Handleiding - Maximale bewaartermijnen toepassen

Owned by koen.dobbelaere
Last updated: Oct 18, 2024
3 min read

Context

Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:

  1. Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet

  2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving komt die de bewaartermijn expliciet vermeld

  3. Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen

    1. Series met enkel een administratieve bewaartermijn

    2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet expliciet vermeld wordt

Voor series die onder federale bevoegdheid vallen, kunnen geen maximale bewaartermijnen in decreet vastgelegd worden. De selectiecommissies blijven hier, cf. samenwerkingsakkoord met fed. overheid, wel selectieregels voor opmaken.

In eerste instantie moeten alle series onder categorie 1 gewijzigd worden. Via een Besluit Vlaamse Regering (BVR) of een aanpassing van het bestuursdecreet zullen periodiek nieuwe maximale bewaartermijnen toegevoegd worden. We streven ernaar dat op termijn alle series een bewaartermijn hebben die onder categorie 1 of 2 valt.

Voor elke lokaal bestuur en Vlaamse Overheid-entiteit wordt er een Excel-bestand opgemaakt met alle gepubliceerde series waar elke serie in één van de drie categorieën wordt ingedeeld. Op basis daarvan kan je met deze handleiding de nodige aanpassingen doen.

Transitieperiode

Vanaf maandag 21 oktober start er een transitieperiode. Tijdens deze periode vragen de selectiecommissies om enkel series in te dienen die voldoen aan één van drie onderstaande voorwaarden:

  1. De ingediende serie werd aangepast op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen en moet opnieuw geëvalueerd worden door de selectiecommissie

  2. De ingediende serie is nodig om archief te kunnen vernietigen. Het gaat in dit geval dus enkel om series met bestemming ‘vernietigen’

  3. De ingediende serie is nodig om gebruik te maken van andere toepassingen van Digitaal Archief Vlaanderen: E-depot en Depotbeheerstool

Alle nieuw ingediende series worden vanaf 14 oktober 2024 ook beoordeeld op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen.

Indien je series indient die niet onder een van de voorwaarden vallen, zal de selectiecommissie deze serie wel evalueren en vervolgens contact opnemen met de vraag om dergelijke series in de toekomst niet meer in te dienen.

image-20241003-080909.png

Infosessies

Tussen juni en september 2024 werden drie infosessies gegeven waar onder andere ingegaan werd op de impact van het aangepaste decreet op de series in het Serieregister. De presentatie kan je hier raadplegen:

Begeleidingssessies

Om alle organisaties de nodige ondersteuning te bieden om waar nodig series aan te passen, worden er begeleidingssessies georganiseerd. Na het geven van de nodige context komt het stappenplan aan bod om series aan te passen. Hoe pas je een serie correct aan, welke metadata pas je wel of niet aan en waar moet ik opletten als ik later een nieuwe serie aanmaak? Het zijn allemaal vragen waarop je tijdens de opleiding een antwoord krijgt. Achteraf kan je volledig zelfstandig de nodige aanpassingen doorvoeren in het Serieregister.

Disclaimer

Deze opleidingen zijn enkel voor medewerkers van organisaties die klant zijn van het Serieregister én gepubliceerde series hebben. Let ook op dat je je inschrijft voor een sessie voor het toepassingsgebied waar jouw organisatie toe behoort. Er zijn aparte sessies voor lokale besturen en entiteiten van de Vlaamse Overheid!

Doelgroep

Informatiebeheerders, archivarissen en archiefmedewerkers van organisaties die zijn aangesloten op het Serieregister.

Niveau en voorkennis

Je kan werken met het Serieregister en hebt idealiter de basisopleiding Serieregister gevolgd.

Voorwaarden

Jouw organisatie is aangesloten op het Serieregister en heeft gepubliceerde series.

Annuleringsvoorwaarden

Deze opleiding gaat door bij minimaal 8 deelnemers. Ben je ingeschreven en toch verhinderd om deel te nemen? Meld je dan aub af via digitaalarchief@vlaanderen.be

DATA

Begeleidingssessies enkel voor lokale besturen: Begeleidingssessie maximale bewaartermijnen in het Serieregister - Lokale besturen

  • 5/11/24 10u-12u VAC Hasselt - 0A.54 - Herckenrode zaal

    • Min. 8 personen – max. 23 personen

  • 12/11/24 13u30 – 15u30 VAC Gent - 21.03 - Jan Hyoens

    • Min. 8 personen – max. 29 personen

  • 18/11/24 10u – 12u VAC Brugge - 0.D.34 – Quercus

    • Min. 8 personen – max. 33 personen

  • 22/11/24 10u – 12u VAC Antwerpen - 02.16b - Jordaens

    • Min. 8 personen – max. 23 personen

  • 25/11/24 10u-12u Brussel Belpaire - 05.N.05

    • Min. 8 personen – max. 25 personen

  • 26/11/24 13u-15u VAC Leuven - 00.5A - Pater Damiaanplein

    • Min. 8 personen – max. 19 personen

Begeleidingssessies enkel voor Vlaamse Overheid entiteiten: Begeleidingssessie maximale bewaartermijnen in het Serieregister - Vlaamse overheid

  • 5/12/24 10u-12u Brussel Belpaire - 03.Z.01

    • Min. 8 personen – max. 39 personen

  • 10/12/24 9u45 – 11u45 Brussel Belpaire - 05.N.06

    • Min. 8 personen – max. 25 personen

Stappenplan review

Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context.

  1. Serie opzoeken

  2. Review starten

  3. Serie bewerken

  4. Serie bewaren

  5. Motiveringsveld invullen

  6. Serie indienen

Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ