Processen
IPDC
De Interbestuurlijke Producten- en Dienstencatalogus biedt een overzicht van de verschillende dienstverleningen van de lokale, Vlaamse en federale overheid. Wanneer je een product of dienst uit deze databron wil koppelen aan jouw serie klik je onder de vraag ‘Behandelt deze serie een externe dienstverlening?’ op ‘Ja’ en vervolgens kan je naast ‘Dienstverlening’ op ‘Wijzigen’ klikken.
Er open een dialoogvenster waar je op zes elementen kan zoeken:
Zoekterm
Afleverende dienst
Bevoegde overheid
Doelgroep
Geografische toepassingsgebied
Thema
Op de website van de IPDC zelf zijn de zoekmogelijkheden meer uitgebreid: https://productencatalogus.vlaanderen.be/nl/producten
Tips
Gebruik altijd de filter ‘Geografische toepassingsgebied’ om jouw organisatie te selecteren. Hierdoor zoek je altijd binnen de producten en diensten van de eigen organisatie.
Zoek eerst de waarde via de website van de IPDC en geeft vervolgens deze waarde in het zoekvenster van het Serieregister. Zo verklein je het aantal zoekresultaten.
Controleer altijd het PID-nummer. Dit is een uniek nummer dat elk product of dienst heeft. Vergelijk het PID-nummer van het product of dienst dat je selecteerde in het Serieregister met het PID-nummer van de fiche van het product of dienst op de website van de IPDC.
Wanneer een product of dienst geselecteerd hebt, kan je onderaan rechts op ‘Toepassen als dienstverlening’ klikken. Het product of dienst zal nu toegepast worden op de serie waarbij volgende elementen getoond worden:
PID-nummer
Naam
Thema’s
URL naar de website van de IPDC
In de verschillende lijsten van het Serieregister is er een filter ‘dienstverlening’ waar je kan filteren op een bepaalde IPDC-waarde.
Interne processen
Het beheer van de interne processen is volledig in het beheer van de klant. Enkel een persoon die de rol van informatiebeheerder heeft, kan de processen van de organisatie bewerken.
Om de processen te kunnen beheren, moet je het volgende doen:
Navigeer in de linkerbalk naar 'Beheer'.
Klik op 'Codelijsten'.
Je ziet nu drie niveaus staan:
Procesniveau 1
Procesniveau 2
Procesniveau 3
Wanneer je een procesniveau open klikt, kan je de processen raadplegen die onder dat niveau vallen. Deze lijst heeft enkele functionaliteiten:
Processen toevoegen. Klik rechts bovenaan op ‘Toevoegen’. Het systeem zal vragen om een naam in te geven en op toevoegen te klikken. Het proces wordt aangemaakt en is direct bruikbaar.
Algemene zoek. Dit gebeurt op basis van de namen van de processen. Deze zoek is niet hoofdlettergevoelig en zoekt ook op delen van een naam. Als je bijvoorbeeld zoekt naar ‘subsidie’ zal je zowel de processen ‘Subsidie’, ‘subsidies’ als ‘Zonnepanelen subsidies’ als resultaat krijgen.
De volgorde van de processen wijzigen. Hiermee kan je processen die je frequent gebruikt hoger in de lijst plaatsen zodat deze direct aanklikbaar zijn bij het aanmaken van een nieuwe serie. Je doet dit door links van het proces de zes puntjes vast te nemen met de muis en het proces vervolgens hoger of lager te slepen.
Processen bewerken. Hiermee kan je de naam van een proces wijzigen. Je klikt bij een proces rechts op de drie puntjes en op ‘Bewerken’. Er opent een dialoogvenster waarin je de naam van het proces kan wijzigen. Als er series gelinkt zijn aan deze serie zal er bovenaan een waarschuwing verschijnen. Wanneer je de naam van het proces wijzigt zullen alle gekoppelde series een update krijgen waarbij de wijziging van procesnaam wordt doorgevoerd.
Processen deactiveren. Hiermee maak je een proces onbruikbaar om te koppelen aan series. Je klikt bij een proces rechts op de drie puntjes en op ‘Deactiveren’. Er opent een dialoogvenster waarin gevraagd wordt of je zeker bent dat je het proces wil deactiveren. Na de bevestiging verschijnt er in de lijst bij het proces onder de kolom ‘actieve waarde’ een kruisje. Dit betekent dat het een gedeactiveerd proces is. Belangrijk om te weten is dat je gedeactiveerde processen nog altijd kan bewerken.
Momenteel zijn de processen in de drie niveaus niet afhankelijk van elkaar en is het dus onmogelijk om bij het selecteren van een proces op niveau 1 een beperkte keuze te krijgen voor procesniveau 2.
Best practice: Geef geen nummering aan de procesniveaus van jouw organisatie. Enkel indien het om een betekenisvolle code gaat, is het zinvol om deze in de naam van het proces te zetten. In dat geval raden we aan om de betekenisvolle code achter de naam van het proces te zetten.
Slecht voorbeeld: '1.1 Opvolgen correspondentie'
Goed voorbeeld: 'Opvolgen correspondentie'
Ander goed voorbeeld 'Opvolgend correspondentie [COM02]' waarbij '[COM02]' een betekenisvolle code is.
Work around oplossing codelijsten voor lokale besturen
Lokale besturen die nog geen processen in kaart hebben gebracht, hebben de mogelijkheid om de processen uit de algemene selectielijst voor gemeenten te laten importeren in het Serieregister. Het Excel-bestand vind je terug in de dienstruimte van het Serieregister.
Download het bestand
Bewerk de lijst indien nodig
Lever het bestand terug aan Digitaal Archief Vlaanderen via een ticket in de Servicedesk
De processen worden eerst geïmporteerd in de testomgeving van het Serieregister
Na validatie door jou, de klant, worden de processen ook geïmporteerd in de productieomgeving van het Serieregister
Het volledig uitgeschreven proces vind je ook hier: Serviceprocessen | Importeren van processen (Serieregister)