...
“De volgende regelgeving is van toepassing:”
Verwijzing naar alle categorieën van maximale bewaartermijnen die van toepassing zijn (formulering kopiëren van confluence)
Verwijzing naar expliciete bewaartermijnen in harmonie met maximale bewaartermijnen behouden
Verwijzing naar niet-expliciete bewaartermijnen mogen weggelaten worden
Formulering of maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn gehanteerd wordt
Indien niet: aangeven hoe lang de bewaartermijn is en de motivering waarom er een lagere termijn gehanteerd wordt
Voorbeeld:
De volgende regelgeving is van toepassing:
Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019.
Besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale] besturen (30 maart 2018), Titel 2, Hoofdstuk 1, Artikel 7, tweede lid: De bewijsstukken, de dagboeken en de hulpdagboeken worden minimaal gedurende tien jaar bewaard.
De maximale bewaartermijn wordt als exacte bewaartermijn gehanteerd.
| Info |
|---|
Hoe bepaal ik of er persoonsgegevens in mijn serie zitten? |
Voor de definitie van Persoonsgegevens gebruiken we het lexicon van de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon, rechtstreeks of onrechtstreeks, op basis van één gegeven of van een kruising van gegevens.
Het betreft dus informatie over een persoon die kan worden gelinkt aan deze persoon, bijvoorbeeld een naam, een adres, een bankrekeningnummer, lokalisatiegegevens, enz. Opgelet: ook informatie die niet toelaat om een persoon rechtstreeks te identificeren (bv. een naam), maar wel onrechtstreeks (bv. een nummerplaat) is een persoonsgegeven. Ook als een persoon niet kan worden geïdentificeerd aan de hand van één gegeven (bv. de geboortedatum), maar wel aan de hand van een kruising van gegevens (een vrouw die in die bepaalde wijk woont en op die datum geboren werd), gaat het om een persoonsgegeven.
Lexicon | Gegevensbeschermingsautoriteit
Gebruik bovenstaande definitie om te bepalen of de dossiers van jouw serie persoonsgegevens bevatten.
| Info |
|---|
Welke types van series vallen niet onder de maximale bewaartermijnen? |
SCHADUWARCHIEF: Series die bestaan uit schaduwarchief. In dit geval wordt er vaak in de titel gesproken over dubbels, kopijen, kopieën, duplicaten…
Bijvoorbeeld: loonfiches van het personeel vallen onder de maximale bewaartermijn van 110 jaar voor personeelsdossiers en afgeleide documenten. De serie ‘dubbels van loonfiches’ vallen niet onder deze bewaartermijn omdat het schaduwarchief is.
FEDERALE BEVOEGDHEID: Series van lokale besturen en provincies die vallen onder een federale bevoegdheid.
Bijvoorbeeld: burgerlijke stand (huwelijksakten, overlijdensakten…), alles dat te maken heeft met identiteitskaarten en paspoorten, justitie, defensie…
Meer info: Organisatie en bevoegdheden van de federale overheid van België | Vlaanderen.be
Wees je ervan bewust dat sommige series een gedeelde bevoegdheid kunnen hebben! Springstoffenvergunningen vallen onder de federale bevoegdheid, maar lokale besturen koppelen hier vaak een omgevingsvergunning aan. In dat geval is de maximale bewaartermijn van 30 jaar voor vergunningen m.b.t. zakelijk recht van toepassing!
HISTORISCHE SERIES: Series met een einddatum van voor eind juni 2024.
De maximale bewaartermijnen hebben geen terugwerkende kracht. Bijvoorbeeld een serie bouwvergunningen van voor 2017 (daarna vervangen door de omgevingsvergunning) valt nu niet plots onder de maximale bewaartermijn van 30 jaar voor vergunningen m.b.t. zakelijk recht.
LET OP! Sommige series hebben geen einddatum gekregen, maar uit andere metadata van de serie is het duidelijk dat het om een historische serie gaat. Ook in dat geval zijn de maximale bewaartermijnen niet van toepassing.
| Info |
|---|
Wat moet ik doen als er een beslissing van de Vlaamse regering of een aanpassing van het Bestuursdecreet plaatsvindt met betrekking tot de maximale bewaartermijnen? |
In het geval jouw organisatie series heeft die vallen onder een beslissing van de Vlaamse regering (BVR) of een aanpassing van het Bestuursdecreet met betrekking tot de maximale bewaartermijnen zal de cluster Documentbeheer contact met jouw organisatie opnemen. Daarbij zal je een overzicht krijgen van welke van jouw series aangepast moeten worden en hoe de aanpassing moet gebeuren. Je hoeft dus zelf niets te ondernemen, maar enkele af te wachten tot je een signaal krijgt.
Wordt er geen contact met jou opgenomen? Dat betekent dat je geen series hebt die vallen onder een nieuwe BVR of een aanpassing van het Bestuursdecreet.
Daarnaast kan je elke BVR of aanpassing van het Bestuursdecreet terugvinden op de pagina https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/DQB5JQ .