...
Wanneer de selectiecommissie jouw ingediende serie goedkeurt, wordt deze gepubliceerd. Vanaf nu kan je de dossiers die onder de serie vallen beheren op basis van de metadata in de serie. Na publicatie van jouw serie kan je nog altijd een aantal acties uitvoeren die hieronder beschreven worden.
...
Manuele reviewflow starten
| Info |
|---|
Stappenplan
|
...
'Bewerken': de bewerkpagina van de serie opent zodat je de serie nog kan bewerken alvorens in te dienen.
'Indienen' of 'Publiceren':
'Indienen' indien de verplichte metadata van de serie ingevuld zijn.
De seriebeheerder stuurt de serie naar de informatiebeheerder ter controle.
De informatiebeheerder dient de serie in bij de bevoegde commissie ter evaluatie omdat een van de volgende metadata werden gewijzigd:
Titel
Beschrijving
Bewaartermijn
Bestemming
'Publiceren' indien een of meerdere van de andere metadata dan hierboven opgesomd werden gewijzigd. Dit is een verkorte flow waarbij de selectiecommissie de serie niet moet evalueren. De gewijzigde serie wordt hierdoor meteen gepubliceerd.
Onderstaande metadate kan je wijzigen in een review en rechtstreeks publiceren zonder nieuwe goedkeuringscyclus bij de selectiecommissie:
Archiefvormer
Dienstverlening
Proces
Datering
Bewaarniveau
Openbaarheid dossiers
Openbaarheid stukken
Informatieclassificatie
Type persoonsgegevens
Opnemen in burgerprofiel
Hergebruik
Trefwoorden
Opmerkingen
'Verwijderen': de versie van de serie, waar de reviewtaak aan vasthangt, wordt verwijderd en verdwijnt uit het systeem. Andere versies van de serie, indien aanwezig, zijn nog vindbaar in de 'alle objecten'-lijst. Indien een van deze versies de status gepubliceerd heeft, kan je vanuit deze versie een nieuwe review, afsluit-actie of opvolg-actie starten.
'Exporteren': de serie wordt als een CSV-bestand geëxporteerd.
...
In tegenstelling tot een review-actie, creëert een opvolg-actie een nieuwe serie die met een opvolg-relatie is gekoppeld aan de originele serie. Je blijft dus niet werken binnen dezelfde serie, maar binnen een nieuwe unieke serie.
| Info |
|---|
Stappenplan:
|
...
Indien de dossiervorming onder een bepaalde serie wordt stopgezet kan je de serie afsluiten met een einddatum. De einddatum geeft aan dat er na die datum geen nieuwe dossiers meer aangemaakt worden die onder de serie vallen. Als jouw organisatie bijvoorbeeld beslist om vanaf 2024 geen subsidies voor zonnepanelen meer te geven, kan je de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen afsluiten met einddatum 31/12/2023. Deze actie is enkel mogelijk voor series die nog geen einddatum hebben. Series die wel al een einddatum hebben kan je logischerwijs niet nog eens afsluiten.
| Info |
|---|
Stappenplan
|
...