...
Verduidelijking termijnspecificatie: Met afhandeling wordt het moment bedoeld waarop de subsidie volledig is uitbetaald en de laatste administratieve handeling werd gesteld. Hiermee is het dossier gesloten.
Motivering:
Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar Artikel 32 (dat verwijst naar artikel III.86 - vierde lid van het Wetboek van Economisch Recht) en artikel 63 (dat verwijst naar artikel 10 van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003) van de "Vlaamse Codex Overheidsfinanciën" van 29 maart 2019 bepalen dat een inhoudelijk dossier (dat de uitgave staaft) moet 7 jaar worden bijgehouden opdat controle door de verschillende controleactoren mogelijk is en niet wordt belemmerd.
Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: de volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019.
Artikel 32 (dat verwijst naar artikel III.86 - vierde lid van het Wetboek van Economisch Recht) en artikel 63 (dat verwijst naar artikel 10 van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003) van de "Vlaamse Codex Overheidsfinanciën" van 29 maart 2019 bepalen dat een inhoudelijk dossier (dat de uitgave staaft) moet 7 jaar worden bijgehouden opdat controle door de verschillende controleactoren mogelijk is en niet wordt belemmerd.
Artikel 41 van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019 bepaalt dat artikel 15 (en artikel 16) van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003 van toepassing zijn. Deze artikels bepalen dat de verjaringstermijnen uit het Oud Burgerlijk Wetboek van toepassing zijn. Het gaat hier om een uitgavedossier waarbij een schuld is ontstaan tussen de overheid en een derde partij. Om die reden is de verjaringstermijn voor persoonlijke rechtsvorderingen (bepaald in artikel 2262bis) van toepassing. Tijdens deze termijn kan een subsidie ook worden teruggevorderd. De organisatie kiest er daarom voor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.
VOORBEELD 2
Analoge personeelsdossiers van medewerkers die uit dienst zijn
...
Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop het dossier betrekking heeft.
Motivering: Deze bewaartermijn is in lijn met de maximale bewaartermijn voor bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten zoals vastgelegd in artikel Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 , §1/1, vijfde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Voor deze serie geldt een wettelijke bewaartermijn van 110 jaar. Deze termijn is gebaseerd op:
...
: de volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben. De organisatie kiest ervoor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.
VOORBEELD 3
Eerste lijn klachtendossiers (sjabloonserie)
...
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de klacht is afgehandeld.
Motivering: Deze bewaartermijn is in lijn met de maximale bewaartermijn voor bestuursdocumenten die persoonsgegevens bevatten zoals vastgelegd in artikel Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 , §1/1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Gedurende een periode van 5 jaar kunnen deze dossiers nuttig zijn om te bekijken hoe eenzelfde klacht behandeld werd, bijgevolg zullen deze dossiers gedurende deze periode frequent geraadpleegd worden en hebben ze ook een eventuele precedentswaarde. , tweede lid: De volgende bestuursdocumenten worden maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het behandelen van een klacht. De organisatie kiest ervoor om maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.