De Metadata Collector leest technische metadata van een map uit en vult een geselecteerd importsjabloon in met op basis van deze uitgelezen metadata. Om aan de slag te gaan, heb je de volgende zaken nodig:
...
Er zijn quasi geen vereisten over hoe de map eruit moet zien. Het enige waar rekening mee moet gehouden worden is dat er in de geselecteerde map op het eerste niveau mappen staan en niet direct documenten.
...
Het goede voorbeeld zal ervoor zorgen dat de gecreëerde Excel de mappen Dossier_A, Dossier_B… zal beschouwen als dossiers voor import in het E-depot. Bij het slechte voorbeeld zal elk bestand als stuk zonder dossier in de Excel staan. Dus ook als je maar één dossier hebt, is het nodig dat op het hoogste niveau er één map staat met de naam van het dossier en in die map alle bestanden die de stukken van het dossier vormen.
| Info |
|---|
Wat als ik mijn mappen op het hoogste niveau onderliggend nog mappen hebben? |
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
In dat geval zal elk stuk worden weggeschreven als onderdeel van dossier ‘Dossier_A’, maar het pad wordt in z’n geheel weggeschreven als metadata en als tags waardoor de structuur bewaard blijft. Stukken A, B, en C worden dus aanzien als onderdeel van ‘Dossier_A’, los van hun locatie binnen die map. |
Hoe download ik de template?
Log in op het E-depot
Klik in de linke balk op ‘Beheer’ en vervolgens op ‘Import Sjabloon’sjabloon’
Kies de serie (die al is gepubliceerd in het Serieregister) die overeenkomt met de dossiers uit de map waarvan je de metadata wilt uitlezen
Klik op ‘Import sjabloon ‘Importsjabloon downloaden’
...
Stappenplan in de applicatie
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
STAP 1 – Selecteer de map waarvan de metadata van de bestanden wilt uitlezen
...
Selecteer de map waarin de documenten staan en klik op ‘OK’
Wanneer je onderaan links op ‘Files’ klikt, zal de applicatie de bestanden uit de geselecteerde map oplijsten in de linker kolom van de applicatie.
STAP 2 – Selecteer de gedownloade template van overeenkomstige serie
Klik in de tweede regel helemaal rechts op het icoontje
...
Selecteer de template die je eerder van het E-depot hebt gedownload
...
STAP 3 – Selecteer de map waarin de ingevulde template opgeslagen zal worden
Klik in de derde regel helemaal rechts op het icoontje
...
Selecteer de map waar de ingevulde template opgeslagen zal worden en geeft een naam een de template
...
STAP 4 – Lees de metadata van de bestanden uit de map
Klik onderaan links op ‘Metadata’, de applicatie zal de metadata uit de bestanden lezen en oplijsten in de linker kolom van de applicatie. Het gaat hierbij om de volgende metadata:
o
| Info |
|---|
Welke metadata worden uitgelezen?
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
STAP 5 – Kies op welk niveau de metadata worden ingevuld in de template
...
Onderaan links krijg je de optie om ‘enkel dossiers’ aan of uit te vinken.
...
Als je dit uitvinkt dan zal de template zowel de dossiers als de stukken uit de geselecteerde map beschrijven.
...
Als je dit aanvinkt dan zal de template enkel de dossiers uit de geselecteerde map beschrijven.
...
STAP 6 – schrijf de uitgelezen metadata weg in de template
Klik op ‘Write’, de uitgelezen
...
metadata zal nu wegeschreven worden in het bestand de je creëerde in stap 3.
...
Dit bestand kan je samen met de dossiers comprimeren in een zip-bestand. Hieronder een voorbeeld:
...
Dossier A, B, C en D zijn de dossiers die ik wil uploaden in het E-depot en het Excelbestand heb ik met de
...
Metadata Collector gecreëerd waarbij de technische metadata van de dossiers en onderliggende bestanden uitgelezen werden. Resultaat in het E-depot:
...