Inhoud

Inleiding

De kans is groot dat je organisatie reeds archief in een depot bewaard. Deze informatie hoeft dus niet opnieuw te worden verpakt en getransporteerd. Om ook dit archief te kunnen beheren en aanvragen te behandelen via de toepassing Depotbeheer, dient het te worden gemigreerd. In dit onderdeel wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je een migratie aanpakt.

Stappenplan migratie

De migratie wordt opgedeeld in volgende stappen:

• Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken

• Stap 2: Series aanmaken

• Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)

• Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen

• Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren

• Stap 6: Kwaliteitscontrole

• Stap 7: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)

Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken

Acties uit te voeren door organisatie met Depotbeheer

Of het nu gaat om nieuwe overdrachten of te migreren archief: alles komt terecht op een locatie in het depot en die moet ook gekend zijn in het systeem. Het aanmaken van opslaglocaties in de toepassing is een voorwaarde om te kunnen migreren. Deze stap bestaat uit twee componenten:

• Opslaglocaties laten invoeren via import-sjabloon;

• Labels afdrukken en fysiek bevestigen op de locaties.
  

Voor een gedetailleerde uitleg: zie de handleiding Depotbeheer.

Stap 2: Series aanmaken

Alle informatie, ongeacht de drager (digitaal of analoog) die je wenst op te nemen in de toepassing, dient aan een gepubliceerde serie te worden gekoppeld. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar handleiding Serieregister.​​​​​​​​​​​​​​

Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)

Algemeen

In het E-depot heb je de mogelijkheid om beschrijvingen van analoog archief te verdelen over verschillende metadata- en extensievelden, waarop je achteraf kan zoeken. Een metadataveld is standaard beschikbaar in het E-depot en een deel van de metadata worden overgeërfd vanuit de serie. Dit model kan worden uitgebreid met extra velden, in dat geval spreken we van extensies. Een metadataveld en een extensie kunnen uit meerdere attributen bestaan, denk bijv. aan een adres:

Adres-extensie

• Straatnaam

• Huisnummer 

• Busnummer

• Postcode

• Gemeente

• ...

In het Serieregister kan je per serie bekijken welke extensies beschikbaar zijn. Extensies die je wil gebruiken in het E-depot, dien je te activeren op een serie. Je kan daarbij kiezen of je een extensie wil toekennen aan dossiers en/of onderliggende stukken. Op die manier zijn de beschrijvingen van al je dossiers gestandaardiseerd, wat het zoeken achteraf makkelijker maakt. Vind je niet wat je zoekt of wil je een nieuwe extensie laten aanmaken? Contacteer dan digitaalarchief@vlaanderen.be. 

Beschrijvingen in het E-depot

Je analoge, reeds overgedragen archief is wellicht beschreven in een (digitale) inventaris, een Excel-formulier, een database... maar mogelijk liggen deze beschrijvingen nog niet in lijn van de metadata- en extensievelden in het E-depot. Hieronder volgen een aantal tips en vragen die je kan toepassen om de wijze waarop je analoog archief beschreven is af te stemmen op het E-depot.

A) Een beschrijving in bijv. een klassieke inventaris is soms lang. Verschillende onderdelen daarvan kunnen worden opgenomen in metadatavelden of extensies van het E-depot. 

Bijv. het dossier "9876 renovatiepremie Iris Lemmens Stationsstraat 22 3090 Overijse 20210321"

• Serie: [Het toekennen van] Renovatiepremies --> elk dossier onder deze serie handelt over renovatiepremies

• Metadataveld: 'Identificatie Burger > Naam: Iris Lemmens

• Extensie: Adres > Stationsstraat 22 3090 Overijse

• Extensie: Aanvraagdatum > 21/03/2021

• Metadataveld: Dossiercode Bron > 9876

MAAR let op: de minimaal verplichte metadata van een dossier zijn:

• Naam

• Openingsdatum

• Sluitingsdatum
  

B) Enkele tips bij het opstellen of aanpassen van beschrijvingen:

• Maak dossier- en stuknamen uniek en betekenisvol. Op die manier kunnen collega's of burgers makkelijk dossiers opzoeken zonder de inhoud te kennen.

• Vermijd afkortingen. Een afkorting kan voor jou heel logisch lijken maar over 5 jaar is dat mogelijk niet meer het geval. Bovendien is het moeilijk om hierop te zoeken wanneer iemand een deel van de afkorting niet kent.

• Een beschrijving is bij voorkeur meer dan een dossiernummer of -code. Iemand die niet weet wat de nummers of codes betekenen, gaat daar niet op kunnen zoeken.

• Vermijd schrijffouten en synoniemen, maak gebruik van de juiste terminologie. Alternatieve schrijfwijzen kan je eventueel opnemen in een extensieveld of als trefwoord.
  

Stap 4: Import-sjabloon downloaden en invullen

Aan volgende voorwaarden dient te worden voldaan:

• In het Serieregister is een gepubliceerde serie aanwezig;

• Je organisatie heeft toegang tot analoge beschrijvingen in het E-depot en de applicatie ‘Archief overdragen’.

Om het import-sjabloon te downloaden dien je aan te melden in het E-depot. Vervolgens selecteer je op de navigatiebalk (links op het scherm) de actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Dossiers importeren'. Je komt terecht in een nieuw venster met de optie om een serie te selecteren. Selecteer de gewenste serie en klik vervolgens op ‘Importsjabloon downloaden'. Onderstaande figuren geven een overzicht van een standaard sjabloon van een serie met één extra extensie. Nadere toelichting volgt na de figuren.​​​​​​​

Belangrijke opmerkingen bij het invullen van het sjabloon

1) Oefenen met het sjabloon

• Houd er rekening mee dat het sjabloon abstractie maakt van de logica en ondersteuning in het E-depot. Ben je niet zeker welke metadata verplicht zijn of welke waarden ze mogen bevatten? Oefen op voorhand met het manueel aanmaken van analoge dossiers in de testomgeving van het E-depot (linker navigatiebalk > actieknop 'Dossier toevoegen' > 'Nieuw dossier maken'). Door de handelingen  manueel uit te voeren begrijp je beter hoe het systeem werkt, wat de volgorde is bij processen.

• Oefen vervolgens een keer met een import-sjabloon.

• Vul steeds eerst het dossier in en pas daarna, in de volgende rijen, de stukken.

• Let erop dat je de minimaal verplichte metadata op dossier- en/of stukniveau invult.

  • DOSSIER

    • Naam

    • Openingsdatum

    • Sluitingsdatum

  • STUK

    • Naam

    • Creatiedatum
      

2) Een sjabloon bevat logica voor invoer van digitale dossiers

• Wees ervan bewust dat het sjabloon is opgesteld voor de invoer van digitale informatie, waarbij het sjabloon samen met digitale dossiers wordt aangeboden aan het systeem als een SIP. In het geval van analoge beschrijvingen bevat de SIP alleen het import-sjabloon.

• Kolom A ('Path in SIP') bevat de padnamen van dossiers en stukken zoals ze voorkomen in de SIP. Kolommen B en C bevatten formules. Kolom B gaat op basis van de padnaam na of een beschreven object een dossier is of een stuk, het onderscheid wordt gemaakt op basis van een '/'. Kolom C geeft aan wat de referentie is van het dossier (= alles wat voor de eerste '/' staat), zodat stukken in het E-depot bij het juiste dossier terecht komen.

• Deze formules zijn aanwezig tot en met rij 2001 in het sjabloon. Heb je meer rijen nodig, dan sleep je best eerst de formules door in het blanco sjabloon. Nadien kan je de informatie toevoegen. 9.999 (rij 10.000) is het maximaal aantal rijen dat je per sjabloon mag invullen en door het systeem laten verwerken.

• Doorgaans wordt de naam van een dossier zowel ingevoerd in kolom A 'Path in SIP' als in kolom E 'Naam'. Echter, stel dat in het verleden dossiernamen '/' bevatten levert dit een probleem op in relatie tot de eerste drie kolommen.

​​​​​​​​​​​​​​​​​​
Bijv. de dossiernaam "Premie Iris Lemmens 2021/03/21" wordt in het sjabloon als volgt opgevat:

​​​Door de formules wordt het deel voor de eerste '/' ("Premie Iris Lemmens 2021") geïnterpreteerd als het dossier, het deel "03" als een submap en het deel "21" na de laatste '/' als het stuk. Dit leidt niet tot het gewenste resultaat want je dossier wordt nu een stuk. Tevens zal de import falen omdat in het sjabloon niet eerst het dossier wordt beschreven.

Bevatten je dossier- en stuknamen één of meerdere '/'? Dan kan je hier op de volgende manieren mee omgaan:

1. Bekijk de optie of mogelijkheid om de '/' efficiënt, geautomatiseerd te verwijderen uit de naam (bijv. een datum opnemen in een ander metadatveld) of te vervangen door een spatie of koppelteken.
   

Bijv. "Premie Iris Lemmens 2021/03/21" wordt "Premie Iris Lemmens 2021-03-21".

2. Aangezien je bij invoer van analoge informatie alleen het sjabloon invoert in de SIP, zou je ervoor kunnen kiezen om een dummy-waarde mee te geven in kolom A (zie onderstaand voorbeeld). Je volgt dan nog steeds de ingebouwde logica met formules. In het veld 'Naam' kan je een dossiernaam met '/' invoeren.

Het systeem registreert de delen gescheiden door een '/' in het veld 'Path in SIP' en geeft deze bij elk dossier als filter weer. Nadeel is dat de dummy-waarde hier dus als filter wordt weergegeven. Dit laatste kan je ondervangen door een meer relevante waarde als dummy te gebruiken, bijv. een dossiernummer. 

Wens je nog extra analoge stukken te beschrijven bij een dossier? Controleer dan voorafgaand aan het invullen dat de stuknaam geen '/' bevat, want dan ontstaat hetzelfde probleem. Vul in kolom A ('Path in SIP) desnoods "dummy-waarde dossier"/"dummy-waarde stuk" in. Het is aanbevolen om tijdens of na het invullen te controleren of tussen elk dossier en bijhorende stuk (en eventuele submappen) een '/' staat.

Merk ook op dat je dossiers en stukken verschillende waarden kan geven in de velden 'Path in SIP' en 'Naam'. Het zijn evenwel de waarden uit het veld 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.

3. Tot slot zou je de formules uit de kolommen B en C kunnen weghalen. Op die manier kan je eigenlijk eender wat invullen in kolom A, zonder gevolg in de twee volgende kolommen. Zo kan je heel flexibel omspringen met het sjabloon. Echter, het grote nadeel is dat de logica dossierstuk (en eventuele submappen) volledig weg is, waardoor het ten zeerste aanbevolen is om meer controles in te bouwen tijdens en na het invullen van het sjabloon. Derhalve raden we deze methode af.
   

Ook hier geldt:

• Dummy-waarden worden weergegeven als filter bij een dossier;

• Voor dossiers en stukken in 'Path in SIP' en in 'Naam' verschillende waarden worden ingevuld. Evenwel is het de waarde uit 'Path in SIP' die wordt weergegeven als filter binnen het dossier.

• Wanneer een waarde met '/' in kolom A combineert met "dossier" in kolom B, dan wordt het gedeelte na de '/' NIET weergegeven als filter.

​​​​​​​3) Specifiek voor analoog archief

• Het systeem vult de ‘Naam’ niet automatisch in voor analoge stukken. Indien dit veld niet wordt ingevuld in het sjabloon, vult het systeem automatisch de dossiernaam in.

• Voor analoge beschrijvingen dient in de kolom ‘Analoog?’ de waarde ‘Ja’ te staan. Bevat de kolom de waarde ‘Nee’ of geen waarde dan beschouwd het systeem dit als een digitaal dossier of stuk;

• Eenzelfde verpakking (archiefdoos) kan niet op twee verschillende locaties staan.

• Voor elke beschrijving (= een lijn/rij in het import-sjabloon) zijn bij een migratie de volgende vier kolommen verplicht in te vullen per verpakking:

• Indien een beschrijving fysiek verpakt zit in meerdere verpakkingen, dan dien je de vier bovenstaande kolommen te kopiëren, zodat deze voor elke verpakking kunnen worden ingevuld.

Stap 5: SIP samenstellen en aanleveren

In het geval van een migratie gaan we uit van uitsluitend analoge informatie. Het volstaat om het import-sjabloon toe te voegen aan een SIP-bestand. De SIP lever je aan Digitaal Archief Vlaanderen, die het verder opneemt met de softwareleverancier.

Door het invullen van vier kolommen (‘Origineel doosnummer’, ‘Legacy locatie ID’, ‘Legacy range’ en ‘Verpakkingstype’) weet het systeem dat het om een migratie gaat. Bij invoer worden in het E-depot analoge beschrijvingen aangemaakt die worden gekoppeld aan een verpakking en een locatie.

Voor het invullen van het migratie-sjabloon verwijzen we ook naar Stap 4 hierboven. Afwijken van de regels kan onder meer de volgende implicaties hebben:

• Beschrijvingen worden niet juist herkent als dossier of stuk;

• Beschrijvingen worden niet juist herkent als analoog;

• Stukken komen terecht in verkeerde dossiers;

• Informatie en metadata worden verkeerd gekoppeld;

• De koppeling beschrijving-verpakking-locatie is niet juist;

• De volledige invoer faalt;

• …

Stap 6: Kwaliteitscontrole

Voer onmiddellijk na de migratie een kwaliteitscontrole uit, dit kan steekproefsgewijs. Van belang is dat:

• De koppeling tussen beschrijving-verpakking (oude/huidige en nieuwe )-locatie (oude/huidige en nieuwe ) correct is;

• Het Verpakkingstype correct is;

• De juiste metadata aan de juiste informatie is gekoppeld in het E-depot.

Stap 7: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)

Na een succesvolle migratie en kwaliteitscontrole dient een informatiebeheerder in het E-depot de gemigreerde dossiers nog goed te keuren, zodat ze de status ‘Gepubliceerd’ krijgen en ze – mits beheersmatige metadata dit toelaten – beschikbaar zijn voor aanvraag.