...
...
...
| Page Tree |
|---|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
...
|
Context
Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:
Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet
Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving komt die de bewaartermijn expliciet vermeld
Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen
Series met enkel een administratieve bewaartermijn
Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet specifiek expliciet vermeld wordt
Voor series die onder federale bevoegdheid vallen, kunnen geen maximale bewaartermijnen in decreet vastgelegd worden. De selectiecommissies blijven hier, cf. samenwerkingsakkoord met fed. overheid, wel selectieregels voor opmaken.
In eerste instantie moeten alle series onder categorie 1 gewijzigd worden. Via een Besluit Vlaamse Regering (BVR) of een aanpassing van het bestuursdecreet zullen periodiek nieuwe maximale bewaartermijnen toegevoegd worden. We streven ernaar dat op termijn alle series een bewaartermijn hebben die onder categorie 1 of 2 vallenvalt.
Voor elke lokaal bestuur en Vlaamse Overheid-entiteit wordt er een Excel-bestand opgemaakt met alle gepubliceerde series waar elke serie in één van de drie categorieën wordt ingedeeld. Op basis daarvan kan je met deze handleiding de nodige aanpassingen doen.
Stappenplan review
Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context
| Tip |
|---|
|
Zoek de serie op die je wilt aanpassen
...
klik op ‘Nieuwe review starten’. Het Serieregister zal meteen een review-taak starten op de serie en navigeren naar de takenlijst waar je de review kan uitvoeren op de serie.
...
Klik op ‘Bewerken’. De bewerkingspagina van de serie zal openen waarbij je alle metadata kan aanpassen. Scroll naar onder naar de wettelijke en administratieve bewaartermijn en pas de serie aan volgens de voorbeelden die je vond op de specifieke pagina’s voor lokale besturen en Vlaamse Overheid-entiteiten.
...
Klik op ‘Bewaren’. Je komt terug op de overzichtspagina van de review-taak.
Onderaan kan je de serie nu indienen bij de bevoegde selectiecommissie via de knop ‘indienen’. Alvorens je dit doet, is het belangrijk dat je het motiveringsveld invult met een van de volgende gestandaardiseerde motiveringen. Kies de gepaste motivering op basis van wat je hebt gewijzigd! Zo weet de selectiecommissie meteen wat er wijzigde.
| Panel | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||
|
...
Klik op 'Indienen'. De voorzitter zal bij het toekennen van de serie aan commissieleden het motiveringsveld zien. Ook de commissieleden kunnen dit lezen bij het evalueren van jouw serie. Hierdoor kan de serie zeer gericht behandeld worden.
...
Veelgestelde vragen (FAQ)
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Info |
|---|
Wat moet ik doen als er meerdere categorieën van bestuursdocumenten in de dossiers van een serie zitten met verschillende maximale bewaartermijnen? |
...
In dat geval moet je in de motivering voor jouw bewaartermijn twee keer naar het bestuursdecreet verwijzen. Uiteindelijk hanteer je de langste bewaartermijn.
...
Transitieperiode
Vanaf maandag 21 oktober start er een transitieperiode. Tijdens deze periode vragen de selectiecommissies om enkel series in te dienen die voldoen aan één van drie onderstaande voorwaarden:
De ingediende serie werd aangepast op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen en moet opnieuw geëvalueerd worden door de selectiecommissie
De ingediende serie is nodig om archief te kunnen vernietigen. Het gaat in dit geval dus enkel om series met bestemming ‘vernietigen’
De ingediende serie is nodig om gebruik te maken van andere toepassingen van Digitaal Archief Vlaanderen: E-depot en Depotbeheerstool
Alle nieuw ingediende series worden vanaf 14 oktober 2024 ook beoordeeld op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen.
Indien je series indient die niet onder een van de voorwaarden vallen, zal de selectiecommissie deze serie wel evalueren en vervolgens contact opnemen met de vraag om dergelijke series in de toekomst niet meer in te dienen.
...
Infosessies
Tussen juni en september 2024 werden drie infosessies gegeven waar onder andere ingegaan werd op de impact van het aangepaste decreet op de series in het Serieregister. De presentatie kan je hier raadplegen:
| View file | ||
|---|---|---|
|
Begeleidingssessies
Om alle organisaties de nodige ondersteuning te bieden om waar nodig series aan te passen, worden er begeleidingssessies georganiseerd. Na het geven van de nodige context komt het stappenplan aan bod om series aan te passen. Hoe pas je een serie correct aan, welke metadata pas je wel of niet aan en waar moet ik opletten als ik later een nieuwe serie aanmaak? Het zijn allemaal vragen waarop je tijdens de opleiding een antwoord krijgt. Achteraf kan je volledig zelfstandig de nodige aanpassingen doorvoeren in het Serieregister.
Disclaimer
Deze opleidingen zijn enkel voor medewerkers van organisaties die klant zijn van het Serieregister én gepubliceerde series hebben. Let ook op dat je je inschrijft voor een sessie voor het toepassingsgebied waar jouw organisatie toe behoort. Er zijn aparte sessies voor lokale besturen en entiteiten van de Vlaamse Overheid!
Doelgroep
Informatiebeheerders, archivarissen en archiefmedewerkers van organisaties die zijn aangesloten op het Serieregister.
Niveau en voorkennis
Je kan werken met het Serieregister en hebt idealiter de basisopleiding Serieregister gevolgd.
Voorwaarden
Jouw organisatie is aangesloten op het Serieregister en heeft gepubliceerde series.
DATA
Presentatie
| View file | ||
|---|---|---|
|
25/11/24 10u-12u Brussel Belpaire - 05.N.05
Min. 8 personen – max. 25 personen
26/11/24 13u-15u VAC Leuven - 00.5A - Pater Damiaanplein
Min. 8 personen – max. 19 personen
5/12/24 10u-12u Brussel Belpaire - 03.Z.01
Min. 8 personen – max. 39 personen
10/12/24 9u45 – 11u45 Brussel Belpaire - 05.N.06
Min. 8 personen – max. 25 personen
Stappenplan review
Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context.
| Tip |
|---|
|
Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ