na steekproef’

Doel: Je geeft hier het steekproefpercentage aan dat toegepast zal worden op de dossiers van de serie in het E-depot.

Best practice: Er wordt een keuze gemaakt tussen 10% en 90%.

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Aanduiding van het bestuursniveau/entiteit, die instaat voor de bewaring van de serie.

Best practice: Er zijn steeds twee mogelijkheden: In de meeste gevallen ligt het bewaarniveau bij de organisatie van de gebruiker zelf. In sommige gevallen ligt het bewaarniveau echter bij een andere organisatie. Het is namelijk mogelijk dat de organisatie van de gebruiker een serie schaduwdossiers (duplicaatdossiers) aanmaakt, maar dat de verantwoordelijkheid voor de bewaring van de dossiers bij een andere instantie ligt. In dat geval moet de instantie die verantwoordelijk is voor de bewaring hier aangegeven worden. Zorg ervoor dat het bewaarniveau is afgestemd met de bewarende organisatie en dat er duidelijke beheersregels worden afgesproken. Verifieer zeker ook of het wel degelijk over dezelfde informatie gaat. Stem de bewaartermijn en bestemming daarnaast af op de afgesproken beheersregels en vermijd dubbele bewaring.

Standaard staat jouw organisatie al aangegeven als verantwoordelijke bewaargever. Je kan ervoor kiezen om deze te wissen of om andere organisaties als bewaarniveau toe te voegen.

Voorbeeld: ‘Agentschap Wegen en Verkeer’ indien alle vergunningsdossiers in de serie betrekking hebben tot inname van gewestwegen en het dus de verantwoordelijkheid is van het agentschap om de dossiers over de gewestwegen te bewaren.

Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn.

Best practice:

• Wanneer je kiest voor Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken, betekent dit dat de burger toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers en de inhoud + metadata van de stukken zal kunnen raadplegen.

• Wanneer je kiest voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, betekent dit dat de burger toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers en de beschrijvende metadata van de stukken. De raadpleging van de inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

• Wanneer je kiest voor Enkel metadata van de dossiers, betekent dit dat de burger enkel toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers. De raadpleging van de beschrijvende metadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

• Wanneer je kiest voor Niets, betekent dit dat de raadpleging van de beschrijvende metadata van de dossiers en beschrijvende metadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

Als je gebruik maakt van het E-depot zullen alle dossiers die vallen onder een serie met openbaarheidsregime Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken (optie 1) raadpleegbaar zijn voor de burger in het publieksportaal https://www.archief.vlaanderen.be/archief/dashboard . Dossiers in het E-depot die vallen onder een serie met een ander openbaarheidsregime zijn niet raadpleegbaar in het publieksportaal.

Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht indien gekozen voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, Enkel metadata van de dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’

Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en/of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn.

Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar raadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste.

De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:

• ​​​​​​​Art. II. 34 van het Bestuursdecreet

• Art. II. 35 van het Bestuursdecreet

• Art. II. 36 van het Bestuursdecreet

• Art. 3 van het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister - Bevolkings- en vreemdelingenregister

• Art 29. Burgerlijke Wetboek

Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar)

Hieronder vind je een vertaling van de oude waarden m.b.t. openbaarheid en hergebruik en hoe deze waarden vertaald werden in de nieuwe metadata.