...
Wanneer de selectiecommissie jouw ingediende serie goedkeurt, wordt deze gepubliceerd. Vanaf nu kan je de dossiers die onder de serie vallen beheren op basis van de metadata in de serie. Na publicatie van jouw serie kan je nog altijd een aantal acties uitvoeren die hieronder beschreven worden.
...
Manuele reviewflow starten
| Info |
|---|
Stappenplan
|
...
'Bewerken': de bewerkpagina van de serie opent zodat je de serie nog kan bewerken alvorens in te dienen.
'Indienen' of 'Publiceren':
'Indienen' indien de verplichte metadata van de serie ingevuld zijn.
De seriebeheerder stuurt de serie naar de informatiebeheerder ter controle.
De informatiebeheerder dient de serie in bij de bevoegde commissie ter evaluatie omdat een van de volgende metadata werden gewijzigd:
Titel
Beschrijving
Bewaartermijn
Bestemming
'Publiceren' indien een of meerdere van de andere metadata dan hierboven opgesomd werden gewijzigd. Dit is een verkorte flow waarbij de selectiecommissie de serie niet moet evalueren. De gewijzigde serie wordt hierdoor meteen gepubliceerd.
Onderstaande metadate kan je wijzigen in een review en rechtstreeks publiceren zonder nieuwe goedkeuringscyclus bij de selectiecommissie:
Archiefvormer
Dienstverlening
Proces
Datering
Bewaarniveau
Openbaarheid dossiers
Openbaarheid stukken
Informatieclassificatie
Type persoonsgegevens
Opnemen in burgerprofiel
Hergebruik
Trefwoorden
Opmerkingen
'Verwijderen': de versie van de serie, waar de reviewtaak aan vasthangt, wordt verwijderd en verdwijnt uit het systeem. Andere versies van de serie, indien aanwezig, zijn nog vindbaar in de 'alle objecten'-lijst. Indien een van deze versies de status gepubliceerd heeft, kan je vanuit deze versie een nieuwe review, afsluit-actie of opvolg-actie starten.
'Exporteren': de serie wordt als een CSV-bestand geëxporteerd.
...
In tegenstelling tot een review-actie, creëert een opvolg-actie een nieuwe serie die met een opvolg-relatie is gekoppeld aan de originele serie. Je blijft dus niet werken binnen dezelfde serie, maar binnen een nieuwe unieke serie.
| Info |
|---|
Stappenplan:
|
...
De rest van de flow is identiek als de standaard flow om een serie te wijzigen. Net zoals bij de review-actie kan je de nieuwe serie die de originele serie opvolgt meteen publiceren als je niets wijzigt aan onderstaande metadata. De nieuwe serie wordt bijgevolg meteen gepubliceerd zonder evaluatie door de selectiecommissie.
...
Door deze actie wordt er automatisch een relatie gelegd , maar deze van het type ‘opvolgen’. Andere types relatie kunnen ook manueel aangemaakt worden.
De originele serie kan vervolgens opnieuw opgevolgd worden. Een gepubliceerde serie kan met andere woorden opgevolgd worden door meerdere series. Het is niet mogelijk om meerdere gepubliceerde series op te volgen door één nieuwe serie. Je kan wel de originele series linken met een associatie-relatie en vervolgens een van deze series opvolgen door een nieuwe serie.
...
Indien de dossiervorming onder een bepaalde serie wordt stopgezet kan je de serie afsluiten met een einddatum. De einddatum geeft aan dat er na die datum geen nieuwe dossiers meer aangemaakt worden die onder de serie vallen. Als jouw organisatie bijvoorbeeld beslist om vanaf 2024 geen subsidies voor zonnepanelen meer te geven, kan je de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen afsluiten met einddatum 31/12/2023. Deze actie is enkel mogelijk voor series die nog geen einddatum hebben. Series die wel al een einddatum hebben kan je logischerwijs niet nog eens afsluiten.
| Info |
|---|
Stappenplan
|
...
Seriebeheerder: Aangezien je geen afsluitrechten hebt, wordt een nieuwe versie aangemaakt van de serie met als status 'Ter Goedkeuring afsluiten'. De serie wordt doorgestuurd naar de informatiebeheerder met de taak om jouw aanvraag tot afsluiting goed- of af te keuren. De serie verschijnt in de takenlijst van de informatiebeheerder met de taak 'Te evalueren voor afsluiten'. Als de informatiebeheerder de afsluiting goedkeurdgoedkeurt, voert de toepassing de laatste twee stappen van het stappenplan uit. Als de informatiebeheerder de afsluiting afgekeurd, verdwijnt de nieuwe versie met einddatum en wordt de serie bijgevolg niet afgesloten. Het is dus belangrijk om in het commentaarveld een goede motivatie mee te geven.
...