| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Basics
...
Je kan als seriebeheerder of informatiebeheerder op diverse manieren een serie aanmaken. De eerste optie bevat het manueel aanmaken van een serie.
Ga via de navigatiebalk naar de knop ‘Series toevoegen’
Kies de optie ‘Nieuwe serie maken’
Vul de gegevens van de serie in en klik daarna op de knop ‘Bewaren’
De serie is aangemaakt en zichtbaar in de conceptenlijst. Deze serie is zichtbaar voor de seriebeheerder en de informatiebeheerder van de desbetreffende organisatie. Volgende acties kunnen uitgevoerd worden op de serie:
...
Seriebeheerder kan de serie doorsturen ter indiening naar de informatiebeheerder
...
Seriebeheerder en informatiebeheerder kunnen gegevens van de serie wijzigen
...
Seriebeheerder en informatiebeheerder kunnen de serie verwijderen
...
| Note |
|---|
Raadpleeg bij het opmaken van je series de pagina’s https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/437157889/Tips+voor+heerlijk+heldere+series?atl_f=content-tree en https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/8355852/Hoe+beoordeelt+de+Selectiecommissie?atl_f=content-tree! Zo vermijd je het maken van onnodige fouten. |
Basics
...
Je kan als seriebeheerder of informatiebeheerder op diverse manieren een serie aanmaken. De eerste optie bevat het manueel aanmaken van een serie.
Ga via de navigatiebalk naar de knop ‘Series toevoegen’
Kies de optie ‘Nieuwe serie maken’
Vul de gegevens van de serie in en klik daarna op de knop ‘Bewaren’
De serie is aangemaakt en zichtbaar in de conceptenlijst. Deze serie is zichtbaar voor de seriebeheerder en de informatiebeheerder van de desbetreffende organisatie. Volgende acties kunnen uitgevoerd worden op de serie:
Seriebeheerder kan de serie doorsturen ter indiening naar de informatiebeheerder
Seriebeheerder en informatiebeheerder kunnen gegevens van de serie wijzigen
Seriebeheerder en informatiebeheerder kunnen de serie verwijderen
Informatiebeheerder kan de serie indienen bij de bevoegde selectiecommissie
...
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Naam
...
| Tip |
|---|
De volgende keuzemogelijkheden zijn hier voorzien: Na afhandeling van een gerelateerd informatieobject
Na afhandeling van het informatieobject
Na afloop van het informatieobject
Na definitieve versie (al dan niet na goedkeuring) van het informatieobject
Na nieuwe versie van het informatieobject
Na ontvangst van het informatieobject
Na opmaak van het informatieobject
Na publicatie van het informatieobject
Na verzending van het informatieobject
Na Geboorte
Na Bestuursperiode
|
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: enkel verplicht in te vullen indien er bij bestemming werd gekozen voor ‘Bewaren na steekproef’ Doel: Je geeft hier het steekproefpercentage aan dat toegepast zal worden op de dossiers van de serie in het E-depot. Best practice: Er wordt een keuze gemaakt tussen 10% en 90%. |
Bewaarniveau
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: verplicht Doel: Aanduiding van het bestuursniveau/entiteit, die instaat voor de bewaring van de serie. Best practice: Er zijn steeds twee mogelijkheden: In de meeste gevallen ligt het bewaarniveau bij de organisatie van de gebruiker zelf. In sommige gevallen ligt het bewaarniveau echter bij een andere organisatie. Het is namelijk mogelijk dat de organisatie van de gebruiker een serie schaduwdossiers (duplicaatdossiers) aanmaakt, maar dat de verantwoordelijkheid voor de bewaring van de dossiers bij een andere instantie ligt. In dat geval moet de instantie die verantwoordelijk is voor de bewaring hier aangegeven worden. Zorg ervoor dat het bewaarniveau is afgestemd met de bewarende organisatie en dat er duidelijke beheersregels worden afgesproken. Verifieer zeker ook of het wel degelijk over dezelfde informatie gaat. Stem de bewaartermijn en bestemming daarnaast af op de afgesproken beheersregels en vermijd dubbele bewaring. Standaard staat jouw organisatie al aangegeven als verantwoordelijke bewaargever. Je kan ervoor kiezen om deze te wissen of om andere organisaties als bewaarniveau toe te voegen. Voorbeeld: ‘Agentschap Wegen en Verkeer’ indien alle vergunningsdossiers in de serie betrekking hebben tot inname van gewestwegen en het dus de verantwoordelijkheid is van het agentschap om de dossiers over de gewestwegen te bewaren. |
Openbaarheid dossiers
Regime
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je geeft hier aan of de dossiers van een serie openbaar zijn of niet. Best practice:
Voorbeeld: ‘In principe openbaar’ |
...
bij bestemming werd gekozen voor ‘Bewaren na steekproef’ Doel: Je geeft hier het steekproefpercentage aan dat toegepast zal worden op de dossiers van de serie in het E-depot. Best practice: Er wordt een keuze gemaakt tussen 10% en 90%. |
Bewaarniveau
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht indien gekozen voor ‘In principe openbaar’ bij veld Openbaarheid_dossiers_regime Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en stukken van een serie niet publiek toegankelijk zijnvrij tekstveld Aard: verplicht Doel: Aanduiding van het bestuursniveau/entiteit, die instaat voor de bewaring van de serie. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar de dossiers uit de serie niet openbaar zullen blijven. Het systeem telt de termijnen niet op, maar selecteert de langste. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:
Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar) |
| Note |
|---|
Release 2024-1 (Maart 2024)Vanaf de release van maart 2024 wordt het systeem van openbaarheid dossiers en openbaarheid stukken vereenvoudigd naar aanleiding van de wijziging openbaarheid van bestuur. De velden ‘openbaarheid dossiers’ en ‘openbaarheid stukken’ worden samengevoegd in één veld: ‘Wat is openbaar?’ |
Wat is openbaar? (vanaf maart 2024)
Er zijn steeds twee mogelijkheden: In de meeste gevallen ligt het bewaarniveau bij de organisatie van de gebruiker zelf. In sommige gevallen ligt het bewaarniveau echter bij een andere organisatie. Het is namelijk mogelijk dat de organisatie van de gebruiker een serie schaduwdossiers (duplicaatdossiers) aanmaakt, maar dat de verantwoordelijkheid voor de bewaring van de dossiers bij een andere instantie ligt. In dat geval moet de instantie die verantwoordelijk is voor de bewaring hier aangegeven worden. Zorg ervoor dat het bewaarniveau is afgestemd met de bewarende organisatie en dat er duidelijke beheersregels worden afgesproken. Verifieer zeker ook of het wel degelijk over dezelfde informatie gaat. Stem de bewaartermijn en bestemming daarnaast af op de afgesproken beheersregels en vermijd dubbele bewaring. Standaard staat jouw organisatie al aangegeven als verantwoordelijke bewaargever. Je kan ervoor kiezen om deze te wissen of om andere organisaties als bewaarniveau toe te voegen. Voorbeeld: ‘Agentschap Wegen en Verkeer’ indien alle vergunningsdossiers in de serie betrekking hebben tot inname van gewestwegen en het dus de verantwoordelijkheid is van het agentschap om de dossiers over de gewestwegen te bewaren. |
Openbaarheid
Wat is openbaar?
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je geeft hier aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn. Best practice:
|
Impact op het publieksportaal
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Als je gebruik maakt van het E-depot zullen alle dossiers die vallen onder een serie met openbaarheidsregime Metadata van de dossiers en beschrijvendemetadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden. |
Motivering (vanaf maart 2024)
(optie 1) raadpleegbaar zijn voor de burger in het publieksportaal https://www.archief.vlaanderen.be/archief/dashboard . Dossiers in het E-depot die vallen onder een serie met een ander openbaarheidsregime zijn niet raadpleegbaar in het publieksportaal. |
Motivering
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht indien gekozen voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, Enkel metadata van de dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’ Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en/of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar raadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:
Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar) |
Vertaling Openbaarheid
...
van oud naar nieuw datamodel (release maart 2024)
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| |||||||
Hieronder vind je een vertaling van de oude waarden m.b.t. openbaarheid en hergebruik en hoe deze waarden vertaald werden in de nieuwe metadata. |
Oud datamodel | Nieuw datamodel | |||
|---|---|---|---|---|
Openbaarheid dossier | Openbaarheid stuk | Hergebruik | Wat is openbaar? | Hergebruik |
Openbaar | Openbaar | Herbruikbaar | 1 Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken | Actief herbruikbaar |
Bekendgemaakt | Bekendgemaakt | |||
Openbaar | Openbaar | Niet herbruikbaar | In principe herbruikbaar | |
Bekendgemaakt | Bekendgemaakt | |||
/ | / | / | 2 Metadata van de dossiers en metadata van de stukken | In principe herbruikbaar |
Openbaar | In principe openbaar
| Niet herbruikbaar | 3 Enkel metadata van de dossiers | In principe herbruikbaar |
Bekendgemaakt | ||||
In principe openbaar | In principe openbaar | Niet herbruikbaar | 4 Niets | In principe herbruikbaar |
Hergebruik
Regime
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je duidt aan of de inhoud van de dossiers uit de serie herbruikbaar is of niet. Best practice: Het informatieobject is al dan niet geschikt voor hergebruik. De voorwaarden zijn bepaald in het in 2015 gewijzigde decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie. Dit decreet is een omzetting van een nieuwe Europese richtlijn. Alle bestuursdocumenten van bestuursinstanties (en dus alle departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid) zijn in principe herbruikbaar. Dat betekent dat een burger een aanvraag tot hergebruik kan richten aan die instantie, die dit in principe niet kan weigeren. Wanneer bestuursdocumenten van openbaarmaking uitgesloten zijn op basis van de uitzonderingsgronden van het Openbaarheidsdecreet, zijn ze niet herbruikbaar. In elk geval moet hierin een afweging gemaakt worden die eerder openbaarmaking (en hergebruik) bevoordeelt dan de weigering daartoe.
Voorbeeld: ‘In principe herbruikbaar’ |
Motivering
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: enkel verplicht indien er in het veld ‘Hergebruik_regime’ ‘Hergebruik’ is gekozen regime voor ‘Niet ‘In principe herbruikbaar’ Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor informatie uit dossiers van een serie niet herbruikbaar is. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de stukken. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit Art. II.53 Bestuursdecreet Voorbeeld: 'Art. II.53, 1° de verstrekking van de bestuursdocumenten is een activiteit die niet valt onder de publieke taak van de betrokken overheidsinstanties, op voorwaarde dat de omvang van de publieke taken transparant is en aan toetsing is onderworpen'; 'Art. II.53, 2° de overheidsinstantie heeft niet de nodige rechten over de bestuursdocumenten om hergebruik toe te staan' |
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: enkel verplicht indien er in het veld ‘Hergebruik regime’ ‘Hergebruik’ is gekozen voor ‘Herbruikbaar’regime ‘Actief herbruikbaar’ Doel: Je duidt de licentie aan waar het hergebruik aan onderhevig is.
Best practice: https://overheid.vlaanderen.be/informatie-vlaanderen/ontdek-onze-producten-en-diensten/voorwaarden-voor-het-hergebruik-van Voorbeeld: 'Modellicentie voor hergebruik tegen vergoeding' |
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: aanvink-vakje Aard: niet verplicht Doel: Je geeft aan of dossiers van deze serie die een persoonsidentificatienummer bevatten raadpleegbaar zijn via Mijn Burgerprofiel of niet. Best practice: Indien je in het E-depot dossiers van de serie oplaadt die een rijksregisternummer (RRN) of BIS-nummer bevatten, dan worden deze opgenomen in Mijn Burgerprofiel indien het aanvink-vakje niet is aangevinkt. Concreet betekent dit dat wanneer je je inlogt op Mijn Burgerprofiel, je in de toekomst de dossiers uit het E-depot zal kunnen raadplegen waar je RRN of BIS-nummer aan gekoppeld is. Indien jouw organisatie een serie aanmaakt waarvan er in de toekomst mogelijk dossiers met een gekoppeld RRN of BIS-nummer in het E-depot zullen verschijnen, dan kan het aangeraden zijn om dit vakje wel aan te vinken. Indien je dit doet, worden de dossiers niet opgenomen in Mijn Burgerprofiel ondanks dat ze een RRN of BIS-nummer bevatten.
Voorbeeld: aanvinken indien het om tuchtdossiers gaat, je wilt immers niet dat deze kunnen doorstromen naar het Burgerprofiel. De integratie tussen Serieregister / E-depot en het Burgerprofiel is nog niet opgezet, momenteel stroomt er dus geen informatie uit het E-depot door naar Burgerprofiel. |
Trefwoorden
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: niet verplicht Doel: Je vult trefwoorden in die van toepassing zijn op de serie. Best practice: Geef een aantal woorden in die de serie optimaal omschrijven en waarvan verwacht wordt dat gebruikers deze woorden zullen ingeven om de serie te zoeken in de applicatie of in de portalen. Let op! Wanneer je meerdere woorden samen als een trefwoord opslaat, zal dit ook een zoekterm worden.
|
...