Op deze pagina vind je een overzicht van series die aangepast moeten worden aan de nieuwe maximale bewaartermijnen. Per categorie van bestuursdocumenten uit het Bestuursdecreet Artikel III.87 §1/1 zullen worden in onderstaande lijst volgende zaken opgesomd worden::
| Note |
|---|
Deze pagina wordt continu aangevuld en bevat momenteel nog geen volledige lijst van voorbeelden |
| Panel |
|---|
| panelIconId | atlassian-info |
|---|
| panelIcon | :info: |
|---|
| bgColor | #DEEBFF |
|---|
|
Context Hoe de velden onder de wettelijke bewaartermijn ingevuld moeten worden Voorbeelden van gepubliceerde series die hieronder vallen Eventuele aandachtspunten
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 2 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten De volgende bestuursdocumenten worden maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat er gevolg gegeven is aan het bericht
|
...
Langere bewaartermijn is mogelijk mits anonimiseren
Opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 2 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger als vermeld in artikel 4/1, §1, tweede lid, 7°, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van de hoedanigheid van vertegenwoordiger van de vereniging.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 2 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger als vermeld in artikel 6 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van de contactgegevens.
|
Voorbeelden |
|---|
Dossiers naamswijzigingen |
Het behandelen van een klacht
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1°Klachtendossiers in functie van bestuurlijk toezicht
Opgelet! Als klacht betrekking op dossier waarvoor andere bewaartermijn, bewaartermijn heeft enkel betrekking op documenten klachtenafhandeling
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 5 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het behandelen van een klacht. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de klacht is afgehandeld.
|
Voorbeelden |
|---|
Klachtendossiers in functie van bestuurlijk toezicht |
Dossiers met betrekking tot klachten over de werking van… |
Klachtenjaarrapport |
Klachtenregister |
Een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 5 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat een beslissing over de aanvraag is genomen.
|
Voorbeelden |
|---|
Dossiers met betrekking tot aanvragen voor openbaarheid van bestuur |
Register van openbaarheidsaanvragen |
Een melding of een voorstel
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 5 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een melding of een voorstel als vermeld in artikel II.88 (van het Bestuursdecreet). Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de melding of het voorstel is afgehandeld.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 10 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het innen van belastingen of retributies. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de belasting of retributie is geïnd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 10 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de subsidie is afgehandeld of geweigerd.
|
Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht
Dossiers betreffende subsidies aan de agentschappen in het kader van het integratiebeleid |
Subsidiedossiers betreffende projectsubsidies aan intergemeentelijke samenwerkingen rond integratie en inburgering |
Dossiers inzake toelagen aan Brusselse instellingen |
|
|
|
|
|
Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 3°
Kan voorkomen onder verschillende benamingen: vergunningen, verloven, machtigingen…
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 10 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergunning afloopt of is geweigerd.
|
Voorbeelden |
|---|
Dossiers betreffende taxiberoepen en vergunning verhuur voertuig met bestuurder (VVB-beroepen) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Een erkenning, in welke vorm ook
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 10 jaar Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 4° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een erkenning, in welke vorm ook. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen op het ogenblik dat die erkenning afloopt of is geweigerd.
|
Voorbeelden |
|---|
Dossiers met betrekking tot de erkenning van lokale geloofsgemeenschappen |
|
|
Een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 10 jaar Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 5° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het attest afloopt of is geweigerd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 10 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 6° de opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers, vermeld in artikel 5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van het rekeningnummer, hetzij op verzoek van de rekeninghouder, hetzij in geval van zijn overlijden.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergunning afloopt of is geweigerd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de beslissing over de strafvordering of de sanctie is genomen.
|
Voorbeelden |
|---|
Dossiers met betrekking tot sancties van lokale geloofsgemeenschappen |
De handhaving van regelgeving
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op de handhaving van regelgeving. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het dossier is afgerond.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 4° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de belasting of retributie is geïnd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 5° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een attest dat impact heeft op een zakelijk recht. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het attest afloopt of is geweigerd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 6° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op de verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het onroerend goed is verworven.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 7° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid, vermeld in artikel 5, §1, I en II, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van het beleid inzake onthaal en integratie van inwijkelingen. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de tegemoetkoming is afgehandeld of geweigerd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 30 jaar Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 8° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed. Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergoeding is betaald of de aanvraag is geweigerd.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 110 jaar Termijnspecificatie: Na geboorte Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben. Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop het dossier of de afgeleide documenten betrekking hebben.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 110 jaar Termijnspecificatie: Na geboorte Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten De volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen. Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop de attesten betrekking hebben.
|
...
| Info |
|---|
Bewaartermijn: 110 jaar Termijnspecificatie: Na geboorte Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de De volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de erkende kwalificaties, vermeld in artikel 19 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de kwalificatiestructuur, en de erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen, vermeld in artikel 20 van het voor- melde decreet. Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop de erkende kwalificaties betrekking hebben.
|
Concrete voorbeelden
VOORBEELD 1
Subsidiedossiers "Impulssubsidies voor duurzame culturele initiatieven in Limburg"
https://serieregister.vlaanderen.be/id/serie/cc3f212586ef4d378631e5edc24b9bb4220b47eddb234cc48f92dba0a9050cf1
Huidige wettelijke bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Verduidelijking termijnspecificatie: Met afhandeling wordt het moment bedoeld waarop de subsidie volledig is uitbetaald en de laatste administratieve handeling werd gesteld. Hiermee is het dossier gesloten.
Motivering: In art. 32 (dat verwijst naar art. III.86 - vierde lid van het Wetboek van Economisch Recht) en art. 63 (dat verwijst naar artikel 10 van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003) van de "Vlaamse Codex Overheidsfinanciën" van 29 maart 2019 wordt bepaald dat het inhoudelijk dossier (dat de uitgave staaft) 7 jaar moet worden bijgehouden opdat controle door de verschillende controleactoren mogelijk is en niet wordt belemmerd. Verder geldt voor deze dossiers de bewaartermijn van 10 jaar gebaseerd op art. 41 van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. Art. 41 verwijst naar art. 15 (en art. 16) van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003 die de verjaringstermijn van het Burgerlijk Wetboek (art. 2262bis) van toepassing maakt op deze dossiers. Deze verjaringstermijn is hier van toepassing aangezien het hier een uitgavendossier betreft waarbij er een schuld is ontstaan tussen de overheid en een derde partij en de mogelijkheid bestaat dat een subsidie kan worden teruggevorderd.
Nieuwe wettelijke bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Verduidelijking termijnspecificatie: Met afhandeling wordt het moment bedoeld waarop de subsidie volledig is uitbetaald en de laatste administratieve handeling werd gesteld. Hiermee is het dossier gesloten.
Motivering:
Artikel 32 (dat verwijst naar artikel III.86 - vierde lid van het Wetboek van Economisch Recht) en artikel 63 (dat verwijst naar artikel 10 van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003) van de "Vlaamse Codex Overheidsfinanciën" van 29 maart 2019 bepalen dat een inhoudelijk dossier (dat de uitgave staaft) moet 7 jaar worden bijgehouden opdat controle door de verschillende controleactoren mogelijk is en niet wordt belemmerd.
Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: de volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. De organisatie kiest er daarom voor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.
VOORBEELD 2
Analoge personeelsdossiers van medewerkers die uit dienst zijn
Huidige wettelijke bewaartermijn: 110 jaar
Termijnspecificatie: Na geboorte
Verduidelijking termijnspecificatie: /
Motivering: Deze gegevens zijn van belang voor de berekening of herberekening van het pensioen. Daarom moeten de gegevens beschikbaar zijn zolang het personeelslid leeft. Een persoon kan namelijk ten allen tijde zijn pensioen laten herberekenen (Handvest van de sociaal verzekerde (wet van 11 april 1995), art. 17 en art. 18). Bovendien kan een eventuele partner nog beroep doen op het dossier voor een overlevingspensioen.
Nieuwe wettelijke bewaartermijn: 110 jaar
Termijnspecificatie: Na geboorte
Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop het dossier betrekking heeft.
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: de volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben. De organisatie kiest ervoor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.
VOORBEELD 3
Eerste lijn klachtendossiers (sjabloonserie)
Huidige administratieve bewaartermijn: 5 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Verduidelijking termijnspecificatie: /
Motivering: Gedurende een periode van 5 jaar kunnen deze dossiers nuttig zijn om te bekijken hoe eenzelfde klacht behandeld werd, bijgevolg zullen deze dossiers gedurende deze periode frequent geraadpleegd worden en ze hebben ook een eventuele precedentswaarde.
Nieuwe wettelijke bewaartermijn: 5 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de klacht is afgehandeld.
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: De volgende bestuursdocumenten worden maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het behandelen van een klacht. De organisatie kiest ervoor om maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.