Inhoud
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
Om het import-sjabloon te downloaden dien je aan te melden in het E-depot. Vervolgens selecteer je op de navigatiebalk (links op het scherm) de actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Dossiers importeren'. Je komt terecht in een nieuw venster met de optie om een serie te selecteren. Selecteer de gewenste serie en klik vervolgens op ‘Importsjabloon downloaden'. Onderstaande figuren geven een overzicht van een standaard sjabloon van een serie met één extra extensie. Nadere toelichting volgt na de figuren.
...
Belangrijke opmerkingen bij het invullen van het sjabloon
...
Merk ook op dat je dossiers en stukken verschillende waarden kan geven in de velden 'Path in SIP' en 'Naam'. Het zijn evenwel de waarden uit het veld 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.
...
Tot slot zou je de formules uit de kolommen B en C kunnen weghalen. Op die manier kan je eigenlijk eender wat invullen in kolom A, zonder gevolg in de twee volgende kolommen. Zo kan je heel flexibel omspringen met het sjabloon. Echter, het grote nadeel is dat de logica dossierstuk (en eventuele submappen) volledig weg is, waardoor het ten zeerste aanbevolen is om meer controles in te bouwen tijdens en na het invullen van het sjabloon. Derhalve raden we deze methode af.
Ook hier geldt:
Dummy-waarden worden weergegeven als filter bij een dossier;
Voor dossiers en stukken in 'Path in SIP' en in 'Naam' verschillende waarden worden ingevuld. Evenwel is het de waarde uit 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.
Wanneer een waarde met '/' in kolom A combineert met "dossier" in kolom B, dan wordt het gedeelte na de '/' NIET weergegeven als filter.
...
3) Specifiek voor analoog archief
Het systeem vult de ‘Naam’ niet automatisch in voor analoge stukken. Indien dit veld niet wordt ingevuld in het sjabloon, vult het systeem automatisch de dossiernaam in.
Voor analoge beschrijvingen dient in de kolom ‘Analoog?’ de waarde ‘Ja’ te staan. Bevat de kolom de waarde ‘Nee’ of geen waarde dan beschouwd het systeem dit als een digitaal dossier of stuk;
Eenzelfde verpakking (archiefdoos) kan niet op twee verschillende locaties staan.
Voor elke beschrijving (= een lijn/rij in het import-sjabloon) zijn bij een migratie de volgende vier kolommen verplicht in te vullen per verpakking:
Origineel doosnummer | Het oude/huidige nummer van de archiefdoos. |
Legacy locatie ID | De locatie in het depot, zie ook de handleiding Depotbeheer (onderdeel Verpakkingen wegzetten in het depot). |
Legacy range | Dit veld geeft de mogelijk om een bereik mee te geven indien een beschrijving niet aan een specifieke locatie is gekoppeld, bijv. ‘Rij 1/Rek 2/Plank 5 - Rij 1/Rek 6/Plank 1. |
Verpakkingstype | Een vooraf gedefinieerd type van verpakking. |
...