Acties voor indienen
Serie wijzigen
Je zoekt in de lijst 'invoer' -> 'concepten' de serie die je wilt wijzigen.
Je opent de details van de serie door op de titel van de serie te klikken en de detailpagina verschijnt.
Onderaan rechts staan twee keuzeknoppen (bewerken en exporteren) en daarnaast drie puntjes met de twee andere keuzes (indienen en verwijderen):
'Bewerken': de serie nog bewerken alvorens in te dienen.
'Indienen': indien de verplichte metadata van de serie ingevuld zijn.
'Doorsturen ter indiening' (zichtbaar voor de rol van seriebeheerder): de seriebeheerder stuurt de serie naar de informatiebeheerder ter controle.
'Indienen' (zichtbaar voor de rol van informatiebeheerder): de informatiebeheerder dient de serie in bij de bevoegde commissie ter evaluatie.
'Verwijderen': de serie wordt verwijderd uit de toepassing
'Exporteren': de serie wordt als een CSV-bestand geëxporteerd.
Je kiest 'Bewerken' en de bewerkpagina van de serie verschijnt. Je kan nu de nodige metadata wijzigen of aanvullen indien niet alle verplichte metadata zijn ingevuld. Als niet alle verplichte metadata zijn ingevuld, wordt dit vermeld op de detailpagina van de serie in de vorm van de melding 'Serie onvolledig'. Daarbij krijg je in lijstvorm de metadatavelden die nog ingevuld moeten worden.
Twee mogelijke acties worden aangeboden onderaan:
'Bewaren': je bewaart de wijzigingen en navigeert terug naar de detailpagina van de serie
'Annuleren': de wijzigingen worden niet toegepast en je navigeert terug naar de detailpagina van de serie
Bij het uitvoeren van de actie 'Bewaren' checkt het systeem de serie op volledigheid. De laatste wijzigingsdatum van de serie wordt aangepast en opgeslagen.
Serie verwijderen
Enkel series in de lijst 'Invoer' -> 'concepten' kunnen verwijderd worden omdat deze series nog in status 'concept' staan. Gepubliceerde series kunnen niet verwijderd worden, maar wel afgesloten worden met einddatum. In dat geval wordt de veranderd de gepubliceerde serie van een lopende serie (er is nog actieve dossiervorming) in een historische serie (er worden geen nieuwe dossiers meer aangemaakt).
Zowel de serie- als de informatiebeheerder kunnen series met deze status verwijderen. Dit gebeurt door op een serie te klikken om de details te weergeven. Vervolgens kan je onderaan op de knop 'Verwijderen' klikken. De serie wordt onmiddellijk verwijderd.
Serie indienen
Wanneer je een nieuwe serie aanmaakt (en je na een bewaar-actie op de detailpagina bevindt) of een serie uit de lijst 'Invoer' -> 'concepten' opent, heb je de optie om onderaan op de actie 'Indienen' te klikken. Indien de serie onvolledig is, kan je deze actie niet nemen. Je moet de serie dan eerst bewerken en aanvullen zodat de metadata wel volledig zijn. Afhankelijk van jouw rol heeft de actie 'Indienen' andere gevolgen.
Wanneer je als seriebeheerder deze actie onderneemt, wordt de serie niet meteen ingediend bij de commissie. De serie verschijnt bij de informatiebeheerder in de lijst 'Taken' met als taak 'Evalueer serie'. Wanneer de informatiebeheerder de serie opent, verschijnen er onderaan drie knoppen:
'Indienen': als de informatiebeheerder akkoord gaat met de inhoud van de serie, kan deze de serie meteen indienen bij de commissie.
'Bewerken': als de informatiebeheerder niet akkoord gaat met de inhoud, kan deze de serie zelf bewerken en opnieuw bewaren waarna de serie kan worden ingediend bij de commissie.
'Terugsturen': als de informatiebeheerder niet akkoord gaat met de inhoud, kan deze de serie terugsturen naar de seriebeheerder. Wanneer de informatiebeheerder deze actie kiest, moet er altijd een motivering gegeven worden. De serie verschijnt vervolgens bij de seriebeheerder in de lijst 'Evaluatie' met als taak 'Te corrigeren'.
Wanneer je als seriebeheerder een ingediende serie teruggestuurd krijgt van de informatiebeheerder, heb je drie opties:
'Doorsturen ter indiening': de serie wordt opnieuw naar de informatiebeheerder gestuurd die vervolgens de drie hierboven vermelde opties heeft.
'Bewerken': de bewerkpagina van de serie opent en je kan de nodige correcties uitvoeren.
'Verwijderen': de versie van de serie, waar de correctietaak aan vasthangt, wordt verwijderd en verdwijnt uit het systeem. Andere versies van de serie, indien aanwezig, zijn nog vindbaar in de 'alle objecten'-lijst. Indien een van deze versies de status gepubliceerd heeft, kan je vanuit deze versie een nieuwe review, afsluit-actie of opvolg-actie starten.
Wanneer je als informatiebeheerder de actie 'Indienen' onderneemt, wordt de serie - indien volledig ingevuld - meteen doorgestuurd naar de commissie ter evaluatie.
Indienen kan ook in bulk gebeuren. Wanneer je naar de lijst met alle series in status concept gaat, kan je links op de lijst series aanvinken. Wanneer alle series die je hebt aangevinkt ook volledig zijn (= ze hebben de status 'geldig'), dan kan je deze series via de knop 'Indienen' in bulk indienen bij de bevoegde commissie. Van zodra je een serie aanvinkt die niet volledig is, zal de knop 'Indienen' inactief worden en kan je geen enkele serie indienen.