Metadata Collector

Owned by koen.dobbelaere
Last updated: Sept 06, 2023
5 min read

De Metadata Collector leest technische metadata van een map uit en vult een geselecteerd importsjabloon in met op basis van deze uitgelezen metadata. Om aan de slag te gaan, heb je de volgende zaken nodig:

  • Een map met daarin een mappenstructuur met de bestanden waarvan je de technische metadata wilt uitlezen

  • De uit het E-depot gedownloade template van de serie voor bulkimport in het E-depot

 

 

Inhoud

Hoe moet mijn map eruitzien?

Er zijn quasi geen vereisten over hoe de map eruit moet zien. Het enige waar rekening mee moet gehouden worden is dat er in de geselecteerde map op het eerste niveau mappen staan en niet direct documenten.

  • Het goede voorbeeld zal ervoor zorgen dat de gecreëerde Excel de mappen Dossier_A, Dossier_B… zal beschouwen als dossiers voor import in het E-depot. Bij het slechte voorbeeld zal elk bestand als stuk zonder dossier in de Excel staan. Dus ook als je maar één dossier hebt, is het nodig dat op het hoogste niveau er één map staat met de naam van het dossier en in die map alle bestanden die de stukken van het dossier vormen.

Wat als ik mijn mappen op het hoogste niveau onderliggend nog mappen hebben?
Bvb.:

  • Dossier_A

    • Submap_A

      • Submap_X

        • Stuk A (een Word-document)

        • Stuk B (een PowerPoint-presentatie)

    • Submap Y

      • Stuk C (een Excel-bestand)

In dat geval zal elk stuk worden weggeschreven als onderdeel van dossier ‘Dossier_A’, maar het pad wordt in z’n geheel weggeschreven als metadata en als tags waardoor de structuur bewaard blijft. Stukken A, B, en C worden dus aanzien als onderdeel van ‘Dossier_A’, los van hun locatie binnen die map.

Hoe download ik de template?

  1. Log in op het E-depot

  2. Klik in de linke balk op ‘Beheer’ en vervolgens op ‘Import sjabloon’

  3. Kies de serie (die al is gepubliceerd in het Serieregister) die overeenkomt met de dossiers uit de map waarvan je de metadata wilt uitlezen

  4. Klik op ‘Importsjabloon downloaden’

Stappenplan in de applicatie

STAP 1 – Selecteer de map waarvan de metadata van de bestanden wilt uitlezen

  • Selecteer de map waarin de documenten staan en klik op ‘OK’

  • Wanneer je onderaan links op ‘Files’ klikt, zal de applicatie de bestanden uit de geselecteerde map oplijsten in de linker kolom van de applicatie.

STAP 2 – Selecteer de gedownloade template van overeenkomstige serie

  • Klik in de tweede regel helemaal rechts op het icoontje

  • Selecteer de template die je eerder van het E-depot hebt gedownload

STAP 3 – Selecteer de map waarin de ingevulde template opgeslagen zal worden

  • Klik in de derde regel helemaal rechts op het icoontje

  • Selecteer de map waar de ingevulde template opgeslagen zal worden en geeft een naam een de template

STAP 4 – Lees de metadata van de bestanden uit de map

  • Klik onderaan links op ‘Metadata’, de applicatie zal de metadata uit de bestanden lezen en oplijsten in de linker kolom van de applicatie.

Welke metadata worden uitgelezen?

  • Het pad van het bestand in de geselecteerde map

    • Bvb.: 22_01_2015/1 Agenda/20150122_Agenda_SC_VO.docx

  • Type

    • Gaat het om een dossier of een stuk?

  • Dossier referentie

    • Indien het om een stuk gaat, geeft het systeem de naam mee van het dossier waaronder het stuk valt.

  • Naam

    • Bestandsnaam in het geval van een stuk of mapnaam in het geval van een dossier.

  • Openingsdatum

    • Creatiedatum in het geval van een stuk. Bij een dossier is dit de oudste creatiedatum van al de stukken in het dossier.

  • Sluitingsdatum

    • Laatste wijzigingsdatum in het geval van een stuk. Bij een dossier is dit de recentste wijzigingsdatum van al de stukken in het dossier.

  • Auteur

    • In het geval er in de technische metadata van een stuk een auteur is aangegeven.

STAP 5 – Kies op welk niveau de metadata worden ingevuld in de template

Onderaan links krijg je de optie om ‘enkel dossiers’ aan of uit te vinken.

 

 

 

 

 

  • Als je dit uitvinkt dan zal de template zowel de dossiers als de stukken uit de geselecteerde map beschrijven.

  • Als je dit aanvinkt dan zal de template enkel de dossiers uit de geselecteerde map beschrijven.

STAP 6 – schrijf de uitgelezen metadata weg in de template

  • Klik op ‘Write’, de uitgelezen metadata zal nu wegeschreven worden in het bestand de je creëerde in stap 3.

  • Dit bestand kan je samen met de dossiers comprimeren in een zip-bestand. Hieronder een voorbeeld:

  • Dossier A, B, C en D zijn de dossiers die ik wil uploaden in het E-depot en het Excelbestand heb ik met de Metadata Collector gecreëerd waarbij de technische metadata van de dossiers en onderliggende bestanden uitgelezen werden. Resultaat in het E-depot: