Navigeer naar configuratie → platform → postvakken
Om de verdeelbak te beheren moet je naar configuratie → platform → entiteiten gaan
Workflows zijn kleine programma’s die elke 5 minuten worden uitgevoerd. Ze bestaan uit een triggerstatus, eindstatus en parameters. De meeste workflows zijn afhankelijk van externe connecties zoals een SharePoint of het Digitaal Archief Vlaanderen.
Wens je een connectie toe te voegen of een nieuwe workflow op te zetten? Bezorg ons een melding in facilipunt!
Werking workflows
Workflows draaien elke 5 minuten op het platform en zullen uitgevoerd worden op berichten in dat postvak met de juiste beginstatus. Wanneer de workflow uitgevoerd is op het bericht zal het bericht in de eindstatus eindigen. Via de parameters kunnen er bepaalde opties gewijzigd worden.
Workflows zijn pas actief wanneer de schuifregelaar op ‘aan’ staat in de instellingen van het postvak.
Statussen
Niet alle statussen kan je zomaar gebruiken, raadpleeg de kolom hieronder om te zien wat elke status betekent.
Status | Betekenis | Vrij te gebruiken? |
|---|---|---|
Capture | Document staat in de rij om verwerkt te worden door RIC | Nee |
Processing | Document wordt verwerkt door RIC | Nee |
Verify | Document moet nog manueel verwerkt worden na automatische verwerking door RIC | Nee |
Dispatch | Komt overeen met ‘Te verdelen’. Het bericht is zichtbaar voor het scanteam | Ja |
ToBeAssigned | Komt overeen met ‘Te Ontvangen’. Het bericht is zichtbaar in de inbox | Ja |
Accepted | Het bericht is aanvaard en zichtbaar in het tabblad 'aanvaard | Ja |
Error | Er is een fout opgetreden bij het bericht. | Nee |
Deleted | Het bericht is verwijderd | Nee |
Rescan | Het bericht moet herscand worden | Nee |
Rescanned | Het bericht is herscand | Nee |
ToBeConfirmed | Het bericht moet bevestigd worden | Nee |
Requested | Het bericht is opgevraagd om fysiek af te leveren | Nee |
UploadedToRIC | Eindstatus nadat het bericht naar RIC is geüpload | Ja |
UploadedToDAV | Eindstatus nadat het bericht naar DAV is geüpload | Ja |
Classify | Het bericht wordt geclassificeerd | Nee |
Delivered | Het bericht is fysiek bezorgd | Nee |
UploadedToSftp | Eindstatus nadat het document via SFTP is opgeladen | Nee |
UploadedToMessageForwarder | Eindstatus nadat het bericht via mail is doorgestuurd | Nee |
Merge | Documenten in het bericht worden samengevoegd | Nee |
Interrupted | Er is een onderbreking opgetreden | Nee |
Undone | Het bericht is ongedaan gemaakt geweest | Ja |
Post_Accepted | Het bericht staat reeds 14 dagen aanvaard in een postvak en kan niet meer verplaatst worden | Nee |
Workflows
Uploaden naar RIC
RIC (Routty intelligent capture) laat toe om het document door de documentherkenningsmotor te gaan om bepaalde data te gaan extraheren uit het document en op basis daarvan acties te ondernemen. Bijvoorbeeld splitsen van een document of het automatisch verdelen van berichten op basis van kernwoorden.
Beschikbare Parameters:
Scanjob → Deze bepaalt welke instructies RIC krijgt.
Scanjobs kan je als admin niet zelf aanmaken. Wens je gebruik te maken van documentherkenning? Bezorg ons een melding via Facilipunt.
Auto-Approve
De auto-approve workflow zal documenten in de inbox automatisch aanvaarden. Deze staat standaard ingesteld op de beginstatus ‘to be assigned’ en de eindstatus ‘accepted’.
Geen beschikbare parameters.
Uploaden naar SharePoint
De workflow uploaden naar SharePoint laadt documenten op naar SharePoint op basis van een beginstatus. Documenten zullen op de SharePoint locatie terechtkomen als nieuwe documentenset met de pdf en logging als 2 aparte documenten in de documentenset. Team-DigiPost moet hiervoor eerst de connectie leggen tussen het platform en de SharePoint. Om je SharePoint klaar te maken om berichten uit Routty te ontvangen. Bekijk de pagina (
Wens je een integratie met SharePoint? Bezorg ons dan een melding via Facilipunt.
Beschikbare Parameters
Afleversite
Afleverbibliotheek
Uploaden naar DAV
De workflow uploaden naar DAV laadt documenten op naar de documentenkluis van Digitaal Archief Vlaanderen. Zo worden de documenten rechtsgeldig bewaard. Deze workflow is alleen van toepassing op berichten die al langer dan 14 dagen in een successtatus staan.
Parameters
Connectie → Kies hier altijd voor ‘Entiteit_Documentenkluis’
Bewaartermijn
Meer info over documentenkluis: Documentenkluis | Vlaanderen.be
Voor het instellen van documentenkluis moet er eerst bestelformulier ondertekend worden. Maak daarom eerst een melding in Facilipunt.
Uploaden naar SFTP
De workflow uploaden naar SFTP zal de documenten opladen naar een serverlocatie naar keuze. Elk bericht komt terecht in een eigen map met de PDF en xml met logging in.
Parameters
Connectie
Hostnaam
Username
Key
Upload URL
Distribute via Round Robin
De workflow distribute via Round Robin laat toe om berichten in 1 centraal postvak gelijkmatig te verdelen over een aantal andere postvakken.
Parameters
Postvakken waarnaar verdeeld zal worden.
Uploaden via e-mail forwarder
De workflow upload via e-mail forwarder zal elk bericht in een aparte mail doorsturen naar het gekozen mailadres.
Parameters
e-mailadres waar de brief heen zal worden gestuurd.
Via de optie ‘custom message forwarder’ kan je zelf een mailadres toevoegen via waar het wordt verstuurd. Via ‘standaard’ zal de mail verstuurd worden door het DigiPost-mailadres waar ook de notificaties worden door gestuurd.