Acties na goedkeuring

Open

Wanneer de selectiecommissie jouw ingediende serie goedkeurt, wordt deze gepubliceerd. Vanaf nu kan je de dossiers die onder de serie vallen beheren op basis van de metadata in de serie. Na publicatie van jouw serie kan je nog altijd een aantal acties uitvoeren die hieronder beschreven worden.

Reviewen van een gepubliceerde serie

Ooit kan het voorkomen dat je de metadata van een serie moet wijzigen. Dit kan onder andere zijn door nieuwe wetgeving met terugwerkende kracht, op vraag van de dienst waar de dossiers gecreëerd worden of om extra metadata zoals trefwoorden toe te voegen. In zo'n geval start je de reviewflow manueel op. Aangezien een serie een geldigheidsperiode heeft van vijf jaar, wordt voor elke serie waarvan de geldigheidsperiode binnenkort afloopt automatisch de reviewflow opgestart.

In tegenstelling tot een opvolg-actie, creëert een review-actie een nieuwe versie van de serie. Je blijft dus werken binnen dezelfde unieke serie, maar binnen een nieuwe versie.

Manuele reviewflow starten

Je navigeert automatisch naar de takenlijst waar de detailpagina van de serie openstaat. Je hebt onderaan vier opties:

• 'Bewerken': de bewerkpagina van de serie opent zodat je de serie nog kan bewerken alvorens in te dienen.

• 'Indienen' of 'Publiceren':

  • 'Indienen' indien de verplichte metadata van de serie ingevuld zijn.

    • De seriebeheerder stuurt de serie naar de informatiebeheerder ter controle.

    • De informatiebeheerder dient de serie in bij de bevoegde commissie ter evaluatie omdat een van de volgende metadata werden gewijzigd:

      • ​​​​​​​Titel

      • Beschrijving

      • Bewaartermijn

      • Bestemming

  • 'Publiceren' indien een of meerdere van de andere metadata dan hierboven opgesomd werden gewijzigd. Dit is een verkorte flow waarbij de selectiecommissie de serie niet moet evalueren. De gewijzigde serie wordt hierdoor meteen gepubliceerd.

    • Onderstaande metadate kan je wijzigen in een review en rechtstreeks publiceren zonder nieuwe goedkeuringscyclus bij de selectiecommissie:

      • Archiefvormer

      • Dienstverlening

      • Proces

      • Datering

      • Bewaarniveau

      • Openbaarheid dossiers

      • Openbaarheid stukken

      • Informatieclassificatie

      • Type persoonsgegevens

      • Opnemen in burgerprofiel

      • Hergebruik

      • Trefwoorden

      • Opmerkingen

• 'Verwijderen': de versie van de serie, waar de reviewtaak aan vasthangt, wordt verwijderd en verdwijnt uit het systeem. Andere versies van de serie, indien aanwezig, zijn nog vindbaar in de 'alle objecten'-lijst. Indien een van deze versies de status gepubliceerd heeft, kan je vanuit deze versie een nieuwe review, afsluit-actie of opvolg-actie starten.

• 'Exporteren': de serie wordt als een CSV-bestand geëxporteerd.

Naast de vier opties kan je ook nog een commentaarveld invullen. Indien je dit doet als informatiebeheerder en de serie wordt ingediend bij de selectiecommissie, zal het commentaarveld raadpleegbaar zijn voor de commissie. Het is zeker aangeraden om dit in te vullen en aan te geven welke velden je hebt gewijzigd/aangevuld en waarom. Zo kan de commissie jouw ingediende serie sneller en efficiënter behandelen. Indien je dit doet als seriebeheerder zal de informatiebeheerder het commentaarveld kunnen raadplegen bij de evaluatie van de serie.

Automatische review

Het systeem initieert 4 jaar en 6 maanden na de laatste goedkeuring van de serie een review-taak. Dit komt omdat series in het Serieregister standaard 5 jaar geldig zijn en de review op tijd gestart moet worden. Jouw serie zal dus automatisch in de takenlijst verschijnen met de taak 'start review van de serie'. Daarbij zal je dezelfde opties hebben als bij de manuele review behalve dat er geen verkorte flow mogelijk is. De serie moet dus sowieso langs de selectiecommissie passeren ter evaluatie.

Indien je de review niet uitvoert voor het verstrijken van de geldigheidsperiode van 5 jaar krijgt de serie de status 'vervallen' zo lang de review niet werd uitgevoerd. Als je het E-depot gebruikt, betekent dit dat je geen dossiers kan opladen onder de serie zo lang de review niet is uitgevoerd.

Opvolgen van een gepubliceerde serie

Wanneer er een gebeurtenis is met fundamentele impact op een of meerdere series waarvoor een review niet correct is, kan je de serie opvolgen. Enkele voorbeelden:

• Serie A (2000-2009) wordt opgevolgd door serie B (2010-…) omdat er vanaf 2010 nieuwe wetgeving van toepassing is zonder terugwerkende kracht

Serie stedenbouwkundige vergunningen in 2017 opgevolgd door serie omgevingsvergunningen

• Een serie subsidiedossiers groene toepassingen wordt in jaar x opgesplitst in meerdere series per toepassing omdat bvb. andere openbaarheidsregels van toepassing zijn per groene toepassing

In tegenstelling tot een review-actie, creëert een opvolg-actie een nieuwe serie die met een opvolg-relatie is gekoppeld aan de originele serie. Je blijft dus niet werken binnen dezelfde serie, maar binnen een nieuwe unieke serie.

​​​​​​​Je navigeert automatisch naar de bewerkpagina van de nieuwe serie. Alle metadatavelden hebben de waarden van de originele serie behalve: 

• Begindatum

  • Indien de originele serie geen einddatum heeft, moet je dit veld verplicht invullen

  • Indien de originele serie een einddatum heeft, zal hier automatisch de einddatum van de originele serie + 1 dag krijgen. Je kan dit nog wijzigen. Wanneer de opvolgserie bijvoorbeeld begindatum 29/04/2021 krijgt, zal de originele serie afgesloten worden met einddatum 28/04/2021.

• Einddatum: dit veld is standaard leeg.

Je kan alle velden bewerken en onderaan worden twee mogelijke acties aangeboden:

• 'Opslaan': eventuele wijzigingen worden opgeslagen en je navigeert naar de detailpagina van de serie

• 'Sluiten': eventuele wijzigingen worden niet opgeslagen en je navigeert naar de detailpagina van de serie

Je bewerkt de serie, voert de actie 'Opslaan' uit en de toepassing controleert op volledigheid. De nieuwe serie heeft:

• de status concept

• een unieke URI (identificator)

• versie 1 van de nieuwe serie als versienummer.

Er wordt een opvolgrelatie gemaakt tussen de originele serie en de nieuwe serie. Dit betekent dat wanneer je in het tabblad relaties van de serie gaat kijken, de originele serie staat vermeld als opvolgrelatie.

De rest van de flow is identiek als de standaard flow om een serie te wijzigen. Net zoals bij de review-actie kan je de nieuwe serie die de originele serie opvolgt meteen publiceren als je niets wijzigt aan onderstaande metadata. De nieuwe serie wordt bijgevolg meteen gepubliceerd zonder evaluatie door de selectiecommissie.

• ​​​​​​​Titel

• Beschrijving

• Bewaartermijn

• Bestemming

Door deze actie wordt er automatisch een relatie gelegd van het type ‘opvolgen’. Andere types relatie kunnen ook manueel aangemaakt worden.

De originele serie kan vervolgens opnieuw opgevolgd worden. Een gepubliceerde serie kan met andere woorden opgevolgd worden door meerdere series. Het is niet mogelijk om meerdere gepubliceerde series op te volgen door één nieuwe serie. Je kan wel de originele series linken met een associatie-relatie en vervolgens een van deze series opvolgen door een nieuwe serie.

Afsluiten van een gepubliceerde serie

Indien de dossiervorming onder een bepaalde serie wordt stopgezet kan je de serie afsluiten met een einddatum. De einddatum geeft aan dat er na die datum geen nieuwe dossiers meer aangemaakt worden die onder de serie vallen. Als jouw organisatie bijvoorbeeld beslist om vanaf 2024 geen subsidies voor zonnepanelen meer te geven, kan je de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen afsluiten met einddatum 31/12/2023. Deze actie is enkel mogelijk voor series die nog geen einddatum hebben. Series die wel al een einddatum hebben kan je logischerwijs niet nog eens afsluiten.

Seriebeheerder: Aangezien je geen afsluitrechten hebt, wordt een nieuwe versie aangemaakt van de serie met als status 'Ter Goedkeuring afsluiten'. De serie wordt doorgestuurd naar de informatiebeheerder met de taak om jouw aanvraag tot afsluiting goed- of af te keuren. De serie verschijnt in de takenlijst  van de informatiebeheerder met de taak 'Te evalueren voor afsluiten'. Als de informatiebeheerder de afsluiting goedkeurt, voert de toepassing de laatste twee stappen van het stappenplan uit. Als de informatiebeheerder de afsluiting afgekeurd, verdwijnt de nieuwe versie met einddatum en wordt de serie bijgevolg niet afgesloten. Het is dus belangrijk om in het commentaarveld een goede motivatie mee te geven.

Informatiebeheerder: De afsluiting wordt meteen uitgevoerd. Ook voor een informatiebeheerder is het commentaarveld verplicht in te vullen, maar hier kan je eender wat invullen aangezien de afsluit-actie meteen wordt uitgevoerd zonder evaluatie door een andere partij.

Opgelet! De afsluitdatum moet altijd in het heden of in de toekomst liggen. Deze regel wordt toegepast om te vermijden dat er in het E-depot plots dossiers zouden zijn waarvan de creatiedatum na de afsluitdatum van de serie ligt. Voer de afsluit-actie dus zo snel mogelijk uit van zodra je weet dat de dossiervorming zal stoppen.