Page Comparison

Type van veld: keuze uit een codelijst

Aard: niet verplicht, maar indien je geen dienstverlening aangeeft, is dit veld wel verplicht. Je moet dus ofwel een dienstverlening ofwel een procesniveau aangeven. Beide mag, maar je moet minstens één van de twee invullen. Bij de keuze van een proces moet je sowieso op het hoogste niveau een proces kiezen. Indien je meer in detail wil gaan, kan er een gedetailleerder proces op een 2^e of 3^e niveau gekozen worden.

Doel: je maakt zelf een lijst met de procesniveaus van je organisatie. Zie lager bij '5. Codelijsten met processen' hoe je dit doet. Deze lijst kan tot drie niveaus diep gaan (1. – 1.1 – 1.1.1). Wanneer de processen zijn aangemaakt, zal je deze kunnen selecteren bij het aanmaken van een serie.

Best practice: zorg ervoor dat je alle processen van jouw organisatie in kaart hebt gebracht en gecreëerd hebt in de applicatie vooraleer je series begint te importeren. Je kan dit werk ook achteraf doen, maar dan kost het veel tijd om elke serie individueel aan te passen en een proces toe te kennen.

• Je kan gebruik maken van het systeem taakgebied-taak-handeling die bij de informatiebeheersplannen van de Vlaamse overheid gebruikt werden om de processen in kaart te brengen:

  • Taakgebied: Een taakgebied is een geheel van onderling samenhangende taken. Om het taakgebied te bepalen kan inspiratie gehaald worden uit de beleidsvelden en de kerntakenplannen. Het is vooral van belang dat dit taakgebied stabiel is. Het wordt dus best niet gekoppeld aan organisatiestructuren zoals afdelingen, cellen, … Voorbeelden: welzijnszorg, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening en vastgoed, waterinfrastructuur en zeewezen, leefmilieu, energie.

  • Taak: Een taak is een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben. De taken vloeien voort uit de taakgebieden. Voorbeelden: financieel beheer, advisering inzake beleid, personeelsbeheer.

  • Handeling: Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere series opleveren. Voorbeelden: verlenen van advies, controle van de rekening, verstrekken van vergunningen.

• Voorbeeld:

  • Serie vergaderdossiers van de cultuurraad

    • Beleidswerk en interne huishouding van één organisatieonderdeel van het bestuur

      • Secretariaat

        • Secretarie van vergaderende entiteiten

  • Subsidiedossiers Scheepsbouw​​​​​​​

    • Bedrijfsteun

      • Dossierbehandeling

        • Toekennen van subsidies