Vooraleer je daadwerkelijk begint aan het opmaken van overdrachtslijsten is het handig om eerst de situatie in kaart te brengen. Bepaalde zaken dragen namelijk gevolgen met zich mee die het verder verloop van het overdragen kunnen beïnvloeden. Stel jezelf volgende vragen:
je weet wat je hebt?
Je weet waar alles staat?
je weet wanneer alles vernietigd mag worden?
Wat wil je graag overdragen? Gaat het hier slechts om dossiers behorende tot één serie of meerdere series? Over welke series en dossiers gaat het?
Heb je een overzicht waar welke dossiers worden bewaard?
Heb je al zicht op de beheersregels van de betrokken series: welke bewaartermijn is van toepassing, wanneer verloopt deze en mogen die daarna worden vernietigd of moeten die bewaard blijven?
Op basis van deze antwoorden kan je een eerste inschatting maken van de uit te voeren taken: over welke series gaat het, zijn er dossiers die al mogen vernietigd worden of moeten die worden overgedragen naar het Archiefdepot te Vilvoorde.
Indien het gaat om dossiers van verschillende series, zijn er een aantal bijkomende zaken waar je rekening mee moet houden.
| Note |
|---|
Wil je meerdere series overdragen, word je er nu dan al van bewust dat dit een aantal gevolgen heeft maar je rekening mee moet houden tijdens het verpakken, het opstellen van de overdrachtlijst en de voorbereiding van het transport:
|
...
| Note |
|---|
Je moet herverpakken wanneer:
|
Zijn er buitenformaten aanwezig? Contacteer dan het archiefdepot op volgend e-mailadres informatiemanagement@vlaanderen.be
Ziet het archief er nat/vochtig/aangetast door dieren/aangetast door schimmels uit? Heeft het archief wat meegemaakt? Contacteer dan het archiefdepot op volgend e-mailadres informatiemanagement@vlaanderen.be
...