...
Beschrijvingen invoeren in hetE-depot kan op twee manieren gebeuren:
Manueel
Je kan beschrijvingen manueel invoeren:
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/5636126/Analoog+archief#Manueel-aanmaken
Importsjabloon
Of je kan beschrijvingen in bulk invoeren via een importsjabloon:
...
| Info |
|---|
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister. |
Haal het importsjaboon op
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/2850927/Invoer#Het-sjabloon-ophalen
Vul het importsjabloon in
Bij het invullen van het importsjabloon vragen een aantal velden wat extra uitleg. Hieronder staan deze velden beschreven. Dit zijn ook de velden die absoluut moeten worden ingevuld.
...
| Note |
|---|
Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het systeem dat niveau als digitaal en zal je foutmeldingen krijgen tijdens het verwerken van het zipbestand. |
Beschrijvende metadata: Vul een naam, beschrijving en andere beschrijvende metadata van de dossiers in.
Naam: Wanneer je een dossier beschrijft hou dan rekening met volgende zaken:
De naam mag NIET langer zijn dan 255 tekens
gebruik geen afkortingen
zorg dat je beschrijving uniek is (een beschrijving mag niet dubbel voorkomen)
let op schrijffouten
Gebruik geen “/” of “_” in je beschrijving
...
Origineel doosnummer: Vul het doosnummer in.
...
| Note |
|---|
Let op wanneer je een groot importsjabloon (meer dan 2000 rijen in een Excel) maakt. Wegens een technische fout kan het voorkomen dat vanaf rij 2002 enkele formules ontbreken. Specifiek gaat het over de kolommen “Type”, “DossierRef”, “Openingsdatum” en “Sluitingsdatum”. Je kan deze formules dan gewoon verder doortrekken om het probleem op te lossen. |
Importeer het importsjabloon
...