Navigeren

Startscherm

Het startscherm waar je terechtkomt bij het inloggen bestaat uit 5 onderdelen

• Header: deze vermeldt bovenaan jouw voornaam, jouw rol die bepaalt welke acties je kan uitvoeren en de organisatie waarvoor je bent ingelogd.

  Open

  

• Navigatiebalk links

  • Series toevoegen -> via het plus-symbool een nieuwe serie aanmaken of series in bulk importeren

  • Lijsten -> naar de verschillende lijsten navigeren

  • Rapporten -> rapportering over de series raadplegen

  • Beheer -> codelijsten en beveiligingsgroepen beheren. Dit is enkel mogelijk als je de rol informatiebeheerder hebt.

  • Profiel -> notificaties raadplegen of uitloggen

• Algemene zoekbalk: via deze zoekbalk bovenaan doorzoek je de lijst 'alle objecten'.

• Taken: Hier zie je de taken uit de takenlijst die jij vanuit jouw rol kan uitvoeren en die het meest dringend uit te voeren zijn. De rangschikking gebeurt op basis van de deadline van 30 dagen die elke taak krijgt. De vijf taken waarvan de deadlines het dichtst bij vandaag liggen of al het langst overschreden zijn, worden op het startscherm getoond. Via de knop 'alles tonen' navigeer je naar de volledige takenlijst.

• Notificaties: Hier zie je de notificaties met betrekking tot series van jouw organisatie die goedgekeurd en gepubliceerd zijn door de selectiecommissie. Daarnaast krijg je via deze lijst ook een notificatie voor elke nieuwe sjabloonserie die gepubliceerd wordt. De vijf meest recente notificaties worden op het startscherm getoond. Via de knop 'Alles tonen' navigeer je naar de volledige notificatielijst.

Lijsten

In het Serieregister zijn alle series onderverdeeld in zes lijsten:

1. Alle objecten

2. Taken

3. Invoer -> Verwerkingslijst

4. Invoer -> Concepten

5. Gepubliceerd -> Series

6. Gepubliceerd -> Sjabloonseries

Open

Alle objecten

De lijst 'Alle objecten' bevat alle series uit de lijsten 'Taken', 'Invoer' en 'Gepubliceerd'. Het gaat dus om series waar een taak aan vasthangt, series die in concept staan en alle gepubliceerde series. In de lijst kan gezocht worden via de algemene zoekbalk bovenaan, via de knop “uitgebreid zoeken” onder de algemene zoekbalk of via de filterlijst links.

Taken

De lijst 'Taken' bestaat uit alle series waaraan een taak is verbonden. Er zijn verschillende types van taken, ‘taaktypes’ genoemd. Je vindt in de filterlijst links de verschillende taaktypes terug onder 'Naam taaktype':

Daarnaast bevat de lijst alle series die ingediend zijn bij de selectiecommissiecommissie en als gevolg de status 'Ingediend' hebben. Daarbij is ook zichtbaar op welke stap van het evaluatieproces bij de commissie de serie zich bevindt:

• de voorzitter moet evaluatoren nog toekennen = Ken serie toe ter evaluatie

• de evaluatoren moeten evaluatie nog uitvoeren = Evalueer serie ter publicatie

• de voorzitter moet een publicatiebeslissing nemen = Neem de publicatiebeslissing.

Deze lijst heeft dezelfde zoekmogelijkheden als de lijst 'alle objecten', enkel de filtering verschilt aangezien deze is toegespitst op de taaktypes. In de filter voor taaktype zal je enkel taaktypes zien waarvan er series aanwezig zijn in de lijst. Als er bijvoorbeeld geen series zijn met taak 'Evalueer serie' zal je deze waarde ook niet zien in de filter.

Invoer

De lijst 'Invoer' bestaat uit alle series die manueel of via de import van een CSV-bestand zijn aangemaakt, maar nog niet bij de bevoegde commissie ingediend zijn. Het gaat dus nog om concepten en NIET om gepubliceerde series omdat deze series de goedkeuringsflow van de selectiecommissie nog niet hebben doorlopen. In de lijst kan gezocht worden via de algemene zoekbalk bovenaan, via de knop “uitgebreid zoeken” onder de algemene zoekbalk of via de filterlijst links.

De lijst is opgesplitst in twee delen:

Verwerkingslijst

​​​​​​​Alle bulk-imports worden hier verzameld. Elke bulkimport heeft na verwerking één van twee mogelijke statussen:

Concepten

​​​​​​​​​​​​​​Hier staan alle series verzameld die al zijn aangemaakt in het systeem, via manuele aanmaak of via bulk-import, maar nog niet zijn ingediend bij de selectiecommissie. Deze series hebben één van twee mogelijke statussen:

Gepubliceerd

De lijst 'Gepubliceerd' bevat alle series die door de bevoegde commissies goedgekeurd en gepubliceerd zijn in het serieregister. Deze lijst is de essentie van het serieregister waar de series verzameld staan waarvan de dossiers op een juridisch correcte manier vernietigd mogen worden. Daarnaast is deze lijst de eigenlijke vervanger van wat nu de informatiebeheersplannen zijn. In de lijst kan gezocht worden via de algemene zoekbalk bovenaan, via de knop “uitgebreid zoeken” onder de algemene zoekbalk of via de filterlijst links.

De lijst is opgesplitst in twee delen:

Series

Alle gepubliceerde series van je eigen organisatie en die van andere organisaties. Standaard staat de filter 'Bewaargever' geactiveerd op de organisatie waarvoor jij bent ingelogd. Hierdoor zie je enkel de gepubliceerde series van jouw eigen organisatie. Op elke serie van je eigen organisatie kan je verschillende acties uitvoeren. Je vindt de mogelijke acties door in de lijst van gepubliceerde series op de drie puntjes achteraan de serie te klikken.

Sjabloonseries

Alle sjabloonseries die de bevoegde selectiecommissie heeft gepubliceerd. Op elke sjabloonserie kan je verschillende acties uitvoeren. Je vindt de mogelijke acties door in de lijst van gepubliceerde sjabloonseries op de drie puntjes achteraan de sjabloonserie te klikken.

Zoekmogelijkheden

In elke lijst zijn er drie zoekmogelijkheden:

• Algemene zoekbalk

• Filters

• Uitgebreid zoeken

Deze drie mogelijkheden kunnen met elkaar gecombineerd worden. Je kan na het gebruiken van de algemene zoekbalk bijvoorbeeld nog een filter activeren of uitgebreid gaan zoeken om het zoekresultaat te verfijnen.

Algemene zoekbalk

Via de algemene zoekbalk doorzoek je een beperkte set metadata:

• Naam

• Beschrijving

• Trefwoorden

• Proces

• Dienstverlening

• Opmerkingen

Als je de zoekbalk gebruikt, zal je dus enkel series te zien krijgen waarvan jouw zoekterm(en) voorkomen in bovenstaande data. Series die jouw zoekterm(en) bevatten in andere metadatavelden, zullen niet voorkomen in de zoekresultaten.

Filters

Door het activeren van een filter kan je een lijst snel beperken tot een set waarbinnen je wilt zoeken. Afhankelijk van de lijst zijn er andere filters ter beschikking. Momenteel kan je binnen elke filter één waarde selecteren, op termijn zal multiselect beschikbaar zijn.

Filters en de waarden binnen een filter zullen enkel zichtbaar zijn als er series aanwezig zijn in de lijst die waarden van een bepaalde filter bevatten. Als er in de takenlijst bijvoorbeeld geen enkele serie is met de taak 'neem de publicatiebeslissing', zal de filter 'Resultaat van de evaluatie' ook niet zichtbaar zijn. Als je bijvoorbeeld via de algemene zoekbalk een term hebt ingegeven die als resultaat alleen maar series van lokale besturen bevat, zal onder de filter 'Toepassingsgebied' de waarde 'Vlaamse overheid' niet zichtbaar zijn.

Uitgebreid zoeken

Via de knop 'uitgebreid zoeken' bovenaan rechts kan je een dialoogvenster openen waarmee je alle metadatavelden kan doorzoeken. Via het plusteken rechts kan je op meerdere velden tegelijk zoeken. Het dialoogvenster bestaat uit drie elementen:

• inclusief/exclusief: kies je voor inclusief dan zal het zoekresultaat de series weergeven die aan jouw zoekterm beantwoorden. Kies je voor exclusief dan zal het zoekresultaat alles series weergeven behalve de series die aan jouw zoekterm beantwoorden.

  • Bv.: inclusief informatieclassificatieniveau 1 -> het resultaat zal enkel series tonen die informatieclassificatieniveau 1 hebben.

  • Bv.: exclusief informatieclassificatieniveau 1 -> het resultaat zal alle series tonen die informatieclassificatieniveau 2, 3 of 4 hebben en niet die met niveau 1.

• Specifiek veld: hier kies je uit een lijst het metadataveld dat je wilt doorzoeken.

• Waarde: de zoekterm waarop je het geselecteerde metadataveld wilt doorzoeken. Dit veld zal er anders uitzien afhankelijk van het 'specifiek veld' dat je selecteerde.

  • Bv.: Om series van een bepaalde archiefvormer te zoeken zal het veld 'waarde' een vrij tekstveld zijn.

  • Bv.: Om series met een bepaalde begindatum te zoeken zal het veld 'waarde' twee datumvelden, 'van' en 'tot', bevatten waarmee je de periode kan aangeven waarbinnen je wilt zoeken. Alle series waarvan de begindatum binnen deze periode valt, zullen zichtbaar zijn in het zoekresultaat.

Sorteren

Elke lijst kan je sorteren op basis van een parameter. Afhankelijk van de lijst waarin je zit, zijn er mogelijks andere sorteermogelijkheden.

Rapporten

Je kan drie verschillende rapporten raadplegen:

• Series gekoppeld aan een extensie

  • Opsomming van alle series die één of meerdere extensies bevatten. Het rapport benoemt de extensie en welke serie eraan gekoppeld is.

• Series niet gekoppeld aan een beveiligingsgroep

  • Opsomming van alle series met informatieclassificatieniveau 3 en 4 waar geen beveiligingsgroep(en) aan gekoppeld zijn. Het rapport benoemt enkel de series.

• Aantal series gekoppeld aan een beveiligingsgroep

  • Opsomming van alle beveiligingsgroep(en). Het rapport benoemt telkens de beveiligingsgroep en het aantal series dat eraan gekoppeld zijn. Ook beveiligingsgroepen waar geen series aan gekoppeld zijn, worden getoond in dit rapport.

Beveiligingsgroepen

Het aanmaken van nieuwe beveiligingsgroepen is een recht dat alleen de informatiebeheerder heeft. In de linker kolom van de applicatie kan je als informatiebeheerder op 'Beheer' en vervolgens op 'Beveiligingsgroepen' klikken. Je krijgt vervolgens een overzicht van de bestaande beveiligingsgroepen. De seriebeheerder kan dit ook raadplegen, maar kan niets bewerken. In de lijst staan twee groepen standaard die je niet kan verwijderen: 'informatiebeheerder' en 'publiek-intern'. Series met classificatieniveau 1 of 2 krijgen deze twee groepen standaard toegewezen. Dit betekent dat de informatiebeheerder en alle andere medewerkers van de organisatie alle series met classificatieniveau 1 of 2 kunnen raadplegen.

Om een nieuwe groep toe te voegen, klik je als informatiebeheerder bovenaan rechts op de knop 'Groep toevoegen'. Op het volgende scherm kan je de naam van de groep ingeven en vervolgens op 'Bewaren' klikken. De nieuwe groep verschijnt in de lijst van beveiligingsgroepen. De lokale beheerder van de organisatie kan nu medewerkers via IDM toevoegen aan de bestaande beveiligingsgroepen.

Indien je als informatiebeheerder een groep wilt verwijderen, moet je in de lijst van beveiligingsgroepen de te verwijderen groep aanklikken door op het icoontje van het potlood te klikken. De bewerkingspagina van de groep verschijnt nu. Onderaan rechts krijg je de optie 'Verwijderen' waarmee je de groep kan verwijderen.

Meer info over het koppelen van beveiligingsgroepen aan een serie vind je hier

Codelijsten

Bij het aanmaken van een nieuwe serie moet er minstens een proces en/of dienstverlening aangegeven worden. Dit gebeurt voor het metadataveld 'proces' door een selectie te maken in de keuzelijsten met processen. Het beheer van deze processen is volledig in het beheer van de klant. Enkel een persoon die de rol van informatiebeheerder heeft, kan de processen van de organisatie bewerken.

Om de processen te kunnen beheren, moet je het volgende doen:

• Navigeer in de linkerbalk naar 'Beheer'.

• Er springt een lijst met twee mogelijkheden open: 'Codelijsten' en 'Beveiligingsgroepen'.

• Klik op 'Codelijsten'.

Je ziet nu drie niveaus staan:

• Procesniveau 1

• Procesniveau 2

• Procesniveau 3

Dit houdt in dat je de processen van jouw organisatie zal kunnen indelen in drie niveaus, waarbij niveau 1 het hoogste niveau is en niveau 3 het laagste niveau. Om te zien welke processen er op welk niveau zitten, klik je op één van de drie niveaus. Je krijgt vervolgens alle processen te zien van het niveau dat je geselecteerd hebt. Om een nieuw proces toe te voegen, klik je in de rechterbovenhoek op 'Toevoegen'. De applicatie zal vragen om een naam te geven aan het nieuwe proces. Wanneer je dit hebt gedaan, kan je op 'Toevoegen' klikken en de applicatie zal het nieuwe proces toevoegen aan het niveau dat je eerder geselecteerd hebt. Wanneer je vervolgens een nieuwe serie aanmaakt, zal je het nieuw aangemaakte proces kunnen selecteren op het niveau waarbinnen je het proces hebt aangemaakt.

Momenteel zijn de processen in de drie niveaus niet afhankelijk van elkaar en is het dus onmogelijk om bij het selecteren van een proces op niveau 1 een beperkte keuze te krijgen voor procesniveau 2.

Notificaties

Eerder werd er al gesproken over de vijf meest recente notificaties die je kan raadplegen op het startscherm. Als je de volledige lijst wilt doorzoeken, heb je twee mogelijkheden: op 'alles tonen' klikken in het venster waar de meest recente notificaties staan of onder 'Profiel' in de navigatiebalk klikken op 'Notificaties'.

Je komt vervolgens in de volledige lijst terecht met notificaties. Elke notificatie bestaat uit drie onderdelen:

• Datum waarop de notificatie is binnengekomen

• Naam van de serie waarover de notificatie gaat

• Het type notificatie

In tegenstelling tot taken heeft een melding betrekking tot iets dat gebeurd is in het Serieregister zonder toedoen van de gebruiker en waarbij er geen actie wordt verwacht.

Notificaties die nieuw zijn sinds de laatste keer dat je naar lijst navigeerde worden in het vet getoond. Wanneer je uit de lijst en meteen weer naar de lijst navigeert, zullen geen notificaties in het vet staan, behalve als er in de tussentijd een nieuwe notificatie is bijgekomen, deze zal dan in het vet staan. Je kan elke notificatie individueel verwijderen of meerdere notificaties selecteren om deze in bulk te verwijderen.

Net als de lijsten kan je de notificaties sorteren: op meest/minst recent of alfabetisch.

Onderdelen van een serie

Door op de titel van een serie te klikken open je de detailpagina. Hier zie je onder de titel van de serie de volgende gegevens staan:

• Type: gaat het om een serie of een sjabloonserie

• Status: Nieuw, Concept (geldig of ongeldig), Ter publicatie ingediend, Toegekend, Geëvalueerd of Gepubliceerd (met vermelding van datum)

• Het versienummer van de serie.

Daaronder zijn er vijf tabbladen:

• Details: Hier staan alle beschrijvende en beheersmatige metadata van de serie verzameld.

• Extensies: Hier staan de extensies vermeld die geactiveerd zijn.

• Relaties: Hier staan alle relaties, met vermelding van het type relatie, die de serie heeft met andere series.

• Versies: Hier staan alle versies van de serie. Er is altijd maar één versie met status gepubliceerd, de beheersmatige metadata van deze versie worden gebruikt om de dossiers van de serie te beheren.

  • Je ziet als gebruiker enkel de versies waar je rechten op hebt:

    • voor gebruikers niet gelinkt met de organisatie: enkel versies met status gepubliceerd.

    • voor gebruikers van de organisatie: alle versies.

    • voor selectiecommissieleden: alle versies.

• Beveiligingsgroepen: Alle groepen die toegang hebben tot de dossiers en stukken van de serie.

Automatisch gegenereerde metadata van een serie

Onderaan de detailpagina (tabblad details) staan metadatavelden die het systeem voor elke serie automatisch aanmaakt:

Persoonsgebonden metadata:

• Auteur(s): de personen die de serie aangemaakt, bewerkt en/of ingediend hebben

• Naam goedkeurder: de persoon die in de rol van commissievoorzitter de publicatiebeslissing heeft genomen

• Naam evaluatoren: de personen die in de rol van commissielid of -voorzitter de serie hebben geëvalueerd

Technische metadata:

• Versie: de versie van de serie die je aan het raadplegen bent, deze kan je ook bovenaan de detailpagina vinden

• Unieke ID: de unieke ID die elke serie krijgt

• URI: de unieke link die elke serie krijgt

Tijdsgebonden metadata:

• Datum creatie: dit is de datum waarop de versie van de serie werd aangemaakt.

• Datum laatste wijziging: Dit is dat datum waarop de versie van de serie het laatst werd gewijzigd. Bij het aanmaken van een nieuwe serie worden de datum creatie en datum laatste wijziging vastgelegd op de dag van aanmaak. Als je de dag erna de serie aanpast, zal de datum laatste wijziging aangepast worden, maar niet de datum creatie. Wanneer je vanuit een serieversie een actie (review, opvolgen, afsluiten) start, zal de datum laatste wijziging ook aangepast worden.

• Datum publicatie: dit is de datum waarop de actie 'Publiceren' het laatst werd uitgevoerd. Dit kan zowel door de informatiebeheerder gebeuren bij een verkorte flow (review, opvolgen) als door de commissievoorzitter die een serie bij de publicatiebeslissing de serie goedkeurt en publiceert.

• Datum goedkeuring: dit is de datum waarop de taak 'Neem publicatiebeslissing' het laatst werd uitgevoerd door de commissievoorzitter. Wanneer de voorzitter de serie goedkeurt, worden zowel de datum goedkeuring als de datum publicatie bijgewerkt.