| Table of Contents |
|---|
Vernietigingsflow
Wanneer een dossier in het archief is opgenomen en de bestemming ‘Vernietigen’ heeft, kan de vernietigingsflow worden uitgevoerd voor dit dossier. Dossiers met bestemming ‘Vernietigen’ moeten eerst worden goedgekeurd door de informatiebeheerder alvorens de representaties effectief worden vernietigd/verwijderd door het systeem. Indien de informatiebeheerder niet akkoord gaat met de vernietiging kunnen er andere acties worden uitgevoerd.
...
De informatiebeheerder kan de vernietiging goedkeuren, dan zal het systeem het dossier markeren als ‘Te vernietigen'. Bij het bereiken van de voorziene vernietigingsdatum gaat het systeem de inhoud van de dossier effectief vernietigen.
De informatiebeheerder kan verschillende acties uitvoeren waardoor de bewaartermijn wordt aangepast. Het gaat hier over de acties schorsen, stuiten en bewaartermijn verlengen. De informatiebeheerder kan ook beslissen om de bestemming van het dossier te wijzigen.
Formele goedkeuring vernietiging
...
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Klik op 'Filters', selecteer 'Type', selecteer 'Dossier'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Status', selecteer 'Vernietiging goedgekeurd'.
Effectieve vernietiging representatie
...
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Klik op 'Filters', selecteer 'Type', selecteer 'Dossier'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Status', selecteer 'Vernietigd'.
Niet akkoord vernietiging
...
Bewaartermijn dossier schorsen.
Bewaartermijn dossier stuiten.
Bewaartermijn dossier verlengen.
Bestemming dossier bewerken.
...
...
Bewaartermijn schorsen
Schorsing instellen
Wanneer een dossier succesvol is gearchiveerd, kan men de bewaartermijn stuiten of schorsen. Deze begrippen worden hieronder verder verduidelijkt.
...
Na de selectie toont de applicatie de actieknop 'Schorsing opheffen'.
Klik op de knop 'Schorsing opheffen'.
Het systeem opent een pop-up scherm 'Schorsing opheffen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Schorsing opheffen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld. De motivering is van toepassing op de geselecteerde dossiers.
...
Bewaartermijn stuiten
Wanneer een dossier succesvol is gearchiveerd, kan men de bewaartermijn stuiten of schorsen. Deze begrippen worden hieronder verder verduidelijkt.
...
Het is niet mogelijk de bewaartermijn van een geschorst dossier te stuiten, zolang deze schorsing loopt.Terug naar boven
...
Bewaartermijn verlengen
De informatiebeheerder kan de bewaartermijn van het dossier verlengen zodat het dossier alsnog langer kan bewaard blijven alvorens het opnieuw ter evaluatie voor vernietiging wordt voorgelegd.
...
Het dossier zal opnieuw worden aangeboden ter vernietiging in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' van zodra de bewaartermijn zal verstrijken in de komende 6 maanden.Terug naar boven
...
Bestemming bewerken
De informatiebeheerder kan de bestemming van het dossier wijzigen zodat het dossier niet vernietigd, maar wel bewaard wordt. Het bewerken van de bestemming houdt in dat de bestemming wijzigt van 'Vernietigen' naar 'Bewaren'.
...
De nieuwe bestemming wordt toegepast en is zichtbaar op het dossier. De bestemming en de ingegeven motivering worden opgeslagen en getoond op de detailpagina en in de historiek van het dossier.
Het dossier en de onderliggende stukken zijn niet meer zichtbaar in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging', maar kunnen nog steeds worden geraadpleegd in de lijsten 'Archief' en 'Alle objecten'.
...