Beschrijvingen voorbereiden

Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:

• Welke informatie heb ik of mijn collega’s nodig om de dossiers terug te vinden?

• Welke metadata willen we toevoegen?

Hoe rekening met volgende zaken wanneer je dossiers beschrijft:

• Geen afkortingen

• Meer dan een dossiernummer

• Unieke beschrijvingen

• Je beschrijving geeft duidelijk weer waarover het dossier handelt, ook voor burgers en externen.

• let op schrijffouten

Beschrijvingen invoeren in het E-depot

Beschrijvingen invoeren in het E-depot kan op twee manieren gebeuren:

Manueel

Je kan beschrijvingen manueel invoeren:

Analoog archief | Manueel aanmaken

Importsjabloon

Of je kan beschrijvingen in bulk invoeren via een importsjabloon:

Analoog archief | Analoge beschrijvingen importeren

Haal het importsjaboon op

Invoer | Het sjabloon ophalen

Vul het importsjabloon in

Bij het invullen van het importsjabloon vragen een aantal velden wat extra uitleg. Hieronder staan deze velden beschreven. Dit zijn ook de velden die absoluut moeten worden ingevuld.

• Path in sip: Kopieer en plak de beschrijvingen uit de kolom naam.

• Type: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.

• DossierRef: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.

• ‘Analoog?’: Deze kolom in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat.

• Beschrijvende metadata:

  • Naam: Wanneer je een dossier beschrijft hou dan rekening met volgende zaken:

    • De naam mag NIET langer zijn dan 255 tekens

    • gebruik geen afkortingen

    • zorg dat je beschrijving uniek is (een beschrijving mag niet dubbel voorkomen)

    • let op schrijffouten

    • Gebruik geen “/” of “_” in je beschrijving

• Openings- en sluitingsdatum: Gebruik hier enkel het toegelaten formaat: jjjj-mm-dd.

• Origineel doosnummer: Vul het doosnummer in.

Importeer het importsjabloon

Invoer | Importeren van dossiers (semi automatische invoer)