| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Basics
...
Je kan als seriebeheerder of informatiebeheerder op diverse manieren een serie aanmaken. De eerste optie bevat het manueel aanmaken van een serie.
Ga via de navigatiebalk naar de knop ‘Series toevoegen’
Kies de optie ‘Nieuwe serie maken’
Vul de gegevens van de serie in en klik daarna op de knop ‘Bewaren’
...
| Note |
|---|
Raadpleeg bij het opmaken van je series de pagina’s https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/437157889/Tips+voor+heerlijk+heldere+series?atl_f=content-tree en https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/8355852/Hoe+beoordeelt+de+Selectiecommissie?atl_f=content-tree! Zo vermijd je het maken van onnodige fouten. |
Basics
...
Je kan als seriebeheerder of informatiebeheerder op diverse manieren een serie aanmaken. De eerste optie bevat het manueel aanmaken van een serie.
Ga via de navigatiebalk naar de knop ‘Series toevoegen’
Kies de optie ‘Nieuwe serie maken’
Vul de gegevens van de serie in en klik daarna op de knop ‘Bewaren’
De serie is aangemaakt en zichtbaar in de conceptenlijst. Deze serie is zichtbaar voor de seriebeheerder en de informatiebeheerder van de desbetreffende organisatie. Volgende acties kunnen uitgevoerd worden op de serie:
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: enkelvoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht Doel: Je geeft hier aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn. Best practice:
|
Impact op het publieksportaal
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Als je gebruik maakt van het E-depot zullen alle dossiers die vallen onder een serie met openbaarheidsregime Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken (optie 1) raadpleegbaar zijn voor de burger in het publieksportaal https://www.archief.vlaanderen.be/archief/dashboard . Dossiers in het E-depot die vallen onder een serie met een ander openbaarheidsregime zijn niet raadpleegbaar in het publieksportaal. |
Motivering
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: meervoudige keuze uit codelijst Aard: verplicht indien gekozen voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, Enkel metadata van de dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’ Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en/of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn. Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar raadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste. De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:
|
Impact op het publieksportaal
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Als je gebruik maakt van het E-depot zullen alle dossiers die vallen onder een serie met openbaarheidsregime Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken (optie 1) raadpleegbaar zijn voor de burger in het publieksportaal https://www.archief.vlaanderen.be/archief/dashboard . Dossiers in het E-depot die vallen onder een serie met een ander openbaarheidsregime zijn niet raadpleegbaar in het publieksportaal.
Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar) |
Vertaling Openbaarheid van oud naar nieuw datamodel (release maart 2024)
...
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: aanvink-vakje Aard: niet verplicht Doel: Je geeft aan of dossiers van deze serie die een persoonsidentificatienummer bevatten raadpleegbaar zijn via Mijn Burgerprofiel of niet. Best practice: Indien je in het E-depot dossiers van de serie oplaadt die een rijksregisternummer (RRN) of BIS-nummer bevatten, dan worden deze opgenomen in Mijn Burgerprofiel indien het aanvink-vakje niet is aangevinkt. Concreet betekent dit dat wanneer je je inlogt op Mijn Burgerprofiel, je in de toekomst de dossiers uit het E-depot zal kunnen raadplegen waar je RRN of BIS-nummer aan gekoppeld is. Indien jouw organisatie een serie aanmaakt waarvan er in de toekomst mogelijk dossiers met een gekoppeld RRN of BIS-nummer in het E-depot zullen verschijnen, dan kan het aangeraden zijn om dit vakje wel aan te vinken. Indien je dit doet, worden de dossiers niet opgenomen in Mijn Burgerprofiel ondanks dat ze een RRN of BIS-nummer bevatten.
Voorbeeld: aanvinken indien het om tuchtdossiers gaat, je wilt immers niet dat deze kunnen doorstromen naar het Burgerprofiel. De integratie tussen Serieregister / E-depot en het Burgerprofiel is nog niet opgezet, momenteel stroomt er dus geen informatie uit het E-depot door naar Burgerprofiel. |
Trefwoorden
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
Type van veld: vrij tekstveld Aard: niet verplicht Doel: Je vult trefwoorden in die van toepassing zijn op de serie. Best practice: Geef een aantal woorden in die de serie optimaal omschrijven en waarvan verwacht wordt dat gebruikers deze woorden zullen ingeven om de serie te zoeken in de applicatie of in de portalen. Let op! Wanneer je meerdere woorden samen als een trefwoord opslaat, zal dit ook een zoekterm worden.
|
...