...
Tijdens de transitieperiode worden de sjabloonseries ook aangepast aan de nieuwe maximale bewaartermijnen. Alle series die al gecontroleerd en eventueel aangepast zijn, krijgen het trefwoord ‘Aangepast'. Je kan hierop zoeken via ‘uitgebreid zoeken’ en zo kan je zien welke series al zijn aangepast.
...
| Info |
|---|
Wanneer valt een serie onder ‘Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie’ en wanneer onder ‘De handhaving van regelgeving’? |
In het Serieregister zijn er heel wat series met dossiers die gaan over de handhaving van regelgeving, bijvoorbeeld dossiers over verwaarloosde gebouwen en woningen, en dus onder de categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#De-handhaving-van-regelgeving vallen. In veel gevallen bevatten deze dossiers ook een sanctie of strafvordering. Bij dossiers over verwaarloosde gebouwen en woningen wordt er bijvoorbeeld een verwaarlozingsheffing gevorderd. Hierdoor vallen de dossiers ook onder de categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#Een-strafvordering%2C-of-een-administratieve-of-bestuurlijke-sanctie.
Om series onder de juiste maximale bewaartermijn te plaatsen, dien je rekening te houden met de volgende redenering:
Dossiers die uitsluitend handelen over het opleggen van een sanctie = categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#Een-strafvordering%2C-of-een-administratieve-of-bestuurlijke-sanctie
Voorbeeld: Dossiers over gemeentelijke administratieve sancties voor gewone en gemengde inbreuken (GAS overlast) in het geval de dossiers enkel handelen over het opleggen van de sanctie.
Dossiers die uitsluitend handelen over handhaving zonder dat er documenten over een eventuele strafvordering of sanctie zijn opgenomen = categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#De-handhaving-van-regelgeving
Voorbeeld: Dossiers over bouwmisdrijven en bouwinbreuken. De organisatie legt de strafvordering niet zelf op, maar deze wordt afgehandeld door de procureur des konings bij de rechtbank van het rechtsgebied waar het misdrijf is gepleegd.
Dossiers die handelen over handhaving en de oplegging van een sanctie of strafvordering bevatten = beide categorieën
Voorbeeld: Dossiers inzake ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen van woningen. Deze dossiers bevatten zowel stukken over de melding, vaststelling, verslag en besluit, als stukken over het opleggen van een heffing op verkrotting.
In het laatste geval zal je dus naar twee maximale bewaartermijnen moeten verwijzen in de motivering voor de wettelijke bewaartermijn, maar deze blijft sowieso op maximaal 30 jaar staan.
| Info |
|---|
Wat als ik dossiers van een serie langer wil bewaren dan dat de maximale bewaartermijn voorschrijft? |
Betreft het een vaak voorkomende verwerking waarvan de bewaartermijn nog niet is opgenomen in artikel III.87, §1/1?
In het specifieke ontwerpdecreet wordt via een wijzigingsbepaling artikel III.87, §1/1 uitgebreid met een bijkomende vaak voorkomende verwerking en de bijhorende bewaartermijn.
VOORAF: contact opnemen met Quincy Oeyen en Nathalie De Jaeger om af te spreken of en hoe die bepaling wordt toegevoegd in artikel III.87, §1/1.
Betreft het een bewaartermijn voor een niet vaak voorkomende verwerking?
Indien dringend: In het specifieke decreet wordt de bewaartermijn voor de niet vaak voorkomende verwerking bepaald.
Indien niet dringend: de bewaartermijn voor de specifieke verwerking wordt bij besluit van de Vlaamse Regering bepaald na voorstel van de selectiecommissie (en na advies VTC/GBA) (‘bulkBVR)
Contact opnemen met Quincy Oeyen en Nathalie De Jaeger omtrent de planning van dat bulkBVR. Zij nemen vervolgens contact op met de bevoegde selectiecommissies.
BEDOELING:
de termijnen van de vaak voorkomende verwerkingen worden zoveel mogelijk in het Bestuursdecreet opgenomen. Afwijkingen van die bewaartermijnen voor vaak voorkomende verwerkingen worden in de specifieke decreten bepaald.
de termijnen van niet vaak voorkomende verwerkingen worden zoveel mogelijk bij besluit van de Vlaamse Regering vastgelegd, zesmaandelijks initiatief. Alles zoveel mogelijk gecentraliseerd zodat gemakkelijk terug te vinden.
| Info |
|---|
Hoe bouw ik mijn motivering op? |
“De volgende regelgeving is van toepassing:”
Verwijzing naar alle categorieën van maximale bewaartermijnen die van toepassing zijn (formulering kopiëren van confluence)
Verwijzing naar expliciete bewaartermijnen in harmonie met maximale bewaartermijnen behouden
Verwijzing naar niet-expliciete bewaartermijnen mogen weggelaten worden
Formulering of maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn gehanteerd wordt
Indien niet: aangeven hoe lang de bewaartermijn is en de motivering waarom er een lagere termijn gehanteerd wordt