1. Nieuwe invulling gebruikersgroep |
Waarom een nieuwe invulling?
| Eind 2023 zijn er circa 320 organisaties aangesloten op het Serieregister en 50 op het E-depot (ook nog enkelen op Depotbeheer). Daardoor beslissen we nu om een volledig aparte gebruikersgroep voor Serieregister en E-depot te organiseren waarop alle gebruikers van de respectieve toepassingen welkom zijn. Er is een stijgende vraag naar begeleiding van DAV voor digitale archivering aangezien meer en meer organisaties hun series voorbereid hebben Meer focus op kennisuitwisseling nodig
|
Nieuwe invulling | 1-2 fysieke bijeenkomsten per jaar, georganiseerd door DAV Overzicht van “projecten”: afgerond, lopend en gepland. Er zal ook een periodieke update komen van de DAV Confluence Kennisuitwisseling, centraal georganiseerd vanuit DAV. Vrijblijvend is het nog altijd mogelijk om “peers” te contacteren Actief bijdragen: deelnemers gebruikersgroep zullen casus kunnen presenteren, er zullen terugkoppelsessies en workshops georganiseerd worden en het is mogelijk om voorstellen te doen voor het programma Er gaat dus meer focus komen op het capteren van gebruikerservaringen en kennisuitwisseling Eerste gebruikersgroep met nieuwe invulling: dinsdag 14/05/2024
Kort samengevat zal een gebruikersgroep van DAV de volgende aspecten omvatten: terugkoppeling van DAV, kennisdeling door gebruikers, interactieve sessies rond vooraf bepaalde thema’s |
2. Roadmap |
2023 |
De focus lag op het aansluiten van lokale besturen op het Serieregister DAV werd versterkt met 2 bijkomende krachten. Beiden zullen vooral ingezet worden op begeleiding bij klanten en bij het ondersteunen van integraties: Sofie Ruysseveldt Julie Jordens
De septemberrelease is helaas niet kunnen doorgaan door diverse technische problemen. Deze zullen opgelost zijn in de voorjaarsrelease van 2024 (zie verder)
|
2024 |
Releasedatums | Voorjaar: Najaar: TI: 20/08/2024 PRD: 21/10/2024
|
Voorjaarsrelease | E-mailpreservatie: zie onderdeel Zeticon Wijzigingen aan openbaarheid (vereenvoudiging) Onderliggende change van infrastructuur Herwerkte ingestflow waarbij foutbehandeling anders gaat gebeuren; in plaats van het weigeren van een volledige SIP, gaan specifieke dossiers geweigerd worden
|
Najaarsrelease | |
Overige ontwikkelingen die op de planning staan | Portalen (zie workshop PWC) Verhuis naar andere storage- en hostingoplossing naar wat nu werknaam “Eurocloud” krijgt. Nu onder Amazon Web Services (AWS) Koppeling tussen de DAV-platformen en het datawarehouse van HFB met het oog op rapportering voor DAV en klanten
|
Backlog |
|
SIP Creator (vereenvoudiging van de ingest) | De SIP-creator moet een oplossing voorzien om eenvoudig SIPs te creëren cf. het DAV-model. Concreet willen we hiermee de acties die nu manueel uitgevoerd worden om een SIP te creëren zoveel mogelijk automatiseren. We mikken we op een eerste basisversie in het voorjaar Functionaliteiten DAV-conforme SIP genereren en onmiddellijk opladen via de FTPS-omgeving van de gebruiker naar het E-depot Mogelijkheid om externe metadatafiles te mappen op het importsjabloon Mogelijkheid om data te structureren in dossiers
De SIP-creator zal vermoedelijk als open source aangeboden worden
|
Communicatie en kennisdeling | O.a. via Confluence: meer ervaringen van klanten + plan van aanpak… Meer naar gebruikers communiceren a.d.h.v. nieuwsbrieven, nieuwsflitsen Gebruikersgroepen waarbij we meer inzetten op kennisdeling en interactie
|
Raamovereenkomst scanning | Timing traject: 2024 Doelgroep: Vlaamse overheidsinstanties en lokale besturen 3 percelen: Inkomende post (m.u.v. VO, aangezien zij gebruik maken van DigiPost) Vergunningsdossiers in het kader van omgeving: samenwerking met werkgroep Gemeente zonder gemeentehuis van Stad Mechelen Allerhande digitaliseringsprojecten (bv. subsidiedossiers,… )
Principe “scan once for all purposes” Er wordt begin januari 2024 een behoeftebevraging uitgestuurd naar VO en de lokale besturen
|
iPRES 2024 | Samen met meemoo, Universiteit Gent en VRT organiseert Het Facilitair Bedrijf / Digitaal Archief Vlaanderen in 2024 iPRES, de belangrijkste internationale conferentie over digitale preservering. Van 16 tot en met 20 september vindt dit hybride congres plaats in Gent, met activiteiten op verschillende plaatsen in Vlaanderen én online. Voor meer info: iPRES 2024 (pubpub.org) |
Klantenbegeleiding | |
Stagairs VUB | DAV heeft 2 stagairs van de master-na-master opleiding Archivistiek. Ze zullen de volgende cases aanpakken: Case 1: (sjabloon)series in kaart brengen van een toepassing m.b.t. bewonersgegevens van een woonzorgcentrum. Daarbij zal ook een plan van aanpak uitgewerkt worden om de nodige informatie uit deze toepassing te archiveren en over te brengen naar het E-depot (in samenwerking met gemeente Balen). Case 2: in kaart brengen van interbestuurlijke processen waarbij aandacht wordt besteed aan het correct inschatten van het bewaarniveau. Hierbij zit ook de detailanalyse van minimaal één interbestuurlijk proces. (in samenwerking met gemeente Evergem)
|
3. E-mailpreservatie (Lynn Vercruysse, Zeticon) |
In de voorjaarsrelease van DAV zal er een oplossing komen voor de preservatie van e-mail waarbij: .msg en .eml herkend worden als mailformaat. als een mailformaat een bijlage bevat, dan wordt deze bijlage geëxtraheerd en apart opgeslagen. de link tussen de mail en de bijlage wordt behouden er wordt een preservatie- en raadpleegformaat (.EML) voor mail geïntroduceerd, dit betekent ook dat er een viewer voor wordt opgezet.
|
Vragen | Vraag: is er een check of de bijlagen al uitgepakt zijn door medewerkers? Als deze check niet gebeurt, bestaat namelijk de kans dat bepaalde documenten dubbel worden opgeslagen omdat bepaalde documenten reeds apart zijn opgeslagen door medewerkers die daarnaast ook de volledig mail (met bijlages) hebben opgeslagen. Antwoord: er zal bekeken worden of we ‘dubbeldetectie’ binnen een dossier kunnen opzetten waarbij als er een dubbel gedetecteerd wordt, het document dat afkomstig is uit de mail zal bewaard worden. De reden hiervoor is dat je de dan ook de link hebt met de mail en duidelijk weet dat dat document een bijlage was van de mail in kwestie.
Vraag: kan je in één oogopslag zien dat er bijlagen onder een mail zitten (visualisatie met een icoontje of andere aanduiding)? Vraag: gaan jullie in de toekomst deze bijlagen wel zichtbaar maken? Vraag: is het mogelijk om op de bijlagen te zoeken binnen een dossier? In overzicht wil je meteen alle stukken zien, met aanduiding wat een bijlage is. Vraag: hoe zit het met e-mail specifieke metadata? Vraag: hoe zit het met e-mailconversaties, worden er linken gelegd? Vraag: is dit ook voor mailboxen? Nee, we kiezen er bewust voor om geen volledige mailboxen te preserveren. Het is mogelijk om een .pst file in het archief op te nemen, maar er wordt vandaag niets gedaan met dat fileformaat. We raden aan om, als er een wens is om een volledige mailbox te archiveren, dit op te nemen in de pre-ingest. A.d.h.v. bv. ePADD kunnen .msg files uit een .pst geëxtraheerd worden. Op die manier kan die mailbox nadien wel overgebracht worden naar het E-depot. Zo is de mailbox dan wel gearchiveerd, maar of je die ook kan en überhaupt mag ontsluiten is een heel ander verhaal.
|
Er worden nog testers gezocht voor de e-mailpreservatie. Kandidaten mogen mailen naar digitaalarchief@vlaanderen.be |
|
Een workshopsessie begeleid door PWC om de behoeften rond de portalen van DAV in kaart te brengen. Aan de hand van de resultaten zal PWC een analyse en architectuur voorstellen aan DAV. Er volgt nog een terugkoppeling van de workshop in februari 2024. |